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秘书学概论 目 录 美国“全美秘书协会”章程中提出秘书必备的九个条件： 美国管理协会（AMA）对公司高级秘书及行政助理的要求： 美国管理协会（AMA）对公司高级秘书及行政助理的要求： 公司秘书的标准： 某 公 司 经 理 的 话 因为经验不足或者能力有限所犯的错误是可以原谅的，但如果因为思考方式不正确或出发点有问题的话，则是不可原谅的了。 秘书：周总理教我做秘书要替领导把关 秘书的涵义和特征 秘书的地位 秘书的类别和工作性质 秘书工作的内容 外企总经理办公室秘书一天的工作 8:40 到达自己的办公室 8:45 打扫上司的办公室、接待室 9:00 上司到办公室 9:15 为上司冲咖啡，确认当天的日程安排，通知总经理办公室主任在接待室接待预约的客人 9:30 有传真或电子邮件的话，根据上司的指示回复 9:45 邮件到达后进行分拣，将紧急信件分发给收件人 10:00 接听电话，将前一天来访客人的数据输入电脑中的客户名录，整理报纸杂志、剪报、扫描等 10:30 接待客人，给客人沏茶等 11:40 上司外出，打印上司交代的文件 12:00 午休 外企总经理办公室秘书一天的工作 13:00 回到办公室，上网查资料、接听电话等 13:10 上司回到办公室，给上司冲咖啡，给上司报告电话留言，领回上司上次出差的单据，核算出差费用 14:00 根据总经理办公室主任的指示，复印并打印文件 14:30 接待客人 15:25 回到办公桌前继续起草报告（计划明天写完） 15:30 为公司会议做会场准备 16:00 帮总经理办公室主任写完信，开好信封，并通知快递公司将信取走；公司会议结束后清理会场，打印出第二天上司的工作日程表，交上司审阅 17:30 上司出门办事，整理未完成的文件 18:00 下班 秘书工作的作用（职能） 秘书工作的作用（职能） 秘书工作的作用（职能） 秘书工作的作用（职能） 秘书工作的作用（职能） 秘书的知识结构 秘书的知识结构 秘书的知识结构 秘书的能力结构 秘书的悟性及其来源 秘书的悟性及其来源 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书不是小蜜 职场贴身管家哪有那么容易 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 办公室语言另类解读 秘书工作的性质 某局长正忙于工作，一位“上访专业户”李某来访，林秘书先热情招呼，然后说去看局长在不在。局长正忙，说“告诉他我不在”，林秘书出来转告：“局长不在办公室，您先回去，有什么事情我会转告。”既然如此，李某走了。 约一小时后，局长外出，遇到还在走廊上的李某，李某说“刚才林秘书说您不在啊”“哪里哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答，事后，李某逢人便说林秘书欺上瞒下，品质差。面对这种情况，林秘书该如何处理？ 1.不能就这么毁我清白，到处解释当时的实际情况。 2. 感到委屈，到局长那里去“诉苦”。 3.找李某去理论，告诉他是局长不见他，要他不要在外乱说。 4.以后再遇到这种情况，就实事求是地讲：领导现在不见。 5.多思考一下，觉得领导也是出于无奈，秘书应当注意维护领导形象，否则会对工作造成不良影响。听到议论也就一笑了之。 “喂，是财务处吗？我是总经理办公室。今年的工资统计表你们做出来了吗？”这是总经理办公室秘书给财务处打的电话。 “统计出来了。” “我正在给领导写年终总结，急等着要这个数据，你给我送过来吧。” “我们也正忙着呢，没空。你自己来抄好了。”啪，电话挂了。 问题： 为什么这个秘书得不到对方的支持与协助？如果秘书换一种口气来请求，情况又会如何？有人曾说“秘书一定要学会说话”，如何理解这句话？ 文书撰写 文书制作 文书处理 档案管理 会议组织 调查研究 信息资料工作 信访工作 接待工作 协调工作 督查工作 日程安排 日常事务 办公室管理 其他临时交办的事项 助手作用 参谋作用 协调作用 枢纽作用 公关作用 秘书是上司的助手和参谋 秘书的协调、枢纽、公关角色 案例： 下星期要开董事会会议了。这天上午，总经理秘书正在埋头汇总各部门送上来的材料。这些材料有书面总结，也有口头记录；有从外面收集来的，也有本公司自己提供的。由于各种材料来路不一，形式不同，真假难辨，因此，将这些材料交给上司之前，秘书要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。上司做决策需要有真实可靠的信息，否则就等于盲人摸象。而秘书帮上司汇总材料就是收集信息。就在秘书