大学课件：秘书学概论第六章秘书工作规律与方法.ppt

（二）秘书信息沟通工作的具体方法 根据秘书信息沟通对象的不同区分 1.纵向信息沟通 （1）上行沟通 （2）下行沟通 2.横向信息沟通 根据秘书信息沟通所使用工具的不同区分 1.语言信息沟通 （1）口头语言信息沟通 （2）书面语言信息沟通 （3）态势语言信息沟通 2.网络信息沟通 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 * 四、秘书工作进程调度方法 （一）ABC重点管理法（ABC Analysis） (二)分解工作降低难度法 (三)随机应变灵活处理法 * （一）ABC重点管理法（ABC Analysis） ABC重点管理法,又称帕累托分析法、主次因素分析法 、ABC分析法、分类管理法。它是根据事物的经济、技术等方面的主要特征，运用数理统计方法，进行统计、排列和分析，抓住主要矛盾，分清重点与一般，从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法。 * (二)分解工作降低难度法 采取分解工作降低难度或交替做事的方法。 如尽可能把复杂的工作分解成小的行动，把大块时间妥善分段，降低工作难度再各个击破关键工作。 * (三)随机应变灵活处理法 领导突然交办或临时出现的工作打乱了正常的工作秩序，往往造成秘书措手不及。突发性事务的特点是急迫。虽然此类工作占秘书工作总量的比例并不高，但对秘书工作的影响很大。解决好突发性的事务： 一靠平常培养的硬功夫（文字能力、表达能力、人际关系、办事能力） 二要有良好的心理素质（切忌产生急躁情绪） 三是有较强的应变能力 * 五、秘书工作时间调度方法 在一切资源中，时间是最稀有的资源，又是一种最易流逝的资源。 (一)科学计划使用时间法 (二)弹性管理时间法 (三)统计时间法 (四)提高时间利用率法 * (一) 科学计划使用时间法 秘书计划使用时间法，就是根据领导工作的需要，在保证工作质量和完成工作任务的前提下，对工作时间有计划地使用，定出完成各项工作任务的时间使用标准，并按照时限完成任务，克服时间使用上的盲目性和随意性。 * (二) 弹性管理时间法 秘书必须在整体时间安排上适应领导工作的需要，而在时间的具体运用上灵活主动。由于秘书工作涉及的相关因素较多、变化较大，因此，在时间管理上要留有余地，保持一定的弹性，各项工作不要安排太满，要留有机动时间。 * (三)统计时间法 通过对实际消耗时间的记录统计，来诊断时间利用率和有效性，找出浪费时间的因素，提出减少浪费时间的措施，以实现科学管理时间的目标。 * （四）提高时间利用率法 1.提高单位时间的利用率 2.建立正确的时间观念 3.合理使用零碎时间 4.有效利用节约时间的工具 * 思考训练与教学互动 1.如何理解秘书工作的一般规律？ 2.如何正确运用秘书工作的特殊规律？ 3.简述秘书协调工作方法的类型。