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质量管理体系文件的控制和分发

作为一家企业，建立完备的质量管理体系文件是十分必要的。

这些文件不仅包括质量方针、质量目标、质量手册，还有操作手

册、程序文件、工作指导书、记录表等等。建立这些文件旨在帮

助企业更好地控制质量、规范工作流程、提高运作效率。但是，

光建立质量管理体系文件还是远远不够的，如何控制和分发这些

文件同样至关重要。

一、控制质量管理体系文件的必要性

质量管理体系文件是质量管理体系中的重要组成部分，它规范

了企业的各项工作流程、制定了质量策略和目标，对于企业合法、

规范、高效地运作具有重要的指导作用。如果这些文件失去控制，

会对企业的质量管理体系产生重大危害。

首先，如果缺少适当的控制，容易让过时的文件、失效的文件、

错误的文件流传下去。这在企业中是很危险的，不仅会浪费人力

物力，而且会造成各种混乱和错误。其次，在使用质量管理体系

文件时，如果没有准确、及时的文件控制，容易使操作程序不规

范、不标准化，缺乏连贯性和协同性，影响企业正常运作。最后，

文档控制是企业合法合规运营的重要前提，企业需确保能够盯住

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文档手段，必要的安全保密措施，防止泄露、篡改、丢失等情况

发生。

所以，建立和维护一个完善的质量管理体系文件控制制度是企

业质量管理体系建设中不可或缺的一步，必须合理规范地控制好

每一份文档的获取、更新、备份及访问等操作，确保其规范化、

透明、可操作。

二、质量管理体系文件的控制

1、制定明确的文件命名规则

为了让人们容易地识别和识别质量管理体系文件，一个清晰和

详尽的文档命名规则可以提高管理和协调文件的效率。文件名应

包含必要的信息，如文件序号、文件名称、文件版本号、适用范

围、文件作者、文件生效日期等。

2、建立文件控制清单

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建立文件控制清单，对每一份文件进行记录。在清单上必须标

明文件名称、版本、最新更新时间、文档责任人、文档存放地址，

保障文档的可操作性。对文档控制清单进行及时更新，并按时间

周期或变更情况进行定期检查，用以禁止任何未经过授权的修改，

确保文件的质量，能够快速地追踪门部文件来源。

3、制定文档更新管理制度

质量管理体系文件需要根据企业运营和管理的变化不断更新和

完善，为了保证文档的有效性，制定一套完整的文档更新管理制

度刻不容缓。在进行文档更新和变更时，必须审查和审核，审批

后才可对文件进行更新，进行及时快捷的更新、修订、再生产，

满足企业的需求和要求。

4、建立合理的权限管理体系

保障文档的安全性，保护公司机密性质，需要设立文档安全权

限管理系统，对多个层级进行控制。通过对不同人的权限进行分

离，在使用过程中，使用者可根据不同的权限查看、编辑、管理，

对文档形成完整的流程管理，保障文档的有效性和使用和安全性。

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5、《质量手册》得特别重视

质量手册是公司质量文档管理的核心，是整个质量管理体系的

基础文件。因此，对其控制的核心在于建立良好的文档控制制度，

每个环节严格执行流程。同时还需要对其定期会审，把握手册的

有效性，进行全局上的调整更新。这个手册的建立，能够更好的

促进和引导全员参与质量体系的建设，也能够更好的维护日常工

作