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物资采购入库及往来帐管理办法

一、总则

1.为加强单位物资采购、入库以及往来帐的管理，规范相关业务流程，保障物资供应质量，确保财务数据准确，特制定本办法。

2.本办法适用于单位内部所有涉及物资采购、入库及往来帐核算处理等相关工作的部门和人员。

二、物资采购管理

（一）采购计划

1.各使用部门应根据实际业务需求、生产计划、库存情况等，提前制定物资采购计划，填写《物资采购计划表》，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购时间以及用途等详细信息。

2.《物资采购计划表》需经部门负责人审核签字后，按照规定的审批流程提交至上级领导审批。对于重大或批量采购项目，还需经过单位管理层集体审议通过后方可实施采购。

（二）供应商选择

1.采购部门负责收集潜在供应商的相关信息，包括但不限于供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等情况，建立《合格供应商名录》。

2.在进行物资采购时，应优先从《合格供应商名录》中选择供应商。如需新增供应商，采购部门需对其进行严格的考察评估，填写《供应商评估表》，经相关部门（如质量部门、财务部门等）审核通过后，方可纳入名录开展合作。

（三）采购合同签订

1.对于采购金额达到规定标准的物资采购项目，采购部门应与供应商签订书面采购合同，明确双方的权利、义务、物资的具体要求、价格条款、交货方式、付款方式、质量验收标准、违约责任等重要内容。

2.采购合同需经单位法律事务部门（如有）或相关专业人员审核，确保合同条款符合法律法规和单位利益要求，审核通过后由授权代表签字盖章生效。

（四）采购执行

1.采购人员依据批准后的采购计划和采购合同，向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等，确保物资按时、按质、按量到货。

2.在物资到货前，采购人员应提前通知仓库管理部门及相关验收人员做好接收准备工作。

三、物资入库管理

（一）到货验收

1.物资到货后，仓库管理人员应会同采购人员、质量检验人员（根据物资性质确定是否需要质量检验）按照采购合同和相关质量标准对物资进行验收，主要核对物资的名称、规格、型号、数量、外观质量等是否与采购订单及合同一致。

2.对于需要进行质量检验的物资，质量检验人员应按照规定的检验程序和标准进行检验，并出具《质量检验报告》。检验合格的物资方可办理入库手续；不合格物资应按照单位相关规定进行处理，如退货、换货、索赔等，并做好相应记录。

（二）入库手续办理

1.验收合格的物资，仓库管理人员应及时填写《物资入库单》，详细记录物资的入库日期、供货单位、入库数量、存放库位等信息，由仓库管理人员、采购人员、质量检验人员（如有参与）签字确认。

2.《物资入库单》一式多联，分别留存于仓库、采购部门、财务部门等相关部门，作为物资入库及核算的依据。同时，仓库管理人员应及时将物资录入库存管理系统，更新库存账目，确保账实相符。

四、往来帐管理

（一）往来帐核算原则

1.财务部门应按照会计准则和单位相关财务制度的要求，对物资采购过程中形成的往来款项进行准确核算，区分应付账款、预付账款等不同往来科目，如实反映单位与供应商之间的债权债务关系。

2.往来帐的核算应遵循及时性、准确性、完整性原则，及时记录每一笔往来业务的发生、结算情况，确保账目清晰、数据准确无误。

（二）往来帐记录与凭证管理

1.采购部门在签订采购合同、下达采购订单、办理物资入库等环节产生的相关单据，如采购合同副本、采购订单、物资入库单、发票等，应及时传递给财务部门，作为财务人员记录往来帐的原始凭证。

2.财务人员根据审核无误的原始凭证，按照会计分录编制规则，及时进行账务处理，登记往来帐账簿，同时将记账凭证编号归档，便于日后查询和审计。

（三）往来帐核对与清理

1.财务部门应定期（至少每月）与供应商进行往来帐项的核对，编制《往来帐对账单》，发送给供应商确认，对于双方核对存在差异的项目，应及时查明原因，进行调整处理，确保双方账目一致。

2.对长期挂账的往来款项，财务部门应会同采购部门等相关部门进行分析清理，查明原因，对于符合核销条件的往来款项，按照单位规定的审批流程进行核销处理；对于需要继续催收或支付的款项，应制定相应的措施，及时进行处理，避免形成呆账、坏账。

五、监督与检查

1.单位内部审计部门或相关监督部门应定期对物资采购入库及往来帐管理情况进行审计和检查，检查内容包括采购计划执行情况、供应商选择的合规性、物资验收及入库手续的完整性、往来帐核算的准确性以及往来帐清理情况等。

2.对于审计和检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改，并跟踪整改落实情况，确保各项管理工作符合本办法的规定要求。

六、附则

1.本办法由[具体制定部门]负责解释和修订，如