人事档案管理规定2.doc

人事档案管理规定 1．目的 真实、全面、及时、系统的记录员工在公司的各个发展阶段的成长过程，为法律保障系统、人力资源激励机制提供有力证据和依据。 2．适用范围 本规定适用于*****公司人事档案管理工作，各下属分、子公司可据此制定实施细则。 3．关键词解释：略 4.职责 4.1人力资源与企业文化中心 4.1.1负责****公司本部各级人员及****所属子公司、分公司副总监级（含）以上人员人事档案的建档、存档、更新维护及管理； 4.1.2负责****公司所属子公司、分公司人事档案管理工作的指导及监督检查。 4.2各下属单位人力资源部（职能） 4.2.1负责所属子公司、分公司副总监级（不含）以下员工人事档案的建档、存档、更新维护及管理工作。 4.3档案管理员职责 4.3.1保管员工档案，不泄露、不议论档案信息内容； 4.3.2及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料； 4.3.3办理员工档案的查阅、借阅和转递手续； 4.3.4登记员工工作、工资、奖惩情况； 4.3.5做好员工档案的安全、保密、保护工作，确保档案不发生毁损、丢失（不可抗力除外）； 4.3.6定期向档案室等部门移交档案。 5．内容 5.1原则 5.1.1集中与分散管理相结合； 5.1.2 完整、真实、准确、系统、安全。 5.2 人事档案归档范围 5.2.1入职资格材料类 包括《应聘登记表》、照片、面试试卷（工勤人员除外）、综合测评试卷、身份证复印件、学历及职称等级证书复印件、体检证明、原单位解除劳动关系证明文件（或个人一年内无任何劳动关系的申明书）、半年内有效体检证明、《保密和竞业禁止协议》等材料。 5.2.2 试用期材料类 包括《员工转正申请表》、《新员工试用中期反馈表》、《试用期工作述职报告》、《试用人员面谈表》、《试用员工转正意见表》。 5.2.3绩效考核与薪酬材料类 1 / 6 员工绩效考核的成绩和历次员工调薪单。 5.2.4劳动关系类 与公司签订的劳动合同及其解除劳动合同通知书、终止劳动合同通知书、续签劳动合同通知书、员工续签劳动合同申请、送达凭证等与劳动合同关系密切相关的附件等。 5.2.5干部材料类 包括竞聘、公示、晋升、述职、任免通知、挂岗、处分等材料。 5.2.6异动材料类 异动申请表、异动通知单、异动交接材料。 5.2.7员工成长材料类 员工自我鉴定，组织鉴定材料，对员工的考察、考核、评价材料，员工奖惩记录表及相关附件、员工培训记录表等。 5.2.8离职材料类 包括《员工离职申请表》、离职交接明细表、工作交接清单、离职访谈记录（离职面谈表）、离职审计材料、终止或解除劳动合同证明（存根联）。 5.2.9其他资料类 各部门根据业务经营情况认定需要归档的材料。 5.2.10凡归档的材料均应经过认真的鉴别，属于归档的材料必须手续完备，完整无缺，需经组织审查盖章和本人签字的，应盖章签字后才能归档。 5.3人事档案的收集、建档、保管和销毁 5.3.1档案的收集 5.3.1.1档案管理人员应及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料，应在三个工作日内完成对录用、异动的员工建立档案并造册登记； 5.3.1.2立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备，归档材料应做到分类准确，编目清楚，目录排列合理，标题完整，装订整齐，字迹清楚； 5.3.1.3对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整； 5.3.1.4人力资源各模块的工作人员应及时将须归档资料按照档案管理人员的要求提交，不得推卸和延迟，员工档案的提交必须由各模块负责人员在每月15号和最后一天进行，其他时间不予受理。 5.3.2档案的建档 5.3.2.1人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写； 5.3.2.2根据员工在公司的不同发展阶段的成长情况，档案管理人员应如实填写员工成长记录表，包括年度考核记录，异动记录，奖惩记录等； 5.3.2.3档案管理人员应认真核对登记员工工作、工资、奖惩情况； 5.3.2.4员工绩效考核成绩的记录需在年底前由档案管理人员全部更新完成，异动情况需在员工异动后三个工作日内更新完成，如需移交员工档案，需按照规定的程序办理； 2 / 6 5.3.2.5各类材料按该类材料发生时间先后排列，先发生的材料放下面，后发生的材料放上面； 5.3.2.6同一份材料原件、正本放上面，复印件、附件附在其后； 5.3.2.7档案应分类编号后存放，总编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉；卷内材料应根据材料类别分别予以编写页码，页码号为类别号+加材料页码，所有档案需编制检索目录，以便查找； 5.3.2.8员工档案卷宗目录必须按统一制定的档案目录表逐项进行登记，未经人力资源部门同意，