公路工程竣工资料编制和整理相关问题探讨.doc

公路工程竣工资料编制和整理相关问题探讨 　　【摘 要】笔者通过对公路工程竣工资料整理工作中存在的几个相关问题进行了归纳，在分析基础上提出建议并引导性指出竣工资料编制、整理的总体思路，从而达到工程竣工资料的原始、完整、清晰，不但有利于工程质量的提高，而且为后期竣工资料归档工作能顺利完成并达到完整、规范、准确、系统的标准做好了充分的准备。 　　【关键词】竣工资料；编制；归档 　　 　　 1.公路工程竣工资料编制现状 　　公路工程建设期间形成的资料，反映的是项目建设的客观状况和规律的信息，它包括文字、图表和音像等表达形式。由于公路工程项目建设时间长，参建单位多，涉及面广，形成的资料繁杂，必须及时进行收集、整理归档，以便更好地为项目建设决策服务，为项目建成后的运营服务。为完成这项任务，公路工程建设单位（业主）、勘察设计单位、施工和监理???位对项目建设期间形成资料的收集、整理归档工作，应纳入工程建设管理之中，制订编制与管理办法，建立管理网络，并配备专职管理人员。亦使项目资料收集、整理与工程建设同步，做到“边施工、边整理”，达到工程完成竣工资料编制完成的目的。但是，在工程项目竣工验收中，竣工资料的档案专项验收经常成为焦点问题，常常出现某些项目为了完成项目的竣工验收，在竣工资料不符合验收条件的情况下，对存在的问题不得不采取预留的方式进行档案的专项验收。在实际工作中经常可以看到，相当多的项目在工程基本完工后才开始进行项目竣工资料的整理工作，开始组织大量的人员对竣工资料进行整理、修改，有些项目由于工程中的原始记录不符合档案规定的要求，不得已在竣工资料整理时进行资料的全面返工，既造成了资料的真实性问题也会同时造成资料的缺失，令档案专项竣工验收无法及时进行。 　　 2.常见的主要问题 　　竣工资料整理过程中常见的主要问题有以下几个方面。 　　2．1套复 　　对于同一分部工程在形成工程资料时，先将分部工程的名称以及相同的填写完毕，然后复印，再在复印件上将分项的不同数据录入;这种原始资料的形成方法不符合档案对资料需保存原件的要求。 　　2．2漏记 　　竣工资料的记录要求是将格式内需要记录的地方记录相应的内容，但是，资料上往往存在很多地方是空白的，或者对于记录表格中没有需要填写内容的空格，未按竣工资料档案整理规定对这类空格进行处理。 　　2．3记录不准确或不规范 　　记录数据使用的笔不符合规定要求，属于易褪色的种类;记录的内容没有按照统一的要求去记录，如实测值有时填写偏差值，有时又填写实测值;不按照统一要求的编号规则进行编号;修改记录不符合规定的要求等等。 　　2．4缺项 　　(1)项目前期资料的缺少：项目前期文件比如立项审批文件，环保、水土保持、林地等等多项专项审批文件的部分缺失;项目征地、三线的迁移、拆迁补偿的合同等，尤其是拆迁补偿部分的原始记录缺失。 　　(2)项目实施过程中的资料缺少：除工程计量表附件外的分项开工报告、变更设计图纸、工程往来文件、工程计划、质量管理、会议纪要以及其他管理性的重要文件等，缺失较为严重是施工日志。 　　 3.常见主要问题的原因分析及其对策措施 　　3．1容易出现的场合和情形探究 　　(1)资料填写人员在填写资料时因工作量大或资料紧急为可以节省时间和减少工作量就容易出现“套复”的问题。 　　(2)在资料形成过程中，某栏内容根据以往的经验将来可能需要修改的、或者尚未统一明确的要求，暂时不适合填写的时候，容易出现“漏记”的问题;资料管理人员不知道档案规定应对空白栏进行处理的时候，容易出现“漏记”的问题。 　　(3)资料填写整理人员不知道档案规定原始记录不能使用容易褪色的笔、或者记录出现差错需要修改时，不知道档案对修改是有规定的，容易出现“记录不准确或不规范”的问题;某些记录的内容需要项目统一，而项目尚未统一、或者统一的时间较迟的情况下，容易出现“记录不准确或不规范”的问题。 　　(4)由于项目实施项目法人制，项目立项的资料形成人员与项目实施的人员往往不一致，项目交接过程中也不重视按照档案要求去做好相应的移交工作时，容易出现“前期工作的原始资料缺失”的问题;征迁工作涉及面较广、工作零星，一般由地方政府临时组建指挥部完成，当人员变动较快，工作人员又没有资料形成、收集、归档和整理的经验时，容易出现“前期工作的原始资料缺失”的问题;进入施工高峰期时，现场进度、质量、安全、造价等工作量大增，施工以及管理单位均感觉无暇顾及工程档案资料的形成和归档工作，同时如果相应工作人员主观上认为资料只要能满足工程计量的要求，就及时完成了竣工资料的形成、收集工作的时候，就容易出现“项目实施期间的资料缺失”的问题。 　　3．2原因剖析 　　(1)缺少档案专业知识。对于公路工程档案资料编制工作，基本上有自