会议接待策划方案.doc

会议接待策划方案

会议接待策划方案

会议主题：“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF十大品牌“新地标产品”崛起评选

会议时间：2015年12月5日至2015年12月6日

（早9：00-晚6：00）

下榻酒店：XXX温泉度假酒店

四、会议地点：云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路16号云南创新生物产业孵化器

五、环境布置

会场外区域布置

酒店外围环境：含本次会议主题的欢迎横幅

会议室外围环境：孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域

会场内主要区域布置

会议桌桌摆放：课桌式摆放，水牌的摆放

会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等

会场氛围：主题布标、背景音乐

11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍，包括空调，灯，话筒，投影等。

12、准备安全应急预案

会议迎候服务（会议开始前30分钟门口迎候）

1、精神饱满，微笑有礼在门口迎候客人，请宾客签到、发放资料（会议资料、评分表及会刊）、引领宾客就坐。（迎宾是否招募志愿者？还是工作人员？）

2、会议厅入口大门开启，客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。

会议服务程序

工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。

2、当客人来到会议厅时，礼貌热情地向客人问好，指引入座。?

3、工作人员再次确认话筒是否开启状态（以防其他原因关闭），尤其主席台需特别关注。

4、先到达的客人入座后，提供饮用水服务。?

5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求，分辨会议客人，防止其它不相关人员对会议客人的干扰，尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导，尤其是会议主管要加强现场管理。?

6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。?

7、会议中间休息，要尽快整理会场（如：桌椅等），添补和更换各种用品（如：水杯、矿泉水、纸、等）。?

?会议结束服务

1、打开会议厅大门，引领客人到出口。?

2、工作人员应站立门口，微笑向客人道别。

3、工作人员应主动检查一遍会场，看是否有遗留物品等，设施设备有否损坏，如有问题及时与会务组联系并做好记录。?

4、找合适机会询问主办方意见或建议。?

5、通知孵化器物管派人清扫会议现场、桌椅归位，撤下会议所用物品。?

会议流程细节

12月4日：

全天在酒店或云南创新生物产业孵化器报到

宾客到达酒店入住以后，拨打云南省南亚国家科技商贸促进会对接人员电话，由对接人员进行登记完成报道。或直接来到南亚促进会像工作人员进行报道。

12月5日：

8：30-9：00迎接与会宾客签到并进场就座

9：00-9：15与会相关领导发言致辞

9：15-9：30国际食品安全协会及协会项目介绍

9：30-10：30与会约20家企业演讲并进行打分（企业及企业产品介绍）

10：30-10：45进行茶歇休息

10：45-11：30与会约15家企业演讲并进行打分

11：30相关领导或主持人宣布上午会议结束

11：30-14：30午餐、午休并返回会议室

14：30-15：30与会约20家企业演讲并进行打分

15：30-15：45进行茶歇休息

15：45-18：00与会约35家企业演讲并进行打分

18：00相关领导或主持人宣布当日会议结束

18：00-20：30返回酒店食用晚餐并举行供应商与销售平台、产业链平台对接活动

注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排

12月6日

9：00-10：00主持人宣布今天会议开始；与会约20家企业演讲并进行打分

10：00-10：15进行茶歇休息

10：15-11：30与会约25家企业演讲并进行打分

11：30-14：30午餐、午休并返回会议室

14：30-15：30与会约20家企业演讲并进行打分

15：30-15：45进行茶歇休息

15：45-17：00与会约30家企业演讲并进行打分

17：00-17：30根据打分表统计进行优秀产品/企业评选

17：30-18：00公布第六届国际食品安全年会——农业（食品）十大品牌评选入选名单公布

18：00主办方宣布本次会议圆满结束并致答谢辞

18：30返回酒店举行晚宴并由主办方向与会宾客赠送礼品

注：按照每家企业约3分钟时长来进行演讲安排