文件与资料管控程序.doc

文件和资料管控程序 文件编号：CX-11 版 本：第二版 制订日期：2007年3月10日 拟案单位：企管部 部门会签 财务部 企管部 技术部 供应部 仓储部 客服部 大自然 时代 大自然＆时代品控 大自然＆时代设备 大自然＆时代 经营 副总 金峰 核准：管理者代表 核准日期： 批准：总经理 批准日期： 发 行 章： 1．目的：明确公司文件的控制要求，以及文件的编制、审批、发放与更改的程序，确保各部门使用文件的有效版本，防止误用失效文件及作废文件。 2适用范围适用于质量管理体系文件和资料的管理包括范围的外来文件。 3职责3.1.集团总经理负责对； 3.2.管理者代表负责对审；3.3.分公司总经理负责对操作规程进行核准，对分公司行政性文件、通知通告进行核准； 3.3.包装总部技术部负责对客户规范、内控标准进行核准； 3.4.包装总部客服部负责对客户资料进行归档； 3.5.部门经理负责相关的程序文件、作业指导书、操作规程、管理办法的拟定和修改； 3.6.企管部文控中心负责文件的登记、编号、受控、发放、更改、回收、更换、归档、注销、 作废、销毁； 3.7.企管部文控中心负责对国家标准、行业标准等与认证有关的外来文件和资料3.8.客服部负责对产品图纸、样品、检验标准料等.9.文件持有人负责文件和资料的使用和保管。 4.文件分类： 4.1.体系文件：质量手册、程序文件、质量计划、作业指导书、操作规程、表单； 4.2.管理文件：管理办法、规章制度、红头文件、通知通告； 4.3.外来文件：行业标准、国际国家标准、客户资料、政府文件、各类证书； 4.4.合同文本：合作合同、采购合同、劳动合同； 4.5.质量手册为一级文件；程序文件为二级文件；质量计划、作业指导书、操作规程、管理 办法、规章制度为三级文件；表单和质量记录为四级文件； 5.文件编码： 5.1.体系文件 CX ------------XX 序号 程序名称缩写 例举：图示1 5.1.3.作业指导书、操作规程、质量计划； ZY ------ ---- XX 序号 作业名称缩写 5.1.4.表单 BD ---------- XX 序号 表单名称缩写 5.1.5.体系文件还应有统一的标识：文件名称、文件编号、版号、发放编号、修改记录及文件的生效日期。 BF ---------- XX 序号 管理办法名称缩写 5.2.2.红头文件：按照红头文件颁布的日期编列顺序号，集团总公司为总［0701001］文，07 表示年份，01表示月份，001表示当月总公司发出的第1份文件。分公司类似编号， 例如金峰发出的红头文件为金峰［0701001］文，以此类推，以下同（图示2）。 5.2.3.通知通告：按照通知通告颁布的日期编列顺序号，集团总公司为通总［0701001］，07 表示年份，01表示月份，001表示当月总公司发出的第1份通知；分公司同样编号， 例如金峰发出的通知为通金峰［0701001］（图示3）。 5.3.外来文件的编码： 5.3.1.行业标准、国际国家标准：按时间顺序排列，编码为标准［001］文； 5.3.2.客户资料：以客户名称取为文件名称，每一客户的文件按时间顺序排列，如明基电通 公司发出的第1份文件，编码为明基电通［001］文； 5.3.3.政府文件：按时间顺序排列，编码为政府［001］文。 5.3.4.各类证书：按时间顺序排列，建立证书扉页，编码为证书［001］文。 5.4.合同文本的编码： 5.4.1.合同文本的编码按时间顺序排列，按类别分为合作合同、采购合同、劳动合同，编码 分别为合作［001］合同；采购［001］合同；劳动［001］合同； 6.文件的制作与批准： 6.1.体系文件的制作和批准： 6.1.1.管理者代表拟定质量手册，质量手册应包含公司的质量方针和质量目标，以及公司整 体质量体系运作描述，拟定完毕后呈集团总经理批准； 6.1.2.部门经理负责根据实际情况，从改善整体作业流程的角度来拟定程序文