公司档案管理及保密制度.doc

公司档案管理及保密制度

TOC\o1-2\h\u5549第一章总则 1

129911.1目的与依据 1

118311.2适用范围 1

8948第二章档案管理机构及职责 1

127332.1档案管理部门设置 1

59112.2档案管理人员职责 2

26588第三章档案分类与编号 2

44233.1档案分类标准 2

100533.2档案编号规则 2

15930第四章档案的收集与归档 2

326364.1档案收集范围 2

139534.2档案归档流程 2

14720第五章档案的保管与利用 2

120415.1档案保管要求 2

119805.2档案利用规定 3

15005第六章档案的销毁 3

126256.1档案销毁条件 3

31826.2档案销毁程序 3

21597第七章保密制度 3

276327.1保密范围与密级划分 3

96047.2保密措施 3

19599第八章违规与处罚 3

76888.1违规行为界定 4

204818.2处罚措施 4

第一章总则

1.1目的与依据

为了加强公司档案管理，保证档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。

1.2适用范围

本制度适用于公司内部各类档案的管理及保密工作，包括但不限于文书档案、财务档案、人事档案、技术档案等。公司各部门及员工均应遵守本制度。

第二章档案管理机构及职责

2.1档案管理部门设置

公司设立专门的档案管理部门，负责统筹公司档案管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，保证档案管理工作的顺利进行。

2.2档案管理人员职责

档案管理人员应具备良好的职业道德和专业素养，认真履行以下职责：

负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；

对档案进行分类、编号，建立档案目录，便于查询和使用；

定期对档案进行检查，保证档案的安全和完整；

严格遵守档案管理的相关规定，保守档案机密。

第三章档案分类与编号

3.1档案分类标准

根据公司的业务特点和管理需求，将档案分为文书档案、财务档案、人事档案、技术档案等类别。各类档案应根据其内容和性质进行进一步细分，保证档案分类的科学性和合理性。

3.2档案编号规则

为了便于档案的管理和查询，制定统一的档案编号规则。档案编号应具有唯一性和可识别性，采用分类编号法，按照档案的类别、年度、流水号等进行编号。

第四章档案的收集与归档

4.1档案收集范围

公司各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等均应纳入档案收集范围。包括但不限于公司的各类文件、合同、协议、报表、报告、图纸、照片等。

4.2档案归档流程

档案归档应按照以下流程进行：

各部门将本部门形成的档案进行整理，填写档案移交清单；

档案管理部门对移交的档案进行审核，保证档案的完整性和准确性；

审核通过后，档案管理部门进行归档，按照档案分类标准和编号规则进行存放。

第五章档案的保管与利用

5.1档案保管要求

档案保管应具备良好的保管条件，保证档案的安全和完整。档案库房应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等。档案管理人员应定期对档案进行检查，发觉问题及时处理。

5.2档案利用规定

公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应遵守档案管理的相关规定，不得损坏、涂改、转借档案。

第六章档案的销毁

6.1档案销毁条件

对于超过保存期限、无保存价值的档案，应进行销毁处理。档案销毁应符合以下条件：

经过鉴定，确无保存价值；

按照规定的程序进行审批。

6.2档案销毁程序

档案销毁应按照以下程序进行：

档案管理部门提出销毁申请，填写档案销毁清单；

公司相关部门对销毁申请进行审核；

审核通过后，由档案管理部门和相关部门共同进行销毁，并在销毁清单上签字确认。

第七章保密制度

7.1保密范围与密级划分

公司档案涉及公司的商业秘密、技术秘密和个人隐私等，应进行严格保密。根据档案的重要程度和泄露后可能造成的危害程度，将档案分为绝密、机密、秘密三个密级。

7.2保密措施

加强档案管理人员的保密教育，提高其保密意识；

建立健全保密制度，严格限制档案的查阅、复制和传播范围；

对涉密档案采取加密、存储等安全措施，防止档案泄露。

第八章违规与处罚

8.1违规行为界定

违反本制度的行为包括但不限于：未按规定进行档案收集、归档、保管和利用；泄露档案机密；擅自销毁档案等。

8.2处罚措施

对违反本制度的行为，将根据情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、撤职等。情节严重的，将依法追究法律责任。