秘书学教学课件.ppt

饭店秘书学 上海旅游高等专科学校成教学院  叶伯平 第一章 绪论 第一节 秘书、 秘书工作、秘书学 一、秘书 《说文解字》：秘：“不可测也”、“神也、秘也”。 汉代：指宫中秘藏之书；东汉：秘书监，秘藏之书、文职官名。 国外指书记、大臣，地位较高的新行政长官为秘书长。 概念：秘书是辅助领导层或个人实施管理和处理日常事务的职位与人员。 二、、秘书工作 概念：是一种由秘书人员从事的、以领导工作为主要服务对象的、以发挥参谋助手作用为主要服务形式的、以处理信息为主要服务内容的、普通的脑力型的服务性职业。 是秘书人员的工作,人数众多：发达国家占1%、年轻化：20-29岁、知识化：高中大专、女性化： 以直接领导为主要服务对象 以发挥参谋助手作用为主要服务形式 三、秘书学 第二节 秘书工作的历史 一、起源 人类社会发展的产物 条件：国家的出现、文字的出现 标志：秘书职位人员的出现 二、沿革 史官：太史寮 文书载体：甲骨、简牍、金文、缣帛、石刻文 书 档案工作：天府 信访工作：进善旗、诽谤木、敢谏鼓 三、国外秘书工作概况 人数多，占行政人员的3-5%、社会化、专业化永业化 第三节 秘书工作概述 一、性质 辅助性：地位—神经（不是头脑与手脚）、只有发言权没有决策权、代表领导名义做事，对领导发挥补偿功能（知识、精力、心理） 服务性：为直接领导、相关领导、基层服务。 要求理解中心工作、了解日常工作、了解领导者的特点与机构。 再办文、办会、办事中发挥作用。 综合性：工作内容、对象、手段。内外上下的沟通。 事务性 二、作用 参谋助手作用：将相关系 枢纽沟通作用 统筹协调作用 检测监督作用 门面窗口作用 三、基本原则 准确：办文准确、办事稳妥、严谨细致、真实慎密 及时：讲究效率、决不拖拉、反对官僚主义。 安全 统一 四、任务：参与政务、管理事务，办文办会办事。 公文撰写工作、文书处理工作 信访接待工作、档案管理工作 会务管理工作、安全保密工作 信息综合工作、统筹协调工作 行政事务工作、领导交办工作 五、机构 秘书岗位 秘书部门 秘书机关 临时机构 第四节 秘书任职资格与素养 一、技术资格 文化程度： 专业技能：写作、编辑、电脑、统计 工作经历 二、非技术资格 一般状况：性别、年龄、体质、交际能力、生活习惯 智力 个性 品质 三、职业道德 忠于职守、不得渎职； 服从领导、不得抗拒； 遵守制度、不得违反； 廉洁奉公、不得谋私； 严守秘密、不得泄密。 第二章 文书处理工作第一节 文书工作概况 一、任务 基本任务：科学地组织机关文书工作、从政治到技术方面辅助领导处理日常工作活动产生的文件，保证机关工作的精确化和高效率。 具体任务：文件制作与形成工作、文书处理工作、文件管理工作、文件整理归档工作、为领导人准备参考材料。 二、性质 政策性 机要性 事务性 技术性 三、意义 机关工作的纽带 领导工作的助手 保密的重要环节 档案工作的基础 克服“收收发发、捆捆扎扎、写写划划、跑腿打杂、意义不大”的心理 四、原则 1、及时 时间性：不积压、不拖延、不误事、不误时 反对文牍主义 健全制度、简化手续 2、准确 质量：符合政策、符合实际 形式：错字漏字、格式不对 运转：错送错投错时机 3、安全 物质安全 人为：不乱堆乱放乱折叠，防机械磨损，喝茶吸烟时小心损坏文件，书写印刷时的质量。 自然：温度湿度、避阳光，虫害 政治安全 不失密、不泄密、不丢失、不被盗 4、统一 统一收发、处理制度，任何人不得私自保存文件，文件名称、用法、格式、纸张、材料、收发统一。 五、行文规范 1、行文制度：单位之间必须遵守的一定的制度。加速运转、提高效率、避免混乱、防止文牍。 2、行文关系：各级各类机关由于工作上的需要而相互迁移公文的一种关系。应按隶属关系、职权范围来确定行文关系。 三种关系： 隶属关系的行文——纵向：领导被领导、上下级 横向：指导被指导、业务部门 同级机关的行文——同一系统、不同系统 不相隶属关系的行文——跨地区跨系统 3、行文方向：公文按照行文关系向不同级别和性质的机关运行的走向。 下行文、上行文、平行文 4、行文方式：行文时确定公文的收方机关与发文机关的具体方法。 逐级：一级一级发 多级：同时发好几级 越级：越过一、二级发 直级：一竿子到底，或登传媒 5、行文规则 1）不越级：除：特殊紧急（战争、灾害）、上级交办指示越级、对直级上级的检举控告、长期请示未决的事项、与上级有争议而无法解决的