文件记录管理程序QP-04-01.doc

程序文件QP-04-01 文件记录管理程序 制定日：2011-05-04 版 次：1.0 改定日： PAGE 3/ NUMPAGES 5 1. 目的： 规范本公司文件和记录的制定、发行、使用、更改、回收、保存作业，提高文件标准化程度，并正确使用和妥善保管 2. 范围: 质量管理体系文件和记录的管理均属之 3. 定义: 3.1 文 件信息及其承载媒体 3.2 质量手册规定组织质量管理体系的文件 3.3 程 序为进行某项活动或过程所规定的途径 3.4 记 录阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 4. 权责: 4.1 总 经 理：体系文件的核准发行 4.2 管理者代表：质量手冊编制、程序文件审核、文件修订、补发申请的核准 4.3 文管中心：文件之建档、编号、发行、签收、保管、变更、补发、回收、作废、销毁等作业 4.4 相关部门：部门文件的制定、修订及使用文件的保存,配合文管中心文件管制工作 5. 内容: 5.1 文件类型: 5.1.1 本公司质量管理体系文件类型: ① 一阶文件(QM): 质量手册 ② 二阶文件(QP): 部门间运作所使用之各种执行程序。 ③ 三阶文件(WI): 作业规范、制造标准、测试与检验规范、技术文件等作业指导文件 ④ 四阶文件(FM): 表单记录。 ⑤ 外来文件：基于体系运行与管理目的自公司外取得作为作业依据之文件，应对其进行管 理，如：各类国际标准、规范及客户、供货商提供之图面、规格等。 5.2 文件结构及版式: 5.2.1 质量手册: ① 由以下部分构成：1.封面、2.目錄、3.修订履历、4.手冊正文、5.附件 ② 手冊正文结构如下：1.目的 2.范围 3.引用标准 4.質量管理体系 5.管理職責 6.资源管理 7.产品實現 8.测量、分析与改进 5.2.2 程序文件: ① 由以下部分构成：1.封面、2.程序正文 ② 正文结构如下： 1.目的 2.范围 3.定义 4.权责 5.内容、作业流程 6.相关文件 7.附件 5.2.3 一、二阶文件使用A4纸，纵向版面。页面设置为：上1.2㎝、下0.8㎝、左1.5㎝、右 1.2㎝；页眉1.5㎝、页脚0.5㎝；页次在页脚，水平置中 5.2.4 文件汉字统一使用宋体,由左至右横向书写；题头公司中文名称为14号字黑体；标题栏文件名为14号字黑体,其它均为12号字黑体；正文一阶条目为12号字黑体，其它均为12号普通字体；程序文件名为12号黑体，文件编号为14号黑体 5.2.5 前三阶条目编号使用阿拉伯数字排序，如条目编号1.1.1：其中1.是一阶条目，1.1是二阶条目，1.1.1是三阶條目；第四阶条目，使用序号①、②…依次排序；若有五阶条目，则使用a、b…依次排序 5.2.6 各阶子条目向右缩进两个字节（子条目编号第一位数与上阶条目编号第二位数对齐）；条目编号后间隔一个字节书写该条目内容 5.2.7 三阶、四阶文件以适宜实际使用为原则,力求简洁、美观,由使用单位进行标准化设计，但須符合体系的文件要求 5.3 文件编码规则: 5.3.1手册： 5.3.2 程序书: 5.3.3 指导书: 5.3.4 表单记录: 5.3.5 外来文件: ① 外来文件有编号的直接以原编号列管,否则以如下方式编号: T- 0608001 其中T外来文件代号,0608表示2006年8月接收,001接收文件流水号，每月 从001编起 ② 外来文件来源须在《外来文件接收记录》上注明 5.3.6 部门代号对照表: 总经理室 01 工程部 02 业务部 03 生产部 04 品保部 05 资财部 06 管理部 07 5.4 文件版次与页次编码原则: 5.4.1 版次: ① 版次编号以阿拉伯数字编号,如：1.0，其中1是版本号、0是版次，新做成文件均为1.0 版，修改一次即为1.1版，依此类推……； ② 文件修订五次，版本号变更，即版次1.5时，再修订后的版次变成2.0，依此类推……； ③ 版本变更五次，文件版本号变更为1.