第三章公文写作的体式、规则与稿本.ppt

第三章 公文写作的体式、规则与稿本 第五节 公文稿本及其使用 三、文本 （二）副本 副本，又称抄本，原意是指根据正本另行复制、誊抄的正式公文。由于现代印刷技术的发展，副本和正本往往同时印制出来，故两者在内容和形式上并无区别。副本的作用主要是代正本供人们传阅、参考和备考使用。 第三章 公文写作的体式、规则与稿本 第五节 公文稿本及其使用 三、文本 （三）存本 存本，是指发文机关留存的印制本，是作为对外发出的正本的样本留作查考使用的。存本上不必盖印和签署。存本被作者自己留存下来，目的是作为定稿相对照和检查正本文件发出后是否达到了预期效果，当发生疑问，用存本与定稿核对，以分清内部与外部的责任。因此，保留存本时应与定稿留存在一起，同时立卷归档。存本留存的份数可根据实际需要而定，有的留存一二份，有的可留存三五份。 第三章 公文写作的体式、规则与稿本 第五节 公文稿本及其使用 三、文本 （四）试行本和暂行本 试行本和暂行本，主要用于法规性文件，如章程、办法、条例等。试行本是在文件制发机关认为文件内容还不够成熟，有待于通过实践总结经验，才能最后修改定稿时，为了稳妥起见，往往先用试行本的方式发布试行。暂行本是制发机关认为一时还来不及制订详细周密的规定时，先发一个暂行的文件，经过一定时期，积累经验，经过修订后再发布正式规定。试行本和暂行本在本质上没有什么区别，但试行本着重强调试行，暂行本着重强调时间。试行本和暂行本是具有实际执行效用的正本，应当认真贯彻执行。领导机关应少用和不长期使用试行本和暂行本。 第三章 公文写作的体式、规则与稿本 第五节 公文稿本及其使用 三、文本 （五）各种文字文本 各种文字文本，是指同一份公文而文字不同的文本。同一份公文，有时可能有两种以上的文字文本。在我国少数民族自治地区，为了工作方便，发文机关往往同时使用汉文文本和当地民族文字文本，如蒙文、藏文、维文文本等，以便汉族和兄弟民族干部和群众阅读。两种文字的文本都是正本，同时有效。 外事工作使用的文件，有中文文本和外文文本（如英文、法文、德文、俄文文本等），我国与某国之间签约、协议等，须同时规定以何种文本为准。比如：规定协议双方两种文字文本具有同等效力，同时有效；或者规定在双方就文件的内容和文字解释上发生争议时，以某种第三种文字文本为准。 第三章 公文写作的体式、规则与稿本 第五节 公文稿本及其使用 三、文本 （六）修订本 修订本，是指对已经发布生效的公文，嗣后经过实践检验，为其更加完善而重新进行修改后再行发布的文本。从修订生效之日起，原有的文本即失效作废。 第三章公文写作的体式、规则与稿本 第三节 公文的体式 （八）主送机关 主送机关是指公文的主要受理机关，即要求其主办、答复或知晓文中事项的单位。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。 确定一个文件的主送机关是谁，是一个、几个还是一大批，必须遵循两个原则： 一是文件的内容和工作需要； 二是隶属关系，不能随便乱送。 一、公文的书面格式 第三章 公文写作的体式、规则与稿本 第三节 公文的体式 （九）正文 正文是文件的主体和核心部分，要叙述出文件的内容，传达发文机关的意图。正文的撰写必须注意以下几点： 1、要注意符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策以及上级机关的有关规定。 2、要有针对性，即以实事求是为根据，分析问题，解决问题，做到有的放矢。 3、一般应一文一事，做到事由集中明确、重点突出。 4、要做到逻辑严密，层次清晰，条理清楚。 5、具体措施或意见要符合实际，明确具体，切实可行。 一、公文的书面格式 第三章 公文写作的体式、规则与稿本 第三节 公文的体式 6、语言要准确、简洁、规范。 7、用数字表示多层次结构序数，第一层用“一、”；第二层“（一）”；第三层用“1、”；第四层用“（1）”。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体标注。 公文首页必须显示正文，一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。 一、公文的书面格式 第三章 公文写作的体式、规则与稿本 第三节 公文的体式 （十）附件说明 公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下一行左空二字用3号仿宋体字编排“附件”二字，后用全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．××××××× ）；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 一、公文的书面格式 第三章 公文写作的体式、规则与稿本 第三节 公文的体式 （十一）发文机关署名 公文要署发文机关