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采购档案管理与保密制度

采购档案管理与保密制度

一、总则

1.为规范采购档案管理，确保采购活动的合规、高效，根据国家有关法律法规，结合我公司实际情况，制定本制度。

2.本制度适用于我公司所有采购活动的档案管理。

二、档案管理职责

1.采购部门负责采购档案的收集、整理、归档、保管和利用。

2.保密部门负责采购档案的保密工作。

3.人力资源部门负责采购档案中涉及人员信息的保密工作。

三、档案收集与整理

1.收集范围：采购活动涉及的所有文件、资料、凭证等。

2.收集时间：采购活动开始前、进行中、结束后。

3.收集方式：纸质文件、电子文件、影像资料等。

4.整理要求：

（1）按采购项目、采购时间、采购类别进行分类整理。

（2）档案文件应按照规定的顺序排列，并注明文件名称、编号、页码。

（3）档案资料应完整、清晰、整洁。

四、档案归档与保管

1.归档时间：采购活动结束后，30个工作日内完成归档。

2.归档要求：

（1）档案应按照归档范围、时间、类别等进行分类。

（2）档案文件应逐份进行编号，并填写档案登记簿。

（3）归档后的档案，应妥善保管，确保档案的完整、安全和可用性。

3.保管要求：

（1）档案室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等。

（2）档案室应实行严格的出入制度，确保档案安全。

（3）档案保管期限：根据国家档案管理规定和我公司实际情况，确定档案保管期限。

五、档案利用与保密

1.档案利用：

（1）内部人员查阅档案，需填写查阅登记簿，并说明查阅目的。

（2）外部人员查阅档案，需提供相关证明材料，经批准后方可查阅。

（3）查阅档案时，应遵守国家有关保密规定。

2.保密要求：

（1）采购档案中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应严格执行保密制度。

（2）档案管理人员应加强保密意识，不得泄露档案内容。

（3）保密部门应定期对档案保密工作进行监督检查。

六、奖惩措施

1.对遵守本制度，在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。

2.对违反本制度，造成档案失泄密或档案管理混乱的，依法依规追究责任。

七、附则

1.本制度自发布之日起施行。

2.本制度由采购部门和保密部门负责解释。

3.本制度如与国家有关法律法规相抵触，以国家有关法律法规为准。