农村商业银行会计档案管理办法.doc.doc

榆阳农村商业银行会计档案管理办法 总则 第一条 为了规范我行会计档案管理工作，维护会计档案的安全完整，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》、财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》、人民银行制定的《银行会计档案管理办法》、省联社《陕西省农村合作金融机构会计档案管理办法》等有关规定，结合我行实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于榆阳农村商业银行各级机构，包括商行各部门、各支行（分理处）。 第三条 各机构应当加强对会计档案的管理工作，保证会计档案妥善保管、存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。 第四条 会计档案的管理、检查、指导工作，在会计档案移交前由财务会计部负责，会计档案移交后由档案管理部门负责。 第五条 会计档案信息有关各机构的商业机密，其查询、调阅、保管要严格执行信息安全和保密制度。 第二章 会计档案的范围 第六条 会计档案是业务经营过程中形成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，是记录和反映各机构经济业务的重要史料和证据，具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、日终结账报表及其他会计凭证。 （二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。 （三）财务会计报告类：月度、季度、半年、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告。 （四）其他类：日报表、对账单、各类登记簿、会计档案移交清册，会计档案销毁清册及其他应当保存的会计核算专业资料。 第七条 会计档案应当采用纸、磁、光盘、缩微胶片等介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料，应当保存纸质档案。会计档案包括保存会计核算专业资料或数据的上述介质。 第三章 会计档案的整理、装订和立卷 第八条 各机构每年形成的纸质会计档案，应当由会计人员在次年二月底之前，按照归档要求，负责整理立卷、装订成册。按保管期限分类，建立《会计档案登记簿》。商行科技信息部负责全行业务数据电子档案的管理，根据省联社制定的具体的业务数据电子档案实施细则，按照规定期限保管，并需确保业务数据电子档案信息的真实性、可用性、安全性和完整性。 第九条 会计档案应按内容和形成时间分类索引，以便查阅。先将同一年度形成的会计档案按保管期限分开；再将同一期限的凭证、账簿、报表分开组卷。 （一）会计凭证的整理与装订。原则上每册凭证不超过350张凭证（含附件）或厚度不超过3厘米。会计凭证的整理和装订要求： 1、会计凭证应按日装订，凭证过多的可分若干册装订，凭证过少的可将同一月份若干日（不得超过5天）的凭证合并装订（若干日之间用封面隔开，在第一张封面前增加汇总封面），但必须按日顺序排列； 2、应当按照记账凭证大小折叠整理其他凭证，添加封面和封底后，以凭证上沿和左侧为准嗷齐装订，并在装订线上加贴封签； 3、会计凭证封面上的总编号为编列全年总册数的顺序号，一日多册的应分别注明共几册第几册，加盖装订人员和会计主管名章； 4、会计凭证装订后，应使用碳素墨水，逐项填写封面内容，字迹清楚，不得错填、漏填或不填，更不得涂改封面内容； 5、已装订成册的会计凭证，应在装订线上加贴的封签与封面或封底的接缝处加盖装订人员和会计主管名章；并装入规范的凭证盒（袋）内，及时入库（柜）保管； 6、为了防止已装订成册的会计凭证丢失，每册会计凭证（含附件），自封面后第一张起至封底前最后一张止，编制一组凭证顺序号。 7、会计凭证一经装订，不得拆封。如因特殊原因需要拆封时，须经会计主管批准，并在凭证封底注明经办人、理由及拆封日期。 （二）会计账簿的整理与装订。会计账簿装订应当规范和整齐牢固，装订时不得压字和掉页。 信息系统打印的各科目分户账，应分科目按科目号顺序排列按年装订，账页过多的可分若干本装订。各种登记簿应分类别按保管期限分别整理，信息系统打印的登记簿和手工活页式登记簿按年装订；手工订本式登记簿以本为单位单独装订按年归档。各类销讫卡片账，按销讫日期顺序按日或按季装订；在年度中间结清账户账页，应按科目或账号顺序排列，妥善保管，年度终了再按年度整理装订。装订成本的账页，要填写“帐首”和“帐页目录，并且另加封面、封底，在装订处加封，使用碳素墨水，逐项填写账簿封面内容，字迹清晰，由装订人员和会计主管在加封处盖章。 （三）报表的整理与装订。日报表按月装订，月报表、业务状况表按年装订；年终决算报表、结息报表、余额表等应按类别按季或按年单独装订。装订时应使用统一印制的封面、封底，并在装订线处加封。使用碳素墨水，逐项填写封面内容，字迹清晰，注明机构名称、报表名称、会计年度、保管期限、档案号，由装订人和会计主管在加封处加盖名章。 （四）各业务信息系统开发和修改文档资料的整理与装订