医院基建档案管理办法教材.doc

附件1： 吉林省人民医院基建档案管理办法 为加强基本建设项目文件材料的管理工作，确保医院基本建设档案（以下简称基建档案）的完整、系统和安全，充分发挥其在项目建设、使用、改建、扩建及维护工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）等相关规定，结合医院实际工作情况，制定本办法。 一、基建档案的管理范围 医院基建档案是指建筑物、地上地下管线等基本建设工程在可行性研究、规划审批、勘察设计、施工监理、设备安装、竣工验收、预算决算和使用维护活动中形成的文字、图纸、图表、声像等形式与载体的文件材料。 医院基本建设项目中的新建工程、原有建筑的改建扩建工程及水暖、电气、消防等管网改造工程形成的文件材料属基建档案管理范围；不改变房屋原有建筑结构及管线设计的屋面防水、墙面粉刷、门窗更换等零星维修工程产生的文件材料不属于基建档案管理范围，应纳入文书档案管理。 二、基建档案的所有权 基建档案属医院所有，任何个人不得据为已有，不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。 三、基建档案管理原则 （一）实行集中统一管理的原则，建立以院办档案室为核心，基建办、房产维修等科室为基础的管理网络，以确保医院基建档案的完整、系统、安全和有效利用。 （二）基建档案管理工作要纳入医院基建计划、管理制度和岗位职责中，做到档案管理与项目进程同步。项目申请立项时，即应开始进行文件材料的收集、整理、预立卷工作；项目竣工验收时，同步完成文件材料的归档工作。 （三）勘察设计、工程承包、现场指挥、项目监理等单位应明确一位负责人分管档案工作，遵守档案管理制度，在各自的职责范围内做好文件材料的收集、整理、保管、预立卷及归档工作。 四、基建档案归档原则 （一）归档材料必须对医院当前与长远工作具有参考价值和凭证作用。 （二）必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证材料完整、准确、系统。 （三）必须遵循档案的自然形成规律，保持材料间的有机联系。 五、基建档案归档范围 主要包括项目审批、可行性研究、设计文件、工程管理、施工组织、竣工验收、预算决算等方面的文件材料，具体归档范围详见《吉林省人民医院基建项目文件材料归档范围和保管期限表》。 不归档的文件材料 （一）正式施工前的草图、未定型图纸； （二）重份文件和重份图纸； （三）无查考价值的临时性、事务性文件。 六、基建档案归档要求 （一）归档的文件材料必须是原件，做到移交手续齐全、 格式统一、字迹清楚、图面清晰，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、红色、铅笔等易褪色的书写材料。 （二）具有法律依据和凭证效力的文件材料，领导签字和单位印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。建设过程中使用文件材料不允许随意更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。 （三）应根据基建文件材料的形成规律和便于查考的原则进行组卷，各类材料按文件性质分别组成案卷。 （四）声像资料应保证载体的有效性，长期存储的电子文件必须使用不可擦除型光盘。 （五）归档份数：竣工图归档两套，文字材料、底图和声像材料各归档一套。 （六）基建项目档案的保管期限分为：永久、定期两种，其实际保管期限不得短于建筑物的实际存在（使用）年限。 七、基建档案验收 （一）档案验收是基建项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。基建档案验收应在工程竣工验收前3个月完成。 （二）成立以基建办公室、院办档案室等科室共同组成的基建档案验收组，并召开验收会议。项目设计、施工、监理等单位的相关人员列席会议。 （三）档案验收时，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式，重点验收项目前期管理、隐蔽工程、竣工验收、质量检验、重要的合同及协议等文件材料。 齐全