DB36T-公路工程电子文件归档与电子档案管理规范编制说明.docx
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江西省地方标准
《公路工程电子文件归档与电子档案管理规范》
（征求意见稿）
编制说明
《公路工程电子文件归档与电子档案管理规范》标准起草小组
2025年1月
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一、工作简况
1.任务来源
2024年11月1日，由江西省交通投资集团有限责任公司申请地方标准的立项，根据江西省市场监督管理局下达的2024年度第十一批江西省地方标准制修订项目计划，批准《公路工程电子文件归档与电子档案管理规范》地方标准的制定。
2.起草单位
江西省交通投资集团有限责任公司、江西省档案馆、江西交通职业技术学院、江西锦路科技开发有限公司。
3.主要起草人
姓名
性别
职务/职称
工作单位
任务分工
黄喜荣
男
高级工程师
江西省交通投资集团有限责任公司
调研、统稿
李鹏达
男
副处长
江西省档案馆
调研、撰稿
张正辉
男
副研究馆员
江西交通职业技术学院
撰稿
付清丁
男
工程师
江西锦路科技开发有限公司
调研、应用
二、制定该地方标准的必要性和意义
1.必要性
我省公路工程项目施工、监理过程中各参建单位利用各种业务系统，形成了大量具有保存价值的电子文件，这些电子文件的规范归档对于真实记录公路工程项目的施工、监理全过程以及保存各参建单位依法依规履职凭证十分重要。目前，大部分公路工程业务系统缺乏归档功能，电子文件归档和电子档案管理的流程不规范、制度不健全，不能保证电子文件规范归档和有效管理。因此，对各业务系统电子文件归档和电子档案管理进行规范十分必要。
2.意义
江西遂川至大余高速公路建设项目作为国家档案局第三批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目顺利通过了国家档案局验收，成为江西省首个通过验收的建设项目电子文件归档和电子档案管理国家级试点项目，为全省公路建设项目电子文件归档和电子档案管理工作提供了示范引领。为进一步规范江西省公路工程建设领域电子文件归档和电子档案管理工作，江西省交通投资集团有限责任公司、江西省档案馆、江西交通职业技术学院和江西锦路科技开发有限公司4家单位拟对试点工作经验进行归纳、总结和提升，联合研究起草《公路工程电子文件归档与电子档案管理规范》，可分别适用于江西省公路工程建设项目在建设过程中产生的非涉密的电子文件与电子档案的管理。该项地方标准的编制实施是我省档案行业进一步践行高质量发展、催生新质生产力的一次有益探索，可有效指导公路工程业务系统归档功能建设，保证电子文件规范归档和有效管理，也填补了我省在公路工程项目电子文件归档与电子档案管理规范方面的空白。
三、主要起草过程
1.标准资料研析
标准组查找阅读了相关标准和资料，在讨论、分析的基础上进行归纳和总结，为标准的征求意见稿编写工作做好了知识储备。研析的主要标准包括GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、GB/T39784《电子档案管理系统通用功能要求》、DA/T28-2018《建设项目档案整理规范》、DA/T58-2014《电子档案管理基本术语》、DB36/T380《归档文件整理规范》等国内外相关标准和技术规范。
2.调研
为做好编制工作，标准组多次到部分省直单位、公路工程项目部和交通档案馆进行调研。通过调研了解到公路工程电子文件归档和电子档案管理存在：电子文件分散存储，难以统一管理和查询；电子文件格式多样，兼容性差，不便于长期保存和读取；电子文件安全性不足，存在数据丢失、泄露的风险；电子文件归档与档案管理的标准化程度低，不利于行业内的交流与合作等诸多问题。为了解决上述问题，提高公路工程电子文件的管理水平和利用效率，有必要制定一套科学、规范的公路工程电子文件归档与电子档案管理规范。
3.撰写
在前期调研基础上，标准组着手撰写标准文本，并始终贯彻本标准编制原则，于2024年上半年完成初稿。经标准组讨论、修改后形成了标准的征求意见稿。
4.实践应用及反馈
将电子文件归档与电子档案管理的做法与要求内置于遂大试点项目业务系统、归档模块、档案管理系统中，经过了试点方案评价、技术验收、成果验收等三个环节，在实践应用及用户反馈中逐步完善了标准草案，反复推敲该征求意见稿。
四、制定本标准的原则和依据，与现行法律、法规、标准的关系
1.原则
保障电子文件归档来源可靠、程序规范、要素合规。规定了江西省公路工程建设电子文件与电子档案管理的总则、应用系统基础建设、公路工程电子文件类型、形成与管理、公路工程电子文件归档、电子档案管理等要求。
易于实施。针对主要管理活动明确规范性要求，力求标准文本简洁，易于使用，增强标准的可实施性、可操作性。
2.依据
依据主要有：GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写原则》；GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管