第三章总账系统的初始化设置会计电算化基础知识.doc

第三章 总账系统的初始化设置 ★ 企业门户 功能：是用于控制整个账套的基础设置，主要有：部门档案、职员档案、客户分类、客户档案、供应商分类、供应商档案、结算方式、开户银行等设置等 基础设置：是会计软件的系统初始化模块，是计算机能否正确进行会计核算处理的重要功能模块，其作用是将手工作业的基本业务移植到计算机中所进行的一系列准备工作。基础信息设置（即公共基础设置）是系统初始化中非常重要的一项工作，其中很多项目的设置直接关系到软件功能能否正确、充分地被使用。 ★总账系统简介 功能：是集中整个会计软件系统的各项综合性会计数据，反映企业全面经济活动的总括性信息，并据以编制与分析会计报表。 操作流程：系统初始化 制单 审核 记账 查询各种凭证 自动转帐 对账 结账 启动（两种方法） 从“开始”菜单的“程序”中找到“用友软件教育专版”，单击“财务系统”中的“总账”，进入“用户登录”对话框，选择用户名、账套，并输入密码和登录日期，单击“确定”，进入“总账系统”界面 从系统控制台中直接单击“总账”，进入“总账系统”界面 §1 选项设置 一、操作步骤 进入“总账系统”界面 单击“设置”中的“选项”，进入“选项设置”界面 对其中的内容进行设置，设置完毕后，单击“确定” 退出 二、相关说明 选项设置中有“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四个页面 （一）凭证 在“凭证”页面中，包括制单控制、凭证控制、凭证编码方式、外币核算、预算控制、客户往来款项、供应商往来款项 1、制单控制 制单序时控制：会计人员在制单时，必须按照日期的先后顺序进行排列 资金及往来赤字控制：当现金和银行存款余额出现负数时，系统会自动报警 制单权限控制到科目：操作员只能使用有权限的科目 允许修改、作废他人填制的凭证：选择此项，则允许修改、作废他人填制的凭证 2、凭证控制 打印凭证业脚姓名：打印凭证的同时打印制单人、出纳、审核、记账人员的姓名 凭证审核控制到操作员：对审核权限的进一步细化 出纳凭证必须经由出纳签字：若选择此项，则含有现金、银行存款科目的凭证必须由出纳人员出纳钳子后才能进行审核、记账的操作 （二）账簿 明细账打印方式： 按月排页：从所选月份开始，打印起始页号为“第一页” 按年排页：从本会计年度的第一个会计月开始，打印起始页号为所选月份在全年总排页中的页号 （三）会计日历（只供查看） （四）其他 §2 会计科目设置 一、会计科目设置原则 会计科目必须满足会计报表编制要求，凡是报表所用数据，需要从总账系统中取数的，必须设立相应的会计科目 会计科目的设定必须保持科目与科目之间的协调性和体系完整性，既要设置总账科目，又要设置明细科目 会计科目要保持相对稳定，会计年度中不能删除，若使用，不能增设下级明细科目 设置时要考虑到与子系统的衔接，要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目 二、增加会计科目 1、操作步骤： 进入“总账系统”界面 在“设置”菜单中单击“会计科目”选项，进入“会计科目”界面 单击“增加”按钮，进入“会计科目——新增”界面 输入科目相关内容，单击“确定” 2、有关内容 科目编码：会计科目的代码，必须是唯一的 注：设置科目时，应按级次的先后顺序从一级科目开始，逐级向下设置明细科目，科目编码只能用数字表示 科目名称（10个汉字以内） 一级科目必须按照会计制度规定的科目名称输入，明细科目可以根据企业需要自行设定，应尽量避免科目同名。 注：科目名称应与科目编码是唯一对应的 科目类型 助记码 账页格式：金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量金额式 外币核算：若建账套时在基础信息中选择“有外币核算”，则在设置科目时应确定外币名称，若外币还未定义，则点击“参照”按钮进入“外币设置”中先进行定义 数量核算：从最末级科目设置该项 科目性质（余额方向）：只需在一级科目中设置即可，其下级科目自动继承该科目性质 辅助核算：有部门、个人往来、客户往来、供应商往来、项目五种辅助核算，其中前四种只能选其一，最后一种可以和前四项中任何一项搭配使用 其他核算：有日记帐和银行账。现金科目应选择日记账，银行存款科目应选择日记账和银行账 三、会计科目的修改 前提：对未使用的会计科目才能进行修改 操作步骤： 双击要修改的科目，进入“会计修改”界面（或者先选中科目，后单击“修改”按钮） 单击“修改”，激活修改状态，将光标移到要修改的位置直接修改 修改完毕后，单击“确定” 四、会计科目的删除 前提：对未使用的会计科目才能进行删除 操作步骤： 选中要删除的科目 单击“删除” 五、复制（对单个科目的复制） 选中要复制的科目 单击“编辑”菜单中的“复制”，系统自动复制一个与选中科目内容完全相同的科目 注：在两个科目的内容基本一致的