第六章商务信函.pptx

第六章商务信函商务信函是企业之间进行沟通的重要方式，也是商业活动的重要组成部分。商务信函的写作需要遵循一定的规范和格式，以确保信息准确传递，并维护企业形象。JS作者：

商务信函概述定义商务信函是商业活动中常用的书面沟通方式，用于传递信息、表达意见、进行业务洽谈等。作用商务信函可以建立联系、促进合作、维护关系，在商业活动中发挥重要作用。形式商务信函可以是纸质信函、电子邮件、传真等，形式多样。时间性商务信函通常需要在特定时间内完成，并及时发送。

商务信函的重要性建立联系商务信函是企业与客户、合作伙伴建立联系的重要工具。记录信息信函内容可以作为双方协议的正式记录，具有法律效力。传达信息清晰地传达信息，确保信息传递的准确性和完整性。促进合作良好的商务信函可以促进双方合作，达成共识。

商务信函的特点正式性商务信函的语言正式，措辞严谨，表达准确，避免使用口语化或俚语。规范性商务信函具有严格的格式要求，包括信头、收件人信息、称呼、正文、结尾等部分，必须遵循标准规范。目的性商务信函具有明确的目的性，通常是为了传递信息、达成协议、处理事务等，表达清晰、简洁。可记录性商务信函作为书面文件，具有可记录性，方便日后查阅、存档和作为法律依据。

商务信函的基本格式信头信头包含发信单位名称、地址、电话、传真、邮箱等信息。应位于信纸的左上角，居左对齐。日期日期通常位于信头下方，居右对齐，与信头保持一致的格式。应写明年、月、日。收件人信息包括收件单位名称、收件人姓名、地址、邮编等信息。应位于信头下方，居左对齐。称呼位于收件人信息下方，另起一行，顶格写。应根据收件人的身份、性别、职位等进行称呼。正文商务信函的核心内容，应简洁明了，逻辑清晰。使用正式的语言，并注意礼貌用语。结尾包括祝语、发信人姓名、职务等。应位于正文下方，另起一行，居右对齐。附件说明如有附件，应在结尾下方注明附件名称和数量。应使用“附件：”作为开头。抄送如果需要将信函副本发送给其他人，应在结尾下方注明“抄送：”并列出抄送人姓名或部门。

信头公司名称信头通常包含公司的名称、地址、电话号码、传真号码和电子邮件地址。这些信息应该清晰易懂，并位于信纸的顶部。公司标志信头还可以包含公司的标志。标志应该简洁明了，能够在信纸上清晰地显示。

收件人信息11.收件人姓名完整地写出收件人的姓名，注意称呼礼仪。22.公司名称清晰地写出收件人所在的公司名称。33.职位/部门写出收件人的职位或部门，以便信件被正确传递。44.联系方式包含收件人的地址、电话号码或电子邮件地址，方便对方回复。

称呼邮件地址可以使用收件人的公司邮箱地址，也可以使用其个人邮箱地址，建议使用公司邮箱地址。称谓称呼应根据收件人的身份和性别进行选择，例如，先生、女士、总经理、主任等。职位如果收件人职位较高，则可以在称呼后加上其职位，例如，尊敬的张总，尊敬的王主任等。

正文内容正文是商务信函的核心部分，阐述信函的目的和内容。语言应简洁明了，逻辑清晰，并注意礼貌和规范。格式正文一般采用缩进式格式，首行缩进两个字，段落之间空一行。每个段落应独立成段，表达一个完整的意思。语气正文的语气应根据信函的目的和内容灵活调整，但总体上应保持客观、礼貌、友善的态度。

结尾敬礼信函结尾应使用合适的敬语，例如“此致敬礼”或“祝好”。署名在敬语下方，应署上发信人的姓名和职位，并注明日期。附件说明若信函附有文件，应在署名下方注明附件内容，例如“附件：合同文本”。

附件说明11.附件内容说明附件包含的内容，例如合同、报价单、发票等。22.附件数量列出附件的数量，例如“附件共2份”。33.附件名称标注每个附件的具体名称，例如“合同.pdf”。44.附件备注如果有特殊的说明，例如附件的版本号或相关信息，可以在备注栏中注明。

抄送定义抄送是指将信函副本发送给其他相关人员。使用“抄送”时，收件人可以了解信函内容，但并不需要回复。用途抄送主要用于通知相关人员或机构。例如，将信函抄送给相关部门，以便他们了解事项的进展情况。格式抄送信息通常在信函底部，以“抄送”或“cc”开头，后跟收件人姓名或职位。示例抄送：王经理，李主任

商务信函的类型11.询价信询价信是用于向供应商或服务提供者询价的信函，内容包括所需商品或服务的具体信息，以及价格、交货时间等要求。22.订单信订单信是用于向供应商或服务提供者确认订购商品或服务的信函，内容包括订购商品或服务的具体信息，以及数量、价格、交货时间等要求。33.催款信催款信是用于提醒客户支付欠款的信函，内容包括欠款金额、付款期限等信息，并提醒客户及时付款。44.投诉信投诉信是用于向供应商或服务提供者反映问题或提出投诉的信函，内容包括具体问题或投诉内容，并要求供应商或服务提供者及时解决。

询价信目的询价信是用来向供应商或供