管理文件和资料控v制程序.doc

管理文件和资料控制程序 1 目的 对与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。 2 范围 适用于家用空调质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系有关的文件控制。本程序中涉及的文件未作说明时一律指质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系受控文件。 3 职责 3.1 品质管理部负责组织 QMS/EMS/OHSMS/HSPM 一体化管理体系手册（以下简称“手册” ） 、程序文件和部分第三层文件的编写；负责所有受控管理性文件的发放、更改、回收控制和原稿保管；负责管理文件的归口管理；负责对各部门的文件管理实施指导和监督。 3.2 各部门负责本部门所使用受控文件的二次受控的盖章发放、更改、回收控制、管理；负责组织本部门所需体系文件的制定编写及修改。 3.3 管理者代表负责手册的审核；总裁负责手册批准；管理者代表负责第二层、第三层受控管理文件的批准。 4 工作流程 4.1 文件和资料的分类、编号与受控形式 4.1.1 文件和资料的总体分类： 本公司体系文件总体上分为管理和技术两类，其划分原则如下： 管理文件：阐明管理要求的文件一律划归为管理文件，它包括手册、程序文件、管理制度（规定） 、管理细则、实施细则、XX 方法、XX 流程等； 技术文件：阐明产品技术、工艺、检验及加工要求的文件一律划归为技术文件，如设 计规范、技术图纸、工艺参数、技术标准、检验标准（规程、指导书） 、作业标准（指导书、规程）等。 4.1.2 公司现有体系文件的分类一览表 管 理 文 件 技 术 文 件 第一层（顶层）文件 手册 技术标准/规范 第二层文件 程序文件 检验标准 技术图样 生产和检验作业指导书 工艺流程图/工艺参数表 技术/工艺更改通知 第三层文件 管理规定 第三层文件 生产和检测设备操作规程 第四层 记录 4.1.3 所有与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系相关的文件均应纳入受控范围，并按照《文件编写指导》中的编号规定进行编号（公司体系文件的编号由品质管 理部统一控制） 。各部门自行制定的内部管理制度、规章等行政性文件可不纳入受控范围，由各部门自行控制。 4.1.4 质量/环境/职业健康安全/产品有害物质过程管理体系文件允许采用纸介、电子文档两种媒介。各场所使用的受控范围内的纸介文件必须具有文件发放部门加盖的“受控”印章和分发号；电子版受控文件在空调办公信息系统（Lotus Notes ）的受控文件专栏全公司共享参阅，不需加盖受控印章等标识。所有受控文件原稿由品质管理部保存，不加盖“受控”印章。 4.2 文件的编写 4.2.1 文件的编写应符合《文件编写指导》的要求。 4.2.2 品质管理部组织与协调相关部门编写手册和程序文件。 4.2.3 管理文件编写的一般流程： a) 编写部门、人员确定 （见 4.3.2）; b) 定稿前传阅 所有首次受控或重新修改发放的文件定稿前，文件编写人员可采用《文件传阅意见表》的电子流程或纸介形式，对该文件上涉及的所有职能部门进行传阅或集中评审，征询解决各部门所提出的意见并进行修改。以确保文件的适宜性和可操作性。 c) 传阅意见汇总 为保证《文件传阅意见表》上所有部门意见已被采纳或解决，当《文件传阅意见表》走完所有部门后由编写或修改部门作汇总修改。 d) 确认会议（必要时） 对于重要文件，编写/修改部门必须召集所涉及部门开会评审,并确认最终版的文件内容,保留《会议纪要》会签记录。 e) 审核签字 文件经各部门达成一致意见后，编写/修改部门主管审核签字。 f) 审定 文件审核后连同《文件发放申请单》或《文件更改申请单》原稿及《文件传阅意见表》 、 《会议纪要》复印件一起提交品质管理部申请审定。凡不遵规定操作则退回，并要求在规定的时间内处理完毕。 4.3 文件的审批 4.3.1 所有受控文件签字批准前必须发送电子文本报品质管理部进行文件撰写标准化审定。具体见《文件编写指导》 。 4.3.2 各类文件的编制、审定、审核和批准的权限如下： 文 件 类 别 编制 审 定 审 核 批 准 手册 品质管理部 / 管理者代表 总裁 第二层（程序） 文件 主要使用（职能） 部门/品质管理部 品质管理部 文件编制部门所在 中心总监或部门第 一负责人 管理者代表 第三层管理文 件 主要使用（职能） 部门 品质管理