Outlook-2010使用技巧.doc

技巧一： 功能描述 Outlook 2010?的邮件自动答复功能可以在您出差或无法发送邮件的情况下，自动答复邮件，并向组织内准备给您发邮件的人自动提示外出信息。 操作方法 1.????????单击【文件】-【自动答复】。 2.????????在“自动答复”对话框中，选中“发送自动答复”。“在我的组织内”和“在我的组织外”分别填写上答复内容，然后单击【确定】。 3.????????组织内的用户要发邮件给您时，在发送邮件前，即可得到您正在外出的提醒（如图所示）。组织内或组织外的用户在发送邮件给您后，将收到自动回复的邮件。 技巧二： 功能描述 Outlook 2010?提供了一个垃圾邮件筛选器，通过该筛选器，绝大部分垃圾邮件将不会进入“收件箱”，而是会传送到“垃圾邮件”文件夹，显著减少垃圾电子邮件的数量。 操作方法 例如：阻止来自某个域名发来的邮件，如“@abc.net”。 1.????????单击【开始】-【垃圾邮件】-【垃圾邮件选项】。 2.????????在打开的“垃圾邮件选项”对话框中，选择【阻止发件人】，单击【添加】。 3.????????在“添加地址或域”对话框中输入“@abc.net”。并单击【确定】关闭所有对话框。以后，来自?abc.net?的邮件都将被归放在“垃圾邮件”文件夹下。 技巧三： 功能描述 将自己工作安排的日历共享给其他同事，便于同事合理安排共同协作的时间。 操作方法 1.????????单击【日历】-【共享日历】。 2.????????选择收件人地址，并选择其日历信息的详细程度，单击【发送】，即可将共享日历信息以邮件形式发给相关人员，邀请他们访问您的共享日历。 3.????????收到邀请邮件的人，在邮件中单击【打开此日历】，即可与您的日历并排查看。 技巧四： 功能描述 追踪邮件线索，节省邮件查找时间 操作方法 1.???????利用对话视图查看邮件，可单击邮件标题左侧的三角箭头（如图所示）。 2.???????可看到同一主题的邮件以对话形式联系在一起。 3.???????若要取消默认的对话视图显示方式，可单击【视图】，取消【显示为对话】前的选中状态。 技巧五： 功能描述 一个步骤多个操作，提高常规事务的处理效率 操作方法 1.???????在“开始”选项卡下，按下图所示进行操作。 2.???????单击【新建快速步骤】-【自定义】，此时打开“编辑快速步骤对话框”。 3.???????将名称改为“快速转发”，如下图所示进行操作。 4.???????添加常用联系人的邮件地址，然后单击打开“显示选项”，添加文字等信息。单击“完成”，快速步骤设置结束。 5.???????选中目标邮件，在“快速步骤”中单击“快速转发”，常用联系组的成员即可收到该邮件。 技巧六： 功能描述 清晰、快捷查找出空闲会议室资源 操作方法 1.???????在Outlook日历中，单击【新建会议】，显示“会议”对话框。单击【会议室】按钮，即可选择或搜索可用的会议室。 2.???????选择会议室后，可在右侧的“会议室查找工具”任务窗格中，查看到所选会议室的可用状态（建议时间）。 3.???????发送会议邀请之后，该会议室即被预定。其他人若要预定同时间段的同一会议室，将看到会议室已被预定的提示。 技巧七： 功能描述 可利用图片工具对图片进行压缩，控制邮件大小 操作方法 1.???????选中邮件中的图片，单击“图片工具”下的【格式】-【压缩图片】。 2.???????在“压缩图片”对话框中，选中“电子邮件”，并单击【确定】，完成压缩。 技巧八： 功能描述 对邮件进行实时语言翻译 操作方法 1.???????双击打开邮件，在“邮件”选项卡下，单击【翻译】-【翻译屏幕提示】，开启翻译屏幕提示功能。 2.???????将鼠标指向一个单词，此时会出现一个浮动窗口显示翻译。单击小窗口上的?按钮，即可播放单词发音。 技巧九： 功能描述 不打开邮件附件的情况下预览这些附件 操作方法 1.???????在邮件列表中，选择包含附件的邮件。单击该附件即可进行预览。 2.???????如果附件是演示文稿文件，您甚至可以在预览时单击幻灯片，切换到不同的幻灯片。 技巧十： 功能描述 当多封邮件需要转发时，可以将多个邮件作为附件添加到邮件进行转发 操作方法 1.???????选中收件箱里的多个邮件，如下图所示进行操作。 2.???????这些邮件将以附件形式附加在当前邮件中。 技巧十一： 功能描述 获取联系人的信息更新和往来记录 操作方法 1.???????通过网络社区，可以查看联系人相关信息。如下图所示进行操作。 2.???????单击“?”即可查看与其来往邮件中的所有附件。单击“?”即可查看与其参加的共同会议。 技巧十二： 功能描述 快速查找项目 操作方法 1