上海交通大学招投标档案管理办法（试行）.doc
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上海交通大学招投标档案管理
为加强和规范招标投标档案管理，
第一条 本办法所指招标投标档案招投标活动中直接形成具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件料
第二条 本办法适用于校内各类采购招投标项目的档案管理。
第三条 由招投标管理办公室（以下简称招投标办）派专人负责统一收集、整理、保存工作。
第四条 归档的招标投标文件内容必须准确、齐全、完整，真实反映招标投标活动的过程。招标投标档案应收集、整理、归档的文件包括以下内容 ：
（一）建设工程项目报建表（附立项批文复印件
（二）招标备案表及附件资料，包括项目建议任务书资金来源证明
（三）招标代理委托合同、授权委托书及招标代理项目组组成人员情况表；
（四）招标公告
（五）招标文件以及招标文件的澄清或修改文件；
（六）投标、开标、评标资料
（1）投标文件送达签到表
（2）投标人开标签到表
（3）评委评分表
（4）评标报告；
（5）招标投标情况的书面报告。
（七）业主评委备案表，专家评委抽取、通知记录表；
（八）中标结果公示表；
（九）中标通知书；
（十）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、合同等重要资料的复印件；
（十一）合同副本；
（十二）项目招标代理评价意见表；
（十三）项目招标投标合同备案表；
（十四）项目招标投标监督情况记录表；
（十五）投标文件的电子光盘；
（十六）招投标工作的重大决议以及会议纪要；
（十七）招投标工作中各部门间的流转表格；
（十八）其它需存档的资料。
第五条 招标投标文件资料的立案与归档，应遵循文件资料形成规律和特点，卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。结合档案记述和反映的内容性质进行如下设置：
（一）一级类目的划分与标识
根据招标投标档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为七个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下:
（1）XJGC新建工程，包括新建工程的勘察、设计、监理、施工、重要材料和设备采购
（2）XSGC修缮工程，包括修缮工程的勘察、设计、监理、施工、重要材料和设备采购
（3）SBCG设备采购，包括设备采购招标投标中形成的文件资料；
（4）RJCG 软件采购，包括软及采购招标投标中形成的文件资料；
（5）TSCG图书采购，包括图书采购招标投标中形成的文件资料；
（6）JJCG家具采购，包括家具采购招标投标中形成的文件资料；
（7）WYGL物业管理，包括物业管理招标投标中形成的文件资料；
（8）QTXM其它项目，包括其它需进行招标投标的工程或采购项目在招标投标中形成的文件资料；
（二）二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分。细分标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置，包括年度号、分类号、案卷号三个部分。（例如：XJGC-2012-JGST-01）。
第六条 招标投标过程中产生的各类文件资料由招投标办项目承办人及时收集、整理、保存，并在接受合同备案之日起五个工作日内，将有关收集齐全的档案材料移交招投标办的档案管理人员。项目承办人发生变更时，应做好交接工作。
第七条 档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。在收到归档的招标投标文件资料后，应及时登记，并认真做好文件资料的立卷、装订和集中管理工作。
第八条 归档的招标投标文件资料应字迹清楚，图表整洁,需要单位或个人签章的，其签章手续应齐备。
第九条 归档的招投标文件资料均须按照要求单独制成档案，分类放入档案盒存放，并且按照统一编号进行排列。档案应放入专门的档案柜内，并做好防潮、防蛀、防火、防盗等工作，加强档案的技术保护，延长档案的使用寿命。
第十条 严格借阅、查阅档案审批手续，查阅或借阅档案时遵守和执行国家各项保密规定和纪律必须履行登记、签收、注销制度。如需要摘抄或复印时，履行登记手续。借阅的档案不得拆卷、抽页、涂改、转借，按期归还，防止丢失和泄密。
第十二条 档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交招标投标档案资料，不得擅自处理或带走。
第十三条 学校招投标管理信息系统投入运行后，招投标档案信息录入、归档、查阅等管理工作均需通过管理平台在线进行，并保存所有电子记录。
第十四条 项目单位自行组织的采购招投标活动的档案管理，时按上述要求对重要文件留存纸质文档。参照本办法
第十五条 本办法自2013年1月1日起试行，由招投标办负责解释。
上海交通大学采购招投标管理文件专项管理部分
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