《大型会议(活动)的策划组织和接待》.ppt

大型会议（活动）的策划组织和接待汕头市药业商会秘书长 李文英 接待无小事 接待无小事。做好接待工作，是企业赢得客户资源的关键。接待工作必须全面考虑，周密安排，注意每一个细节，以防待客不周。 接待塑形象。接待是会议（活动）礼仪中的一个重要方面，规范的接待工作，能起到塑造组织形象的重要作用。主要包括餐饮、茶叙、住宿、返程票、通讯、来宾贺礼、纪念品、娱乐活动等。 第一章 会议（活动）策划组织 第二章 个人礼仪 第三章 接待礼仪 第四章 用餐礼仪 第五章 乘车礼仪 第六章 参观游览礼仪 CONTENTS 目 录 第二章 会议（活动）策划组织 ■ 精心准备周密安排 ■ 发出通知或邀请 ■ 现场布置及会后工作 ■ 座位安排 一、精心准备周密安排 企业大型活动主要包括： 年会、庆典、讲座、培训、论坛、发布会、研讨会、座谈会、招商会、订货会、展览会、庆功会、表彰会 会议（活动）的工作量、简繁程度，随会议（活动）级别、规模、主题的不同而不同。会议（活动）前一定对每个细节都考虑周详，安排周密，防止出现疏漏。 （一）精心准备会议（活动）工作 1、确定主题（要讨论、研究或部署、解决的问 题）和议程（顺序+项目）。 【大型类一般需要制作背景图（条幅或喷彩）】 2、确定地点、时间和规模（参加和邀请范围）。 3、筹集奖品/礼品，列表。 4、组织表演节目，列表。 5、成立会务组，既分工又合作。 总指挥：负责全场的掌控、安排与协调。 文秘组：起草、编辑、装订所需会议资料和会务资料，联系媒体宣传等。 接待组：负责接待迎宾工作。 物资组：搬/装礼品、发礼品、发奖品、备酒水等。 签到组：签到、戴花、引座、发资料、摆桌卡等。 声控组：操作电脑、配合音响师、摄影师、录像师等。 清场 6、其他工具（代表证、笔、 小本子等）。 （二）周密安排接待迎宾工作 1、对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国/外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，再安排与客人 身份、职务相当的人员前去迎接。 2、提前与客人沟通，了解客人的生活习惯、饮食禁忌，根据客人的身份及预留时间预定入住房间，合理安 排食宿。 3、出于方便客人的考虑，对其停留期间所需使用的交 通工具，应由接待方全程负责。 4、安排参观游览，需拟定好活动计划、日程安排等介 绍材料。 二、发出通知或邀请 （一）通知：同级、下级，不高于本级，带强制性，必须参加。——对内 （二）邀请：同级、上级，不低于本级，礼节性，不用必须参加。——对外 三、现场布置及会后工作 （一）现场布置： 1、场地、会标、桌椅、灯光、鲜花、桌牌、座次安排、水果茶水、卫生等事项。 2、其中座次安排应讲究。按照中国的礼仪习惯，主席台为上、前排为上、居中为上、对门为上、左为上（国际右为上）。 （二）电子设备：音响、话筒、显示设备（电脑、投影仪）、白板等其他设备。 （三）相关资料：通常装到文件袋中发给来宾 1、会议资料：针对会议内容的文件、讲话稿 2、会务资料：参加人员（姓名、单位、职务、 电话、住房间） 3、会务安排：会务组名单、用餐、行程活动 安排表 4、其他：会议须知（会议要求）、代表证、 笔、小本子等 （四）摄影摄像： 1、掌握一定专业知识的摄影摄像人员。 2、根据会议的级别、规模等不同情况进行。 3、会议现场、会后合影 （五）文秘工作：会议记录，随时提供会议要求的其他资料。 （六）会后工作：起草会议纪要、会后工作的落实、联系媒体报道情况、有关材料的发送归档等工作。 小 结 会议（活动）工作流程安排（前） 会议（活动）工作流程安排（中） 会议（活动）工作流程安排（后） 规则：左为上，右为下。 （一）开会时： 主 席 台 2 1 3 5 4 四、座位安排 台 下 会 场 主 席 台 1、 台 下 会 场 1 2 3 4 单数 双数 2、 （二）合影时： 2 1 3 5 4 第二排 摄 影 师 第三排 …… 第三章 个人礼仪 礼仪——即一定场合人们应遵守的行为准则和交往规范。 商务礼仪——是指在商务场合中，人们相互交往时应遵循的行为准则和交往规范。 商务礼仪是商务人员内在素养的外在表现，它直接反映商务人员的综合素质。 商务礼仪的目的： 1、提升个人素质 2、方便交往应酬 3、维护企业形象 一、仪容 1、面部清爽无污，双手清洁，指甲短而净，口气清新