秘书学 2教学课件.ppt

* 第十章 秘书办公室日常工作 第一节 接待工作 一、现代接待的含义及其基本要素 （一）含义 （二）基本要素 １、来访者 2、来访意图 3、接待者 4、接待任务 5、接待方式 * 二、接待的类型与方式 （一）接待的类型 １、按接待对象划分 2、按接待活动的内容划分 3、按不同工作目的划分 4、按公开程度划分 * （二）接待的方式 １、引见式 2、会见式 3、座谈式 4、陪同式 5、迎送式 6、协办式 * 三、接待工作的原则 （一）礼貌原则 （二）时效原则 （三）遵纪原则 （四）按制度办事原则 （五）及时小结原则 * 四、接待工作的程序与内容 （一）内宾接待的一般程序与内容 （二）外宾接待的一般程序与内容 * 第二节 电话工作 一、接打电话前的准备工作 二、秘书接打电话的程序和原则 （一）秘书接打电话的程序 1、秘书挂发（拨打）电话的步骤 2、秘书接听电话的步骤 * （二）秘书接打电话的原则 1、清楚准确 2、简短高效 3、文明礼貌 4、安全保密 5、提高警惕 * 第三节 保密工作 一、保密的概念与意义 （一）保密的概念 保密是为了防止秘密外泄，并使其有效地控制在一定范围内发挥效益的工作。 （二）秘密的类型 （三）保密的意义 * 二、保密的原则与方法 （一）保密的原则 1、积极防范 2、突出重点 3、既确保国家秘密，又便利各项工作 * （二）保密的方法 1、文件保密 2、会议保密 3、通讯保密 4、电脑保密 5、涉外保密 * 三、保密的纪律与责任 （一）保密的纪律 （二）保密的责任 纪律责任 法律责任 * 第四节 值班工作 一、值班工作的意义 二、值班工作的组织形式 （一）普通值班室 （二）总值班室 （三）首长电话值班室 * 三、值班工作的任务 （一）值班室的程序化工作 1、来访接待工作 2、上下电话联系 3、编排值班表 4、安全保卫 5、做好值班记录 6、办好信息汇编 * （二）值班室的非程序化工作 1、承办领导交办的事项 2、处理急文急事 3、处理突发事件 * 四、值班工作制度 （一）交接班制度 （二）岗位责任制度 （三）安全保密制度 （四）请示报告制度 * 五、对值班人员的工作要求 （一）值班人员要有责任心 （二）值班人员要掌握政策，熟悉业务 （三）值班人员要热情、耐心、及时、准确 （四）值班人员要有高度的警惕性 * 第五节 印信工作 一、公章的样式、种类和刻制 （一）公章的样式 1、质料 2、形状 3、印文 4、图案 5、尺寸 （二）公章的种类 1、单位印章 2、套印章 3、钢印 4、领导人签名章 5、其它印章 * （三）公章的刻制 二、公章的保管和使用 （一）公章的启用 （二）公章的保管 （三）公章的使用 （四）公章的停用与销毁 * 三、介绍信的保管和使用 （一）介绍信的保管 （二）介绍信的使用 * 谢谢大家，请多提宝贵意见！ * * 第二节 秘书工作的起源和演变 一、秘书工作的起源 （一）秘书工作的产生条件 （二）秘书工作的产生标志 * 二、秘书工作的演变 （一）主体方面的演变——从官员到职员 （二）性质方面的演变——从特殊到一般 （三）对象方面的演变——从官方领导到各种领导 （四）内容方面的演变——从简单到复杂 （五）操作方面的演变——从落后到先进 * 第五章 会议组织工作 第一节 会议概述 一、会议及会议要素 （一）会议的涵义 （二）会议的基本要素 1、会议名称 2、会议时间 (１)会议召开时间 (２)会议时间跨度 （3）会议成本 3、会议地点 ４、与会人员 ５、会议议题 * 二、会议的种类和作用 （一）会议的种类 （二）会议的作用 　１、发挥民主，行使权力的作用。 　２、集思广益，集中领导，科学决策的作用。 　３、交流情况，统一认识，沟通协调的作用。 　４、宣传教育，鼓舞斗志的作用。 　５、理论研究，学术探讨的作用。 * 第二节 会议组织工作的内容 一、会前准备阶段 （一）建立会议筹备班子 １、建立会议的秘书工作班子以承办会议 ２、建立会议服务班子 （二）拟定会议预案 １、２、３、４、５、６、 * （三）撰制会议文件 （四）发出会议通知 （五）印制会议票证 （六）布置会场 （七）安排后勤工作 （八）文娱体育活动安排 会议活动的客观需要 领导者向秘书下达起草文件任务 领导者交待文件写作重点 调查研究，收集相关信息材料 酝酿构思，形成提纲 汇报请示，进一步领会领导意图 执笔写成初稿 根据领导意见修改 一部分签发 根据与会人员意见修改 领导审核、签发 一部分待修改