广东利华物业集团文档管理制度(8P).doc

PAGE  广州利华物业管理有限公司 文档管理制度 （试行稿） 编制 日期年 月 日审核 xxx日期2007年6月11日批准 xxx日期2007年6月11日  修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人 目 录 目的……………………………………………………1. 范围……………………………………………………2 职责……………………………………………………3 方法和过程控制………………………………………4 分类………………………………………………4.1 编制………………………………………………4.2 更改………………………………………………4.3 传阅………………………………………………4.4 存档………………………………………………4.5 电子文档的管理…………………………………4.6 保密………………………………………………4.7 查阅、借阅………………………………………4.8 下发、作废处理…………………………………4.9 签收、传递及报批………………………………4.10 考核与奖惩………………………………………4.11 附则……………………………………………………5 目的 规范公司各职能处室和各项目的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，并满足文件的价值，使其可提供适宜的培训、重复性和可追溯性。 范围 适用于公司本部及在管物业项目的文件、文档、合同分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借阅、下发、作废及电子文档的管理，本制度同样适用于合同的一般管理，合同管理制度另有规定的除外。 职责 总经办负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。 各职能处室及项目负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理。 总经办负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。 方法和过程控制 文件的分类： 为满足不同需要及质量改进，公司应对于各类文件予以分类。 4.1.1 公司内部管理文件：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结等文件。 4.1.2 公司对外往来文件：以公司名义与政府部门、相关业务单位及其它单位往来文等。 职能部门/项目文件：以职能部门及项目名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请示报告等。 业务报告：项目的调研报告、可行性研究报告、费用收缴情况、审计报告等。 4.2 文件的编制 为评价公司管理体系的有效性和持续适宜性，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，没有错别字。 文件标题定为一号黑体字加粗，文件编号为宋体小四号，目录为宋体三号字，称谓为宋体小三号字加粗,段落标题为宋体四号加粗，文件内容为宋体小四号字,落款为宋体四号字,主题词为宋体四号字。 文件编码规则为： LW+（职能部门/项目编码）+（项目内部门简称）+文件简称+年度+编号+文件保密级别 如总经办07年度第1份呈批件（机密）：其编码格式为：LW01呈[07]001A 如xxxx工程部07年度第3份呈批件（内部资料）： 其编码格式为：LW12工呈[07]003C 公司需存档文件使用字号索引 序号字适用范围1通公司通知,通告性文件2呈下级向上级请批性文件3合合同会签表4章公章使用审批表5会会议纪要6申物资申购单7联工作联系单8催催办通知书9函公司对外信函式文件10单公司行政奖罚单11制公司名义颁发的制度12规职能部门颁发的规范 公司职能部门及项目编码索引 职能部门总经办01　人力资源部02　保安部03　财务管理部04　品质督导部05　客户服务部06　工程部07　备用08　备用09　备用10项目xxxx项目11　xxxx项目12　南湖xxxx项目13　从化xxxx项目14　xxxx项目15　xx项目16　会所17　皇家国际公寓18备注：LW为利华物业首个拼音缩写； 项目内部门以部门名称第一个中文作简称 如文件字号，代码根据实际需要有所增减可详见附件《广州利华物业管理有限公司文件编码索引》更新 日常零星的通知类且不用存档的文件，可不用编号。 各职能部门/项目内部通行文件编码规则自行制定，报总经办备案。 各职能部门/项目规范文件的版本编制： 各类文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式