《建设项目档案管理规范》解读——项目电子文件归档与电子档案管理.PPT

? 9.2.6 在计算机软、硬件系统更新前或数据格式淘汰前， 项目电子档案管理部门应将项目电子档案迁移到新的系 统或进行格式转换，保证其真实、完整和在新环境中完 全兼容。 ? 电子档案的迁移一般包含介质间的迁移和系统间的迁移 ：介质间的迁移一般发生在电子档案存储介质临近使用 寿命时；系统间的迁移一般发生在电子档案数据格式改 变或其所依托的信息系统升级时。 数据迁移 ? 9.1.2 建设单位应当根据纸质文件归档范围，结合项目实 际情况，确定项目电子文件归档范围。 ? 第一种情况：有纸质载体的情况；归档参照纸质档案归 档范围，与纸质档案相同 ? 第二种情况：形成时没纸质的但可输出纸质载体 ? 第三种情况：不能输出纸质载体的电子文件归档范围的 确定 归档范围 ? 确定归档范围要注意以下内容： ? 1.记录项目建设的重要音视频文件。 ? 2.建设单位各职能部门和参建单位业务系统产生的有归 档价值的文件及确保其可读的软件。 ? 3.项目建设过程中形成的有归档价值的电子邮件。 ? 4.与电子文件相对应的元数据和背景信息。 ? 5.项目电子文件形成、流转过程中形成的重要变更依据 性文件材料、过程稿，及有关处理操作记录。 ? 9.1.3 项目电子文件形成部门负责电子文件的归档工作； 档案部门负责项目电子文件归档的指导、协调和电子档 案接收、保管、利用等工作。 ? 与纸质档案要求一致，谁形成谁整理谁归档。 部门职责 ? 9.1.4 项目电子文件在办理完毕后，应当按照归档要求实 时收集完整；项目电子文件整理时，应当按照项目档案 分类方案并参照本标准7.3.2.5的规定分别组成多层级文 件信息包，文件信息包应包含项目电子文件及过程信息 、版本信息、背景信息等元数据。 电子文件整理 ? 7.3.2.5 项目文件组卷。 ? 项目前期文件、项目管理文件按事由结合时间顺序组卷，其中 招标投标、合同文件按招标的标段、合同组卷，勘察设计文件 按阶段、专业组卷；施工技术文件按单位工程、分部工程或装 置、阶段、结构、专业组卷；信息系统开发文件按应用系统组 卷；设备文件按专业、系统、台套组卷；监理（监造）文件按 监理的合同标段、事由结合文种组卷；科研项目文件按科研项 目（课题）组卷；生产准备、试运行、竣工验收文件按工程阶 段、事由结合时间顺序组卷。卷内文件一般印件在前，定稿在 后；正件在前，附件在后；复文在前，来文在后；文字在前， 图样在后。 整理方式之一 文件夹 （单位工程） 说明文件 目录文件 其他文件夹 电子档案 分部 工程1 分部 工程2 分部 分部 工程3 工程4 分项 工程1 分项 工程2 分项 工程3 分项 工程4 案卷1 案卷2 文件1 文件2 文件3 ? 9.1.5 项目电子文件归档一般采用物理归档。在纸质项目 文件归档时采取在线归档或离线归档的方式向档案机构 移交经过整理的项目电子文件，并在内容、格式、相关 说明及描述上与纸质项目档案保持一致，且二者应建立 关联。 ? 物理归档：把计算机及其网络上的电子文件集中下载到可脱机 保存的载体上，并向档案部门移交的过程。可分为网络传输方 式归档和以介质传递方式归档两种。 ? 逻辑归档：不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管 理权限向档案部门移交的过程。（特殊电子文件可采用逻辑归 档） 归档 ? 9.1.6 项目电子文件应当采用符合国家标准或能够转换成 国家标准的文件格式，利于信息共享和长期保存。项目 电子文件归档保存的文件格式应符合国家规定的电子档 案长期保存的格式要求。 电子文件格式 ? 文本文件：使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。应 采用PDF、PDF/A、OFD等版式文件，或RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG格 式归档。 ? 数据文件：以数据表格和数据库形式存在的结构化数据记录文件。应采用ET、 XLS、DBF、XML格式归档，或转为版式文件归档。 ? 图形文件：根据一定的算法规则绘制的图表、线图等包括由点阵组成的位图和 由几何图形组成的矢量图。应采用SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF、STEP格式 归档。 ? 图像文件：使用数字成像设备（扫描仪、数码相机等）采集或制作的静态影像 记录（画面）。应采用JPG、TIF归档。 常见电子文件格式 ? 影像文件：用数字视频捕获设备录入数字影像或用动画软件生 成的多维动画等动态影像记录。应采用MPG、AVI、MP4、FLV格 式归档。珍贵且需要永久保存的可采用MXF格式归档。 ? 音频文件：用数字声音采集、编辑设备录入或用编曲软件制作 的声音记录。应采用MP3 、WAV 格式归档。 ? 电子邮件应采用EML格式归档。 ? 网页、社交媒体类应采用HTML格式归档。 ? 其他业务系统生成