项目部资料管理办法.docx

为加强项目部施工技术及综合资料的管理，保证资料收集的完 整性与及时性，使所收集的资料满足竣工资料的要求，保证工程竣 工结算及工程验收的顺利进行，做到工程资料的规范化管理，现制 定资料试行管理办法（试行）如下： 第一条 技术管理文件管理 1、各部室应明确规定资料责任人，资料责任人对本部门档案的收集、 建档、保管、借阅和利用负全责； 2、归档资料的要求：文件材料齐全完整；根据档案内容分类整理、 装盒；案卷标题简明确切，便于保管和查用； 3、档案资料借阅需履行登记签字手续，重要资料借阅需先请示部门 领导； 4、加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防潮等工作，定期 检查档案保管工作； 5、资料整理时间，资料负责人对所接收资料，应随收集随整理，发 现问题及时整改； 6、所有归档资料必须附有目录及卷内情况说明，记录文件名、页数、 份数、未归档文件的去处等； 7、现场验收签证及施工日志应描述准确、详细、无涂改，确保满足 计量计价需要，且应保存原件； 8、资料填写内容必须真实可靠、数据准确、资料的形成与工程形象 进度同步。资料所记载的内容必须与实际图物相符，并按规定已通 过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在资料指定位 置上签署意见，签名或盖章并注明时间； 9、作为工程档案，必须用黑色签字笔或碳素钢笔及单面黑色复写纸 书写，要求字体端正、清晰易辨、严禁涂改。 第二条 综合管理文件管理 1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保 存。由项目技术负责人负责施工图、设计变更通知单的收发，负责 编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更 及时标识； 2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应 填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并 做 好编号及登记； 3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签 字； 4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件； 5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门 办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放 部门应将原破损文件收回处理； 6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补 领申请时须作出书面说明； 7、文件和资料的使用控制 a.文件和资料需要时，应经主管部门或部门负责人批准，规定复印 的份数、编号，发放应做好记录和登记。 b.需要临时借阅文件的人员应填写《文件和资料借阅申请单》，经 文件管理部门负责人批准后方可借阅，借阅后必须及时归还，文件 一般情况下不外借，如确需外借，需经主管领导批准。 8．存档文件为原件，只有一份原件的文件不能外借，只能查阅，如 确需要，须经部门领导同意后，由文件管理人员复印后借阅复件。 第三条 文件保管与整理分类 1、文件须设专人保管，确保文件不丢失、不损坏、不汇露机密； 2、各部门接受文件后须立即进行登记，登记内容包括：编号、文件 名、文件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数； 3、文件存放地应安全可靠、通风干燥，防火、防霉、防潮、防鼠等； 4、各类资料须按类别不同分类集中存放，以查取方便为宜； 5、保管人员对接收的资料必须进行检查，归档资料应完好无缺，填 写正确完整、无涂改、涂写、整齐、有序；凡所提供资料未按要求 填写或手续不齐、模糊不清、有缺漏项等,资料员有权拒绝接收,并限 期整改； 6、要求所有原件文字材料均采用不褪色黑色签字笔书写或打印； 7、资料纸张应为标准幅面纸张?A4?纸； 8、综合文件按文件来源、部门等进行分类归档； 9、现场验收及签证资料，按分部分项工程分类，按桩号排序进行分 类归档，以查阅方便归类合理为原则； 10、归档资料为原件，如所接收文件为复件，应注明原件存放处； 11、文件和资料持有人应妥善保管好所用的文件资料，防止丢失、 损坏； 12、文件管理人在调离岗位或存档时，必须移交全部文件，并做好 文件移交、接收记录； 13、施工人员因工作调离本项目,须将其签收的有关工程资料以书面 形式移交接收人,并将移交清单交项目资料核实后,方可离场。 14、整理工程资料要做到：字迹清楚、内容真实、图表整洁、签字 盖章手续完备，图片资料画面应清晰； 15、若接收文件为传真件或热敏纸的应归档的重要文件应复印好后， 将复印件附在热敏纸原什后共同存放； 16、各部门要对应归档资料收集齐全、完整，所收集资料种类、数 量应满足竣工移交要求，保证所收集资料份数、种类，对施工过程 中形成的各种资料应保证其真实性、完整性。各部门负责人应定好 本部门应收集、归档的各类资料。部门负责人对本部门资料的收集 的齐全性负责。所收集资料质量应满足竣工资料要求。 第四条?发放与借阅 1、工程预算，招投标文件等保密性文件，须经主管领导及以上领导