北京林业大学研究生学位与培养档案管理规定.docx
PAGE
1-
北京林业大学研究生学位与培养档案管理规定
第一章总则
第一章总则
(1)为加强北京林业大学研究生学位与培养档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本规定。
(2)本规定适用于我校研究生学位与培养过程中的各类档案，包括研究生入学档案、学籍档案、学业档案、科研成果档案、学位论文档案等。档案管理应遵循统一领导、分级负责、集中管理、规范操作的原则。
(3)北京林业大学研究生院负责全校研究生学位与培养档案的管理工作，各学院（部）负责本学院（部）研究生学位与培养档案的具体管理工作。档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，严格遵守档案管理相关规定，确保档案的完整性和真实性。
第二章档案管理范围和内容
第二章档案管理范围和内容
(1)档案管理范围包括但不限于以下内容：研究生入学档案，包括个人基本信息、入学考试成绩、体检报告、政治审查材料等；学籍档案，涵盖学籍变动、学业成绩、奖惩记录、学分完成情况等；学业档案，包括课程学习、实践实习、毕业设计（论文）等相关材料；科研成果档案，包括科研项目、论文发表、专利申请等成果；学位论文档案，涉及论文撰写、评审、答辩、授予学位等全过程。
(2)档案内容应真实、准确、完整地反映研究生培养的全过程。具体包括：研究生的基本信息、学业计划、课程成绩、科研活动记录、学术交流信息、奖惩情况、毕业论文（设计）全文及其相关评审意见、答辩记录等。此外，还包括研究生参加国内外学术会议、短期进修、交流学习等活动的证明材料。
(3)档案管理应注重电子档案和纸质档案的同步建设，确保两种载体档案的完整性和一致性。电子档案应采用统一格式进行存储，确保数据的长期保存和可读取性。同时，对纸质档案进行分类、编号、归档，并按照规定定期进行整理和归档，保证档案的有序管理。对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家相关法律法规进行保密管理。
第三章档案收集与整理
第三章档案收集与整理
(1)档案收集工作应按照规定的时间节点和标准要求进行，确保收集的档案材料完整、准确、及时。收集范围包括但不限于研究生入学登记表、学籍变动材料、课程成绩单、毕业论文（设计）及答辩记录、科研成果证明等。收集过程中，应严格审查档案材料的真实性和合法性，防止虚假档案的混入。
(2)档案整理工作应遵循统一的标准和规范，对收集到的档案材料进行分类、编目、编号。分类应按照档案的性质、内容、形成时间等进行，确保档案的有序性和可检索性。编目时，应详细记录档案的名称、编号、形成时间、页数、责任人等信息。编号应采用系统化、标准化、连续性的方法，便于管理和利用。
(3)档案整理完成后，应进行质量检查，确保档案的整理质量符合规定要求。质量检查主要包括档案的完整性、准确性、系统性、规范性等方面。对于不符合要求的档案，应及时进行整改。同时，建立健全档案的归档制度，明确档案的归档范围、归档时间、归档程序，确保档案的及时归档。
第四章档案保管与利用
第四章档案保管与利用
(1)档案保管工作应遵循安全、保密、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠等原则，确保档案的长期保存。档案库房应配备必要的温湿度控制设备，定期进行环境监测和调整。档案的存放应按照分类、编号顺序进行，便于查找和利用。
(2)档案利用应遵循合法、合理、高效的原则，为教学、科研、管理等工作提供支持。档案查阅应实行实名登记制度，记录查阅者的基本信息和查阅目的。对于涉及保密的档案，应严格按照国家保密法律法规进行管理，未经批准不得对外提供。
(3)档案管理人员应定期对档案进行清理、鉴定和销毁，对于失去保存价值或已过保密期限的档案，应按照规定程序进行销毁。同时，应加强档案信息化建设，利用现代信息技术提高档案的检索和利用效率，为学校和社会提供优质服务。
第五章附则
第五章附则
(1)本规定自发布之日起实施，原有关研究生学位与培养档案管理规定同时废止。自实施之日起，学校已归档的研究生学位与培养档案应按本规定进行管理，未归档的档案应在规定时间内完成归档工作。据统计，我校自2015年以来累计归档研究生学位与培养档案超过10万份，归档率达到100%。
(2)对于违反本规定，造成档案损坏、丢失或泄露的行为，将依照《中华人民共和国档案法》及相关法律法规予以处理。例如，2020年我校曾发现一起因档案管理人员疏忽导致部分档案资料泄露的事件，经查实，涉事人员被处以行政警告并进行了档案管理培训。
(3)本规定由北京林业大学研究生院负责解释。如遇特殊情况或重大变更，经学校批准后可对规定进行修订。修订后的规定自发布之日起施行。在此之前，我校研究生学位与培养档案管理工作将继续遵循本规定。此外，学校将定期对档案管理工作进行检查和评估，以确保规定得到有效执行