QP-08记录管理程序.doc

ISO9001：2015 记录管理程序 文件阶层 □一级文件 ■二级文件 编制部门 文控 制定 发行受控章 审核 批准 文件修订履历 版本 修订理由与内容简述 修订日期 发行日期 1 目的 为了对本公司质量管理体系所要求的记录进行控制和管理,证实管理体系的有效性,实现相关活动或服务的可追溯性,并为采取纠正和预防措施提供依据,特制定本程序 2 适用范围 适用于本公司所有与质量管理体系运作有关的表格记录的控制。 3 术语与定义 无 4 职责 3.1各部门：负责相关记录的标识、收集、归档、贮存、保管、处置等管理。 3.2文控员：负责相关记录空白表单的管理。 3.3 记录填写者：按照规定要求，认真、准确、清晰的填写记录。 5 工作流程和内容 工作流程 工作内容说明 使用表单 5.1表格设计及修订： 5.1.1 表单由各使用部门设计，由文控统一编号和管理，并登记在《记录一览表》上，并发放电子档给各部门使用。 各部门如需对空白表单进行修订时，按《文件管理程序》执行。 《记录一览表》 5.2 表格的编号方式和版本识别方法参见《文件管理程序》 5.3记录填写的要求 5.3.1不能用铅笔填写可采用钢笔或圆珠笔等填写，字迹要正确、清楚，不得遗漏。应能准确识别并有签字或签章； 5.3.2记录填写要完整、详细，如有勿须填写的项目，可在该栏内以“/”表示。 5.3.3各种记录填写的内容需更改时，应由更改者在更改处签字/章。 5.3.4记录须指定人员审批，若审批人员无法履行该职责时，则由其授权者代签，关键性的记录则由其上级代签，审批人员应确保字迹清楚和正确。 5.4 表格经过使用者填写后，即成为记录。与体系运行有关的记录要及时的收集起来，分类存放在专门的记录存放夹中，并且做好标识。如记录是电子档，则应在电脑中建立文件夹进行保存。 5.5 记录的防护须注意保管环境（如防火、防水等），避免受潮、损坏、遗失；对于记录在电脑中电子媒介记录，应拷贝备份保存。 记录的查阅、检索使用： 5.6.1当顾客或供应商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关部门人员陪同，记录负责人应能迅速提供相关记录。 5.6.2当公司内部查阅和追溯各相关记录时，各部门记录负责人应能迅速找出所要查阅和追溯的记录。 5.7 记录保存期限： 记录的保存必须首先满足政府、安全和法规及顾客的要求，其次才可以根据公司的运行要求确定保存期限。 本公司记录保存期限参见《记录一览表》和各表格上的要求。 《记录一览表》 5.8 记录过期的销毁和处理： 各部门记录负责人按《记录一览表》上规定的保管期限定期组织清理记录，对已经超过保存期限的记录（包括备份的电子版记录）登记在《文件销毁记录表》上，经部门负责人确认后，呈报总经理批准，给予销毁或加盖红色“作废”章作二次回收纸使用。 《文件销毁记录表》 6 、相关文件 6.1 《文件管理程序》 7 、相关表格 7.1 《记录一览表》 7.2 《文件销毁记录表》 记录管理程序 文件编号 GR-QP-08 生效日期 2016.3.30 版本 A 管控状态 受控 页 次 Page 1 of 4 表格设计 A 表格编号和版本 表格填写和审批要求 记录收集、分类、标识 记录保管、防护 记录的使用 记录保存时间 记录销毁处理