资料整理归档原则.doc

资料整理 一、组卷原则 遵循工程项目文字、图纸材料的自然形成规律，保持案卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。 二、 整理方法 （一） 以卷为保管单位进行整理。同一建设项目形成的归档材料，以单项工程项目为单位进行组卷，同一项目单位可分为文字和图纸两大部分，分别组成一卷或若干卷，文字材料在前，图纸在后；大、中型工程项目形成的文字和图纸不得混合组卷；小型项目如形成的文字和图纸材料较少时，可将文字、图纸混合组卷。 （二）卷内文字材料按工程基础前期文件、勘察设计文件、工程管理文件、施工管理文件、监理文件、质量监督文件、设备/物资购置文件、竣工验收文件等顺序排列。大中型工程项目形成的文字材料，可按其顺序分册排序组卷。 （三）、大中型工程项目竣工图纸按基础、结构、给排水、采暖、电、通讯、路等专业顺序排列，按每一专业图号??独组卷。 1、 工程预结算卷：按企业资质、预算、合同、基建工程结算审查单、合同付款履行审批单等； 2、施工通用管理卷：施工组织设计、HSE工作计划书、HSE岗位作业指导书、HSE现场检查表、图纸会审、技术交底、开工报告、竣工报告（完工证书）、工程验交证书、施工总结等； 3、施工质量保证卷：工程材料/构配件/设备报验、施工记录、专业技术质量检查报验、单位、分部、分项质量评定等，如形成内容较多，材料、工序、质量评定可单独组卷，无论如何分册成卷，都要保持其逻辑性和系统性。 同一工程的文字材料装订组卷时超过两卷以上的，要附带XX工程竣工文字材料编制说明，列出每一卷包含的大致内容，放在每一卷卷内目录之首，便于日后快速、准确查档。 4、竣工图纸卷：大中型工程项目竣工图纸按基础、结构、给排水、采暖、电、讯、燃等专业顺序排列，按每一专业图号单独组卷。 5、建设单位、监督中心、设计单位、检测单位的资料：由责任单位分别分册、独立组卷、存档。第三方检测资料需报监理审查后归档。 6、随机资料的组卷：按专业、设备种类归类组卷，并附开箱检查验收记录，该记录签字必须包括：供货方、业主方、设计方、施工单位（接受方）。该类资料的内封面、卷内目录、备考表按大港油田集团公司档案室提供的样表存档，由施工单位负责收集、组卷，并移交业主档案室。 三、装订 （一）外观总体要求 1、案卷装订前应去掉文件材料中的各类金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术进行托裱，字迹扩散的采取技术保护措施。 2、图纸装订前应裁减整齐，按4号图幅（297mm×210mm）成“手风琴”式折叠，图面朝里，页号编在右下角，并在图册左边留有25mm的装订边，折叠后的图册如装订边过薄，需加硬纸条托衬，使整个案卷厚度一致，一般案卷厚度不超过30mm。 3、案卷全部实行四眼等距线装，案卷内的文件及各种表格材料表头应向里或向上，装订要结实、整齐、美观、不压字、不掉页。 4、案卷装订统一使用《大港油田公司档案案卷封皮》。 （二）内容质量要求 1、卷内页号的编写 卷内文件材料和图纸均采用打号机编写页号，即从“001”开始逐页编写;页号编写位置为：单面书写的文件材料编写在右下角，双面书写的文件，正面编在右下角，背面编在左下角（图纸部分编号等同）。如有漏编、重编的页号，需在备考表中注明；案卷封面、卷内目录（竣工图随图目录除外）、卷内备考表不编写页号。 2、卷内目录的填写 卷内目录统一使用“档案卷内目录”（GY01JL4.2.2-01），该目录排列在文件材料首页之前，其项目采用仿宋5号字填写，卷内目录行数严格执行档案卷内文件（即12行）具体要求如下： ① 顺 序 号：该件文件在本保管单位中排列的顺序，用阿拉伯数字从1依次标注，一件文件一个号； ②文件编号：文件的文号或图纸的图号（如：建施I--88），无填写内容，划“/”。 ③责 任 者：文件材料形成的主要责任者（用全称或规范简称）。 ④文件材料题名：文件材料的标题全称，无标题的要代拟标题。 ⑤日期：文件材料的形成日期 ⑥页号：应填写每件材料首尾页上标注的页号，中间用反斜杠“/”连接。 ⑦备注：对文件材料需做的必要说明。 3、案卷卷皮封面的填写 档案卷皮封面采用机打编写，字体为仿宋加粗，字号为小三号。 案卷题名：应根据工程项目的载体不同形式拟写案卷题名： ①文字材料案卷题名：由工程项目名称＋单位工程名称＋文件材料名称。 ②竣工图案卷题名：由工程项目名称＋单位工程名称＋竣工图。 编制单位：案卷内文件材料的形成单位或主要责任者，要与单位公章吻合。。 编制日期：文字材料填写卷内文件材料的起止日期，竣工图填写竣工图章上 的编制日期。 保管期限：案卷划