采购部管理与制度.doc

采购部管理制度 文件编号： 版 本： A/0 控制状态： 发放编号： 使用部门： 2013年12月17日发布 2013年12月17日实施 编制：采购部 审核： 审批： 第一章 采购物资计划管理办法 为合理使用资金控制适量库存，满足需求、保证物资采购符合适质、适量、适价、适时的要求特制定本办法。 计划的分类 1.1月度计划 1.2 周计划。生产管理中心合成、加工、等应对备品备件按实际需要申报周计划。 1.3 临时计划。临时增加生产任务、设备临时整改等所需物资，加工产品涉及的采购物资，招待用品及备品备件等急需的物资，申报临时计划。 1.4 项目计划。涉及新上项目，项目整改、基建项目应申报项目计划。 计划的申报部门与审批 2.1生产管理中心所需的原辅材料、包装材料 2.2生产管理中心所需的设备、配件、电器、仪表等，由生产部申报， 2.3安环部所需的设备、仪器、配件、化学试剂、机电仪、安全消防设施、劳保用品等由安环部申报， 2.4品管部、技术部所需的设备、仪器、化学试剂等分别由部、技术部申报， 2.5办公用品、生活用品、招待用品等由申报，负责人，总裁审批。 2.6新项目、项目整改、基建所需材料，由该项目管总经理审批。 2.7相关部门所需的其他物资,由相关部门负责人申报、该部门分管总经理审批。 2.8审批权限，由董事长授权，另行规定。 2.9详细见ERP审批流程。 计划的申报时间与要求 3.1月度计划在上月25号申报。 3.2周计划在本周的星期五申报本周报下周计划。 3.3临时计划在相关部门收到工作任务落实单（联络单）、要货计划及有关领导指令即时申报。 3.4新项目、项目整改及基建计划在项目实施前申报。 3.5申报部门填写申报计划时，要充分考虑库存情况和实际需求，要注明所需物资的数量、规格型号、质量标准到货日期。 3.5.申报定 3.5.2申报工程计划时要详细工程量、质量要求及负责本工程 3.5.3申报设备维修计划时质保期内的使用工作联系单直接报采购部；质保期之外的应通过ERP进行申报注明设备的生产厂家、购进日期、简单的 3.5.4特殊情况急需采购的物资（停电或网终出现故障可采用计划单，但审批程序仍按上述规定执行；使用手工申报的计划ERP补报采购计划，同时在摘要注明补报计划。 3.5.5募集项目的采购计划在申报计划时应注明募集项目名称。 .5.6申报人员对所报物资的名称应力求规范，系统中不得出现一种物料多个名称。 3.5.7新增物料名称时需由采购部、生产部、设备部、信息部等相关部门共同签字确认。急需采购的物资，申报部门在采购计划表中标明。 3.申报部门对所购物资质量要求（或特殊要求）必须填写清楚，并由相关部门确认后申报。 计划的变更与撤消 4.1计划需增加、减少、变更（规格、型号、质量要求等）的，原申报部门应立即向采购部门通报。书面增补计划或书面说明计划减少的数量及变更的具体要求。 4.2计划需撤消的，原申报部门应立即书面通知采购部门、停止采购。并说明撤消的原因。 4.3计划减少、变更、撤消，原申报部门都应当在采购合同签订前通知采购部门。 计划的落实与跟踪 5.1采购部接到审批的计划单，及时核对计划采购物资的品种、数量、规格、型号、质量等要求，发现计划填写不全或有疑问之处，及时与申报部门沟通。 5.2采购部应根据申报计划的缓急急需物资应当优先。 5.3采购部在充分了解需购物资要求的前提下,按《》中的相关要求，调查市场行情。当供应商交货期无法满足需求的，应当书面告知原申报部门，并与部门共同研究落实补救措施。 5.4业务经办人在接到《供应商推荐意见表》及提交的物资采购计划单，及时与供应商联系，有不明之处，及时与原申报部门沟通，按《采购》中的相关要求签订采购合同。 5.5采购部跟踪合同（计划）履行，当发现供应商无法在约定的期限交货，及时书面通报原计划申报部门、调研部采取补救措施。 5.对相关部门未能及时申报计划或采购部门未能按计划及时采购错报多购的，要及时追查原因，落实相关人员的责任。 特殊材料包材计划允许放5-10%的余量，如超此范围申报造成浪费，对计划申报人、审核人、审批人予以追究，分别承担浪费部分的20%、10%、5%。 5.8 5.9仓库要按日上报库存情况，保管发现不正常库存的物资，要及时上报，有问题不及时上报造成损失的，要追究保管员的责任。 本办法由采购部负责起草，如在试行过程中发现问题需时修订完善。 第二章 采购前后台管理制度 目的 为了降低采购成本，提高经济效益，更好地防范采购风险，制定本办法。 范围