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秘书学概论 目 录 美国“全美秘书协会”章程中提出秘书必备的九个条件: 美国管理协会(AMA)对公司高级秘书及行政助理的要求: 美国管理协会(AMA)对公司高级秘书及行政助理的要求: 公司秘书的标准: 某 公 司 经 理 的 话 因为经验不足或者能力有限所犯的错误是可以原谅的,但如果因为思考方式不正确或出发点有问题的话,则是不可原谅的了。 秘书:周总理教我做秘书要替领导把关 秘书的涵义和特征 秘书的地位 秘书的类别和工作性质 秘书工作的内容 外企总经理办公室秘书一天的工作 8:40 到达自己的办公室 8:45 打扫上司的办公室、接待室 9:00 上司到办公室 9:15 为上司冲咖啡,确认当天的日程安排,通知总经理办公室主任在接待室接待预约的客人 9:30 有传真或电子邮件的话,根据上司的指示回复 9:45 邮件到达后进行分拣,将紧急信件分发给收件人 10:00 接听电话,将前一天来访客人的数据输入电脑中的客户名录,整理报纸杂志、剪报、扫描等 10:30 接待客人,给客人沏茶等 11:40 上司外出,打印上司交代的文件 12:00 午休 外企总经理办公室秘书一天的工作 13:00 回到办公室,上网查资料、接听电话等 13:10 上司回到办公室,给上司冲咖啡,给上司报告电话留言,领回上司上次出差的单据,核算出差费用 14:00 根据总经理办公室主任的指示,复印并打印文件 14:30 接待客人 15:25 回到办公桌前继续起草报告(计划明天写完) 15:30 为公司会议做会场准备 16:00 帮总经理办公室主任写完信,开好信封,并通知快递公司将信取走;公司会议结束后清理会场,打印出第二天上司的工作日程表,交上司审阅 17:30 上司出门办事,整理未完成的文件 18:00 下班 秘书工作的作用(职能) 秘书工作的作用(职能) 秘书工作的作用(职能) 秘书工作的作用(职能) 秘书工作的作用(职能) 秘书的知识结构 秘书的知识结构 秘书的知识结构 秘书的能力结构 秘书的悟性及其来源 秘书的悟性及其来源 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书不是小蜜 职场贴身管家哪有那么容易 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 秘书的人际关系和沟通 办公室语言另类解读 秘书工作的性质 某局长正忙于工作,一位“上访专业户”李某来访,林秘书先热情招呼,然后说去看局长在不在。局长正忙,说“告诉他我不在”,林秘书出来转告:“局长不在办公室,您先回去,有什么事情我会转告。”既然如此,李某走了。 约一小时后,局长外出,遇到还在走廊上的李某,李某说“刚才林秘书说您不在啊”“哪里哪里,我一直在啊!”局长毫不迟疑地回答,事后,李某逢人便说林秘书欺上瞒下,品质差。面对这种情况,林秘书该如何处理? 1.不能就这么毁我清白,到处解释当时的实际情况。 2. 感到委屈,到局长那里去“诉苦”。 3.找李某去理论,告诉他是局长不见他,要他不要在外乱说。 4.以后再遇到这种情况,就实事求是地讲:领导现在不见。 5.多思考一下,觉得领导也是出于无奈,秘书应当注意维护领导形象,否则会对工作造成不良影响。听到议论也就一笑了之。 “喂,是财务处吗?我是总经理办公室。今年的工资统计表你们做出来了吗?”这是总经理办公室秘书给财务处打的电话。 “统计出来了。” “我正在给领导写年终总结,急等着要这个数据,你给我送过来吧。” “我们也正忙着呢,没空。你自己来抄好了。”啪,电话挂了。 问题: 为什么这个秘书得不到对方的支持与协助?如果秘书换一种口气来请求,情况又会如何?有人曾说“秘书一定要学会说话”,如何理解这句话? 文书撰写 文书制作 文书处理 档案管理 会议组织 调查研究 信息资料工作 信访工作 接待工作 协调工作 督查工作 日程安排 日常事务 办公室管理 其他临时交办的事项 助手作用 参谋作用 协调作用 枢纽作用 公关作用 秘书是上司的助手和参谋 秘书的协调、枢纽、公关角色 案例: 下星期要开董事会会议了。这天上午,总经理秘书正在埋头汇总各部门送上来的材料。这些材料有书面总结,也有口头记录;有从外面收集来的,也有本公司自己提供的。由于各种材料来路不一,形式不同,真假难辨,因此,将这些材料交给上司之前,秘书要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。上司做决策需要有真实可靠的信息,否则就等于盲人摸象。而秘书帮上司汇总材料就是收集信息。就在秘书
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