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物业采购管理作业指导书.docx

发布：2023-12-05约1.85千字共4页下载文档

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YHWY-WI-CG-01 采购管理作业指导书 A/0 1/4

目的

规范公司采购工作，严格控制成本，严明采购纪律。

范围

适用于物业集团采购管理工作。

职责

采购经营中心负责物业集团的采购管理工作；

采购经营部负责地区物业公司权限内采购管理，指导、监督物业服务中心采购管理。

综合管理部负责物业服务中心权限内采购管理。

计划及监察中心负责监督各单位/部门的采购管理。

内容

采购管理主要包括采购分类、审批权限、采购流程、采购纪律、采购原则、监察与考核等内容。

采购分类

物业集团总部日常所需材料物资采购分为材料公司统一配送和物业集团自购。

地区物业公司日常所需材料物资采购分为材料公司统一配送和地区物业公司自购（含年度采购和应急采购）。

材料公司统一配送是指材料公司和相关供货单位签订长期的战略采购协议，并统一供应给地区物业公司。主要包括维保修类、办公电脑、对讲机、保安用品、物业制服等。

年度采购是指在一个会计年度内对有计划、有持续需求的物资，与供货单位签订年度供货协议的采购。主要包括五金电器材料、工程维修材料、保洁绿化用品、消防器材、游泳池用品、办公用品及耗材、印刷品、饮用水、标准化的食堂器具、设备设施维保修服务、消杀服务、垃圾清运服务等。

应急采购是主要指影响业主生活及感受，需要应急采购的。

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审批权限

采购审批权限详见《银河物业集团管理办法》。

材料公司统一采购流程

物业集团总部物资由需求部门申报计划，报物业集团分管领导审批后交集团材料设备有限公司供应。属固定资产类物资申请单位申报时须附手续齐全的资产审批表。

材料公司统一配送的地区物业公司材料物资分为维保修类及非维保修类。

维保修材料物资由维保修大队申报材料计划，经地区公司维保修部复核后报地区物业公司负责人审批。

非维保修材料物资由物业服务中心申报材料计划，报地区物业公司负责人审批后交集团材料设备有限公司供应。属固定资产类物资申请单位申报时须附手续齐全的资产审批表。

资产管理员负责跟进集团材料设备有限公司配送情况，并知会物业服务中心。

仓库管理员在申购物资送达后组织三方验货。

集团统一配送的材料物资，不允许地区物业公司自购；因特殊情况申请自购的，按《物业集团管理办法》权限报批。

年度采购流程

采购经营部根据《招投标管理作业指导书》进行招标确定年度采购供应商，签订年度合同。

需求部门根据需要填写《采购物品月计划审批表》（如与多家供应商合作，还须进行招标/比价手续），报地区物业公司归口部门审核后，报地区物业公司负责人签批。

采购员根据签批统一联系年度供应商送货。

仓库管理员在申购物资送达后组织三方验货。

应急采购流程

地区物业公司材料物资应急采购的购置审批权限及流程按《地区物业公司自行采购、招标管理操作细则》执行。

需求部门填写《申购定标审批表（应急采购）》并进行物品询价采购，按

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权限报相关负责人审批。

采购纪律

采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。

参与采购工作的各部门独立运作，禁止相互串通、干预。

所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠，不得与供应商发生何经济往来。

所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。

凡违反采购纪律的，交公司监察部门查处。

采购原则

严格遵守“谁使用、谁申购、谁保管”的原则。

严格遵守采购部门统一询价定标的原则。

严格遵守采购“三个三”原则：一种物品采购各部（参与部门或人员）分别找三家；一种物品分别报三家；一种物品最后定一～三家。

定购三原则：同类物品质量最优；同类物品价格最低；同类物品的供应商服务最好。

验收三原则：由采购部门、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；经参与验收的各方代表签字方能视为有效；发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。

监察与考核

计划及监察中心每季度对本公司的采购工作进行自查自纠。

支持性文件

《物业集团管理办法》

YHWY-WI-CG-02 《招投标管理作业指导书》