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档案管理与保密制度条例

TOC\o1-2\h\u9257第一章档案管理与保密制度总则 1

187841.1目的与依据 1

70121.2适用范围 1

87841.3基本原则 2

4307第二章档案分类与编号 2

33052.1档案分类标准 2

34502.2档案编号规则 2

2623第三章档案收集与归档 2

168233.1档案收集流程 2

221233.2归档要求与时间 2

22953第四章档案存储与保管 3

296514.1档案存储设施与环境 3

168574.2档案保管措施 3

10669第五章档案查阅与利用 3

179645.1档案查阅权限与流程 3

224445.2档案利用规定 3

1383第六章档案销毁与处置 3

204666.1档案销毁条件与程序 3

178676.2档案处置方式 4

12736第七章保密制度与措施 4

234427.1保密级别划分 4

211167.2保密措施与要求 4

6226第八章监督与处罚 4

286708.1监督机制 4

129568.2违规处罚规定 4

第一章档案管理与保密制度总则

1.1目的与依据

为了加强档案管理，保证档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家相关法律法规和单位实际情况，制定本条例。其目的在于规范档案管理工作流程，提高档案管理水平，为单位的发展提供有力的信息支持。

1.2适用范围

本制度适用于单位内部各类档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用、销毁等管理工作。涵盖了行政管理、业务工作、科研项目、人事管理等各个方面的档案。

1.3基本原则

档案管理工作应遵循以下基本原则：

（1）真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映单位的各项活动和历史事实。

（2）完整性原则：保证档案材料齐全、完整，不遗漏任何重要信息。

（3）安全性原则：采取有效措施，保障档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露。

（4）保密性原则：严格遵守保密规定，对涉及机密的档案进行特殊管理。

（5）便利性原则：档案管理应便于查询和利用，提高工作效率。

第二章档案分类与编号

2.1档案分类标准

档案分类按照内容性质和载体形式进行划分。内容性质方面，分为行政管理类、业务工作类、科研项目类、人事管理类等。载体形式方面，包括纸质档案、电子档案、音像档案等。各类档案根据其具体内容和特点，进一步细分小类，保证分类的科学性和合理性。

2.2档案编号规则

档案编号采用分类编码与流水号相结合的方式。根据档案分类标准确定大类代码，然后在大类下按照时间顺序或业务流程给予流水号。例如，行政管理类档案的大类代码为“XZ”，某份具体档案的编号可能为“XZ2023001”。编号应具有唯一性和可识别性，便于档案的查找和管理。

第三章档案收集与归档

3.1档案收集流程

各部门指定专人负责本部门档案的收集工作。收集工作应按照规定的时间节点进行，保证档案的及时性。收集过程中，要对档案的真实性、完整性进行初步审核，对于不符合要求的档案，应要求相关人员进行补充或修正。收集完成后，填写档案移交清单，将档案移交至档案管理部门。

3.2归档要求与时间

档案管理部门对移交的档案进行再次审核，保证符合归档要求。归档的档案应具备完整的内容、规范的格式和清晰的字迹。归档时间根据档案的类型和重要程度确定，一般分为定期归档和即时归档。定期归档的档案，应在规定的时间内完成归档工作；即时归档的档案，应在相关工作完成后及时归档。

第四章档案存储与保管

4.1档案存储设施与环境

设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。库房内配备适宜的档案柜、架等存储设备，保证档案存放有序。控制库房内的温度、湿度，保持良好的通风条件，为档案的保存提供适宜的环境。

4.2档案保管措施

建立档案保管制度，明确档案管理人员的职责。档案管理人员应定期对档案进行检查，发觉问题及时采取措施进行处理。对珍贵档案和重要档案应采取特殊的保护措施，如制作副本、进行数字化处理等，以防止档案的损坏或丢失。

第五章档案查阅与利用

5.1档案查阅权限与流程

根据员工的工作职责和需要，确定其档案查阅权限。查阅档案需填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容和查阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中，应遵守档案管理的相关规定，不得损坏、涂改、转借档案。

5.2档案利用规定

档案的利用应遵循合法、合规的原则。利用档案时，应根据档案的内容和性质，选择合适的利用方式，如复制、借阅、参考等。利用档案的结果应进行记录，以便于后续的跟踪和评估。对