DMS系统操作规范.doc

1 总则 1.1 制定的目的 为了规范集团各子公司在DMS系统中的操作、确保DMS应用的正确性与DMS数据的准确性，特制定本制度。严格执行本制度可实现以下目标： 一 规范集团各子公司的售后业务流程； 二 为子公司相关部门和集团总部提供准确、及时的业务数据； 三 为CRM等集成管理系统提供正确的数据来源。 1.2 适用范围 利泰集团总部旗下各全资子公司及控股、管理的合资子公司。 1.3 管理单位 本规定的解释、修改权归利泰集团总裁办。 1.4 名词解释 DMS系统：即“汽车经销商管理系统”。具体说来，就是在集团各专营店应用的超越、联友、卓越和惠普系统。 DMS系统操作人员：指登录进DMS系统，进行读取和（或）写入操作的人员。 账类：对于汽修业务来说，是指根据收款对象的不同对维修费用所作的划分。一般分为客账、免费账、险赔账、厂赔账四大类。 厂赔账：指应由汽车厂家赔付的维修费用。 险赔账：指应由保险公司赔付的维修费用。 客账：指应由厂家、保险公司之外的任何第三者支付的维修费用。应由集团总部或集团其它子公司承担的维修费用也属于客账。 免费账：如果一个维修项目或备件，没有任何人承担赔付责任，必须由修理者承担全部维修成本，就属于免费账。免费账分为内部免费帐与外部免费账。 客账减收：指给予客账的折扣金额。客账实收金额与结算金额之间的差异也计入客账减收。 内部车辆：产权属于某一子公司的车辆或虽无产权、但子公司享有使用权并承担维护责任的车辆称为该子公司的内部车辆。内部车辆主要包括公务车和商品车。 内部免费账：维修内部车辆时发生的免费账称为“内部免费账”。 外部免费账：维修非内部车辆时发生的免费账称为“外部免费账”。 基本原则 DMS系统操作必须遵循以下基本原则： 数据录入的准确性与真实性 凡向集团DMS系统写入数据的操作人员，必须尽自己所能确保所录入的每一个数据都是准确与真实的（集团另有明文规定要求录入特殊数据的情况除外）。 数据录入的及时性 原则上，应该在实际业务发生的同时完成DMS数据的同步更新。任何情况下，在实际业务发生后的36小时内，必须完成DMS数据的更新。如果在此时限内未能完成数据更新，必须立即向集团资讯部报备并陈述原因。（集团另有明文要求不向DMS系统中录入数据的情况除外。） 数据录入的完整性 DMS操作人员在录入数据时必须确保数据的完整和详尽。对于任何已投入应用的DMS数据录入界面，界面上的每一个数据录入点，只要存在相对应的实际业务数据，就必须被录入。严禁为节省录入时间只录必填数据的行为。特别是，在汽修业务中，客户信息与车辆信息（如VIN码、车牌、客户姓名、客户电话等）必须尽可能完整、详尽。 业务流程的正确性与完整性 DMS系统操作人员必须严格遵照集团规定的业务流程进行操作。严禁任何擅自改变或省略标准业务流程的行为。如遇特殊情况必须临时改变业务流程，必须先向资讯部提出申请，资讯部将依据业务内容提请相关人员进行裁决。除联友系统外，其它系统一律禁止使用手工单。应用联友系统的子公司，在使用手工单时，必须确保单据的连续、完整，并定期与财务部门核对单据的使用与留存情况。 软件权限与业务权限分离的原则 因为各种DMS软件的权限设置功能都不够详尽，集团对于各类DMS操作人员的业务权限的界定不一定可以通过软件权限设置来完成。因此，操作人员在DMS系统中所拥有的权限与他的实际业务权限不尽相同。DMS操作人员只能在其业务权限范围内进行操作，绝不允许利用DMS权限与实际业务权限的差异在DMS系统中做超权限的操作。 数据录入规范 基础数据录入规范 车牌录入规范： 一 商品车维修时车牌号码录入为“商品车XXXX”；未上牌的新车维修时，车牌号码录入为“新车XXXX”，其中XXXX为该车VIN码的后四位。如果录入时出现车牌重复的情况，则加至VIN码后五位；如果仍然出现重复，加至VIN码后六位。录入PDI合并工单时，车牌应录为“PDI”，厂家另有规定时按厂家规定执行。 二 如果车辆的车牌为黑底白字，在录入车牌时，应在其实际车牌号后加“黑”字，中间无任何空格与标点；如果车辆的车牌为黄底黑字，在录入车牌时，应在其实际车牌号后加“黄”字，中间无任何空格与标点。 3.1.2 VIN码录入规范 集团DMS系统中录入的VIN码必须是17位。遇到不足17位的VIN码，应在其前面加“LITEDXXXX”补足17位，例如：如VIN码为，则录入为LITEDXXX如VIN码为“ZY026565656565”，则录入为LITZY026565656565。录入PDI合并工单时，VIN录为“LITEDXXXXXXXXXPDI”。 3.1.3 客户名称录入规范 一 在录入客户资料时，必须正确地区分车主与实际使用人。车主是企事业单位的，录入时