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企业质量管理论文：电子化趋势下企业质量管理体系文件控制研究 【摘要】本文结合企业信息化的发展，探讨文件原始性以及文件控制特征等概念，并对质量管理体系电子文件的控制提出一些设想建议，以促进企业质量管理水平的提高。 【关键词】文件控制 质量管理体系 电子化 企业档案管理 实施对质量管理体系文件的控制是控制产品及过程质量的先决条件。然而，随着企业信息化的推进，尤其是CAD/CAM应用，办公网络化、电子商务的运用，企业经营管理中出现了大量的电子形式的数据（以下称为电子文件），这些在生产、销售、研发和管理等工作中产生的海量电子文件已经涌入到质量管理体系当中。本文将对电子化环境下文件控制以及质量管理体系认证的相关规定加以对比分析。 一、质量管理体系文件控制 电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。从企业经营活动的角度来理解，电子文件是企业人员在各种生产、销售、研发和管理等工作中使用计算机等智能化设备时产生的电子媒介记录。即，这些有保存价值的电子文件将被纳入质量管理体系文件控制的集合中，如图1所示。 目前，质量管理体系认证所引用的标准是国家标准GB/T19001-2000和国际标准ISO/9002:1994、ISO/CD2 9001:2000，它们都规定了文件控制的范围必须是质量管理体系运行所要求的所有文件①。国际标准ISO/CD2 9001:2000对文件控制提出的明确要求是，文件是质量管理环境的重要组成部分，将文件 控制作为重要资源列在了质量管理体系5.6条款之中。国家标准GB/T 19001-2000第4.2.3条款对质量管理体系的文件控制提出了明确要求。企业发布文件，需满足五个方面的要求：1.文件发布前得到批准；2.文件的更改受到控制；3.使用的场所得到适用的版本；4.必要时的评审更新与再更新；5.作废文件的控制。因此，所有受控文件除了贴有“受控”标签外，还应该注明“分发号”、“作废”等印章。这些标签、印章等记录在纸质文件上可以清晰显示出来。如何在电子文件中做上印记、并安全地传输、显示给相关部门、人员，GB/T19001-2000并没有明确。 文件控制包括版本、载体等诸多方面。版本控制主要是针对在体系文件的文献特征来展开的，而文件载体则涉及到了一个更为本质的问题——原件。对于传统纸质文件，载体原始性与内容原始性具有内在的固有联系，原件对其承载内容信息的原始性能起法律证明作用。纸质文件上的“印章”对电子文件不会起到任何作用。电子文件的载体原始性与内容原始性是分离的，须依靠软件技术给电子文件加上“数字水印”、“电子签名”或者“电子印章”等印记，以便把内容和形式统一起来②。 二、现状及问题 采用电子媒介发布质量管理体系的文件是行业所提倡和采纳的，但同时存在很多的疑虑③。如，有没有阅读电子文件的相应设施与环境，系统维护是否造成电子文件丢失，能否及时更新与备份电子文件等；企业有没有建立相应的文件管理制度，所使用的软件能否与管理规定保持一致；网上审批、更改控制能否实现，随意下载复制怎么办，等等。这些是在发布质量管理体系的文件时，控制电子文件遇到的新的问题。其实，质量管理体系的文件管理系统还有检索、复制、传递、跟踪以及版本控制等环节，也将遭遇到信息技术带来的挑战。尤其是在文件控制问题频繁发生问题的检索、借阅等环节，质量管理体系必须保证所有文件（无论是纸质的还是电子媒介的）始终处于受控状态。 单从文件的载体进行分析，电子文件原始性需要三种要素来构成：内容真实、流程合法、技术有效。加载了“数字水印”的电子文件是否就具有证据性，这是公安司法关注的问题，目前尚未形成统一认识和一致处理定式。原因是除了在立法体系方面没有完善以外，仍存在着理论上的困难和技术实现上的不确定性。面对质量管理体系电子文件的控制问题，目前各管理部门并没有在这个问题上达成统一协调的管理体系。在有些企业，质量管理体系分成为“OA”和“MIS”两套系统，必须将文件输出到“硬拷贝”载体上，并以纸质载体的文件作为唯一有效的控制文件。这是对电子文件的特点认识不够造成的，对企业是一种浪费和低效。制定质量管理体系中电子文件控制的整体方案，应从文件生命周期的角度分门别类地提出相应的具体措施，如符合标准配置的信息系统、PDF格式的文件、安全文件系统方案、公文传输系统解决方案以及加密软件等若干技术措施。工作流管理技术是对文档、信息和任务的自动化支持，配合标准化的文档格式，是可以承担在网络环境下保护文件原始性的任务的。 三、建议措施 面对企业质量管理体系的电子化趋势，笔者建议相关企业应做好以下几点工作： 1.采取制度化措施形成各司其职的机制。企业可制定各种规范和标准，一方面是对设备的规格、运行、使用提出要求，另一方面还为质量管理体系文件控制提供“依据”。 2.发挥企业档案部门