(管理沟通第五章写作.ppt

1 笔头沟通的作用和类型 笔头沟通的作用 1 信息易于记录和永久保存 2 使不在沟通现场的受众能得到真实的信息 3 信息传递速度快 4 可以更多关注细节方面的信息 5 比口头表达采用更为精确的用词 2 受众导向的信息组织原则 笔头沟通的重要前提——对受众的分析 受众导向的文字组织原则 （1）受众对信息的第一反应会是什么 （2）受众到底需要多少信息 （3）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 如何让受众对信息感兴趣 用主体句或首段显示信息的重要性和相关性 把应付诸实施的内容尽量简化 对信息内容的实施，设定可行的截止日期 信息越短越好 分析受众到底需要多少信息 受众对于讨论主题知道多少 受众对信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验 要受众接收你的观点，他们需要你提供哪些信息 如何编辑信息以激发受众兴趣 站在受众的立场为他们提供积极信息 向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值 观，用一致的感觉加强说服力 注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好 3 笔头沟通的写作要则 “4C”原则 正确 Correct 清晰 Clear  完整 Complete  简洁 Concise  4 笔头沟通的写作过程 5 报告的书写 报告的概念 报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。 报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。 报告的类型 成功报告要具备的条件 （1）报告内容应该统一 （2）报告内容应该完整 （3）所有的信息应该准确 （4）基于逻辑分析和材料分类的写作 （5）内容表述方式应使计划清楚 （6）报告写作风格应简单精炼，便于阅读 （7）尽量使所有可能的读者都易于了解 报告的基本结构 报告写作过程 Management Communication 第5章 笔头沟通 本章基本要点 笔头沟通的作用、类型 受众导向的信息组织原则 笔头沟通的写作要则 笔头沟通的写作过程 引例 （1）收集材料 文献材料 第一手调 查材料 （2）组织观点 观点分组 选择观点和 素材 归纳标题 论据和结论 编排 （3）提炼材料 概括主要 观点 选择论证材料 快速说服对方 惜字如金 （4）起草文稿 电脑写作 一气呵成 避免边改边写 不拘泥写作顺序 （5）修改文稿 注意时间间隔 层次性修改 写作过程的五阶段图 特别报告 初始报告 例行报告 调研报告 中期报告 操作报告 计划报告 评估报告 设计报告 可行性报告 检验报告 审查报告 建设报告 工作报告 进展报告 正式报告 目击报告 非正式报告 报告的部分类型  ▲ 标题 ▲ 概要 ▲ 目录 ▲ 主体部分 正文  ▲ 结论和建议 如何起草公司年度工作报告 常见年度报告的一般性框架： 第一部分：过去一年的工作回顾。 第二部分：提出下年度工作总体思路。 第三部分：确定下年度的工作目标和工作任务。 第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。 第五部分：简要总结，发出号召。 聆听 构思 选材 草稿 反馈 提炼 修改 编辑 复查 对于领导提出的修改意见，自己不要再修改； 在给领导审阅之前可交给有关部门提供反馈； 上述过程可以根据自身特点，选择自己风格。 报告撰写者清单 1．报告的主题、标题是什么? 2．看报告的读者是什么人? · 主要读者 · 其他读者 3．撰写这份报告的原因是什么? （回答“是”“否”） · 获取读者的支持 · 报告调查的结果 · 影响或说服读者 ·对读者提出的问题进行答复 ·对读者以外的人提出的问题进行答复 · 解释说明问题 ·报告进展情况 ·记录事实、信息或观点 ·在某一点上树立权威或声望 ·推销 ·宣传公司组织内外的努力和结果 ·通知一大群体 ·为正在进行的工作提供证据 ·引入或推动关于主题的讨论 ·指示命令  作业：笔头沟通练习 （1）笔头沟通练习。就P136的ABB公司的质量循环这个例子，完成一篇书面报告。 （2）案例分析：就P140的案例5.2，根据案例后所附的问题要求，完成一篇书面报告。 要求： 结合本章所学的报告写作技能，完成脉络清晰、逻辑清晰、具有较强说服力的书面报告。 6.商务信函 商务信函通常用于与公司组织外的其他人进行书面交际沟通，是商务交往中用的最多的工具。  1．信函是商务文书的最主要形式  2．商务信函关系到形象问题  3．信函是商务沟通的重要工具 商务信函  1．书信的风格  2．信件的布局  3．写信的一些技巧 ： 1 写信当如面读 2 开