(QGYJ29152015建设工程文件归档整理指南.doc

建设工程文件归档整理指南 QG/YJ2915-2015 1.总则 1.1 为了加强我公司建设工程文件的归档整理工作，规范工程文件的格式、归档管理，落实《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014 的要求，特制定本指南。 1.2 本指南适用于建设工程文件的归档整理。 1.3 本指南的编制依据是《建设工程文件归档规范》和公司管理实际情况编制，在本指南中没有详细说明的部分，请参阅该规范。建设工程文件的归档整理除执行本指南外，尚应执行现行有关标准的规定。 2.工程文件归档的管理 2.1 工程文件的归档管理由集团公司质量管理部负责。 2.2 经验收合格的工程文件由技术管理部负责建档保存。 2.3 工程项目开工以后，项目部要指定专人负责工程文件的收集和管理，工程完工后，项目部要按本指南的规定及时将工程文件整理，并移交建设单位，同时按附表一要求的内容将工程文档归档整理，并按要求录入PDE档案管理系统后，移交技术管理部存档。 2.4 一万平方米以上的大型工程、重点工程的工程文件，必须报质量管理部审查合格以后才能移交建设单位和技术管理部。 2.5 对于申报泰山杯、鲁班奖等工程奖的工程档案，项目部要协助建设单位整理所有工程档案，并报送质量管理部审查。 2.6 工程施工过程中，质量管理部不定期对项目部工程文件的整理情况进行检查，对于不符合规定的情况进行通报批评，严重者将对项目部进行罚款。 2.7 工程完工以后，不按本指南要求及时将工程文档移交技术管理部的，对项目部处以1000-2000元罚款；移交资料不符合指南要求的，对项目部处以500-1000元罚款，对项目部负责资料整理的人员处以200-500元罚款。 2.8 本指南由质量管理部负责解释。 3.术语 3.1 建设工程 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单项工程所组成。 3.2 建设工程文件 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。 3.3 工程准备阶段文件 工程开工以前，在立项、审批、用地、勘探、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 3.4 施工文件 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 3.5 竣工图 工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。 3.6 竣工验收文件 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 3.7 建设工程档案 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。 3.8 建设工程电子文件 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.9 建设工程电子档案 工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。 3.10 建设工程声像档案 记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。 3.11 整理 按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。 3.12 案卷 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 3.13 立卷 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 3.12 归档 文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。 3.13 城建档案管理机构 管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。 3.14 永久保管 工程档案保管期限的一种，指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去。 3.15 长期保管 工程档案保管期限的一种，指工程档案保存到该工程被彻底拆除。 3.16 短期保管 工程档案保管期限的一种，指工程档案保存10年以下。 4.基本规定 4.1工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 4.2工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。 4.3 每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。 4.4 建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作： 1）在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签定协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容； 2）收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档； 3）组织、监督和检查勘察、设计、施工