秘书学概论.ppt
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提炼是通过对许多零碎、肤浅、杂乱信息的分析,运用逻辑推理得出高质量的二次信息。 1971年9月13日,中国发生了林彪出逃事件,在国内被作为绝对机密保守了20余天,可是日本防卫厅官员却在9月20日却向记者发布了“中国国内发生了重大事件”的消息。这一信息日本是怎么得到的呢?主要是从以下两条信息中加工出来的:13日以来,中国所有军用民用飞机停飞了;中国已经通过电报命令正在休假、探亲的官兵火速归队。只有两种可能可以解释中国的上述非常举动:或者是中苏边境发生了新的冲突,或者是中国国内发生了重大事件。但他们发现苏联的无线电通讯没有任何异常,这就排除了中苏边境发出军事冲突的可能性 美国联合航空公司的“破产”闹剧 信息失效.doc (三)信息的文字处理 无论是输出还是贮存,一般都采用书面材料的形式。 1、单条信息的编写 信息稿由标题和正文两部分组成。标题要求能准确概括信息的主要内容,正文要求篇幅短小,一般每条两三百字为宜,重要信息也不要超过五百字,内容应开门见山,简明扼要。 2、信息综述的编写 将许多内容上有联系的零星分散的信息,加工编写成一篇综合性的信息材料。综述性 信息材料能够反映事物的全貌和发展过程,大大减少信息的文字量,为信息接收者和使用者节约了许多时间和精力,因而受到普遍欢迎。如年鉴、研究报告、专题纪实等。编写信息综述材料是一项复杂的脑力劳动,但为了方便领导的工作,仍然需要大力提倡。 资料 是指能为工作、生产、学习和科研等活动提供参考和依据的各种材料,主要包括各类历史文献、书报、期刊、数据、材料汇编等。“巧妇难为无米之炊”,没有资料,许多工作就缺乏应有的根据和材料从而影响工作的开展。资料属于信息的一部分,所以经常合称为资料信息或信息资料等。 (一)秘书个人积累资料的内容 1、可作工作依据的资料。 包括上级有关政策、指示、规定,下级有关情况,本单位或兄弟单位有关经验,以及报刊上介绍的有关新成果、新经验等。只有熟悉这方面资料,才能为领导决策提供必要的理论依据。 2、可作起草文件或通讯报道素材的资料。 基本情况、基本数据、历史沿革、发展情况以及先进单位和个人的典型材料等。 3、可作为写作范例的资料 4、有利于提高自身素质的学习资料。 (二)积累方法 1、建立个人小书库 2、利用电脑贮存 3、笔记本分类摘录 4、资料袋 5、卡片 (摘要卡片、提要、索引、随感、备忘卡片等) 1、学习查阅单位各类档案材料; 2、网络获取(如通过搜索引擎、门户网站以及学术研究数据库等); 3、读书看报; 4、观察调查座谈等。 新研究发现,行政助理和秘书在新技术项目的选择和实施方面起到举足重轻的作用。未来办公室主要特色: (1)E-mail和电视会议将成为通讯交流的主要形式。 (2 )无线通讯、声音传输技术以及个人“数化助理”将成为最流行的三种技术。 (3)未来办公室将更小,在家上班的人将更多。 (4)工作与家庭两者兼顾将成为择业时考虑的首要因素,其次才是工资水平和工作安全问题。研究预测,未来一些秘书和行政助理的角色将发生巨大的变化,他们将成为信息协调员(IGS)。(《世界科技译报》 调查报告一般由标题和正文两部分组成。 (一)标题。标题可以有两种写法。一种是规范化的标题格式,即“发文主题”加“文种”,基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。另一种是自由式标题,包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如《东北师范大学硕士毕业生就业情况调查》,提问式如《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》,正副标题结合式,正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题,副题标明调查的对象、范围、问题,这实际 上类似于“发文主题”加“文种”的规范格式,《高校发展重在学科建设――××××大学学科建 如 设实践思考》 作为公文等。最好用规范化的标题格式或自由式中正副题结合式标题。应以简炼,概括,明确的语句反映所要调查的对象,领域,方向等问题.题目应能概 括全篇,引人注目. (三)正文。 正文一般分前言、主体、结尾三部分。 1.前言。有几种写法:第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法,以及人员组成等调查本身的情况,从中引出中心问题或基本结论来;第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况,进而提出中心问题或主要观点来;第三种是开门见山,直接概括出调查的结果,如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用,要精练概括,直切主题。 2.主体。这是调查报告最主要的部分,这部分详述调查研
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