物业合同管理作业指导书.docx

YHWY-WI-CG-03合同管理作业指导书A/0

YHWY-WI-CG-03

合同管理作业指导书

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的编制与报审。

的编制与报审。

目的

规范物业集团合同管理工作，理顺合同报批流程，规避经营风险。

范围

适用于物业集团总部及地区物业公司的合同管理工作。

职责

物业集团总部中心

行政人事中心负责物业集团员工办公及生活类房屋租赁等业务归口合同范本的制定及相关合同的管理及履约监督工作。

采购经营中心负责物业集团采购、招标及多种经营类等业务归口合同范本的制定及相关合同管理及履约监督工作。

维保修中心负责物业集团维保修类等业务归口合同范本制定及相关合同的管理及履约监督工作。

品质管理中心负责物业集团品质服务类等业务归口合同范本的制定及相关合同的审核、履约监督管理工作；负责物业集团合同的存档管理工作。

地区物业公司

行政人事部负责员工办公及生活类房屋租赁等业务归口合同的管理工作。

采购经营部负责采购、招标及多种经营类等业务归口合同管理工作。

维保修部负责维保修类等业务归口合同管理工作。

品质管理部负责品质服务类等业务归口合同管理工作；负责合同的存档管理工作。

内容

合同立项

标的2万元以上（含2万元）的必须签订合同，所有合同报审前必须完成定标（含谈判结果）审批。

采购（立项）部门负责在定标（立项）工作完成后两个工作日内完成合同

4.3.5

4.3.5合同审核、签批部门在收到报审合同后须在24小时内完成审核审批。

合同范本的编制及使用

物业类合同范本由需求部门提出，总部各归口中心组织相关部门编制，经地产集团法律事务中心、合同管理中心审核后，报物业集团董事长审批；其中，属于集团系统内单位间签订的合同范本还需由地产集团经营中心审核。

合同（含招文）原则上应当按照物业集团制定下发的范本签订；确因实际情况需要对范本重要条款（如付款方式、结算方式、约定品牌、工期、违约责任以及其他影响我方权益的条款）作修改的，需按原合同审批流程逐级上报，经物业集团董事长审批后方可使用。

合同审核内容

随合同提交的资料是否齐全、合格。

立项报告或立项意见书、招投标（定价）资料。

合同对方主体资格资料：企业法人营业执照、税务登记证及组织机构代码证、资质证等加盖公章的资料复印件。

合同对方法定代表人、代理人身份证明及代理权限证明：对方法定代表人证明书及身份证复印件；对方通过代理人签约的，还须提交代理人身份证复印件及法定代表人签名并加盖公章的授权委托书。

合同报批时所附资料不齐全或不合格的，由填报(或立项)部门补齐合格资料后再随合同一并报审。

经审查，对方主体资格有瑕疵且无法修正的，由合同审核部门在合同审批表上提示法律风险、签署建议后逐级报审。

审查合同的总金额、标的单价、质量及标准、违约责任等主要内容。

审查合同审批表填写内容与合同内容是否相符，相关人员是否签署意见。合同审批表上合同名称栏、合同主体栏、合同金额栏的审核遵循严格一致的原则，不得存在任何不一致或涂改。

合同审核合格后，由合同审核部门签署意见并逐级报审。如对合同内容等有异议，应及时与合同立项部门进行沟通、协调，经协调达成一致意见后，形成正式合同文本并逐级报审；如达不成一致意见，合同审核部门则在合同审批表上签署建议后逐级报审。

万元以下

万元以下（含5万元）的报地区物业公司负责人审批后盖章执行→超过5万元的

合同签订报批

总部采购招标类、经营类合同签订报批流程

招标立项部门根据定标审批结果（含谈判结果）出具完整的合同版本交拟合作单位签字盖章后，填写《合同审批表》并附相关资料→招标立项部门负责人审核→采购经营部门审核→300万元（含300万元）以下的报招标立项部门分管领导审批后盖章执行→超过300万元的报物业集团董事长审批后盖章执行。总部经营类合同无预算金额，需按实进场结算的由招标立项部门分管领导审批后盖章执行。

合同附件资料包括合同原件、招标立项、定（议）标资料、中标单位证照（加盖公章的营业执照复印件、税务登记证复印件、组织机构代码证复印件、资质证书复印件、法定代表人证明、法定代表人身份证复印件、法定代表人授权委托书、被委托人身份证复印件）等。

地区物业公司采购招标类、经营类合同签订报批流程

招标立项部门根据定标审批结果（含谈判结果）出具完整的合同版本交拟合作单位签字盖章后，填写《合同审批表》并附相关资料→招标立项部门负责人审核→业务归口部门审核→采购经营部审核→合同金额在30万元以下（含30万元）由地区物业公司负责人审批后盖章执行→30万元以上300万元（含300万元）以下报物业集团招标立项部门归口中心审核→物业集团采购经营中心审核

→招标立项部门归口中心分管领导审批后盖章执行→超过300万元的报物业集团董事长审批后盖章执行。