中职餐饮服务与管理（主编韩鹏 北理工版）课件：第五章 西餐服务05.ppt

第四节西餐宴会服务 一、宴会部的组织结构 宴会部是餐饮部的直属部门，负责承接各种类型的宴会和酒会，也承接举办会议、展览会、时装表演等活动。宴会部经理对饮食部经理负责，直接向其汇报工作。宴会部的内部结构如图5一27所示。 宴会部与饭店营销部和前厅部有非常密切的横向联系。营销部有义务向住店或欲住本店的宾客介绍、宣传饭店宴会、会议等活动设施，将欲在饭店举办活动的宾客介绍给宴会销售部。前厅部向宴会部提供住店客情和客情预报。宴会部需安排团队宾客用餐，以求充分利用饭店的现有设施，取得良好的效益。宴会部与厨房的密切配合是圆满完成宴会活动任务的关键。 下一页 返回 图5一27宴会部的内部结构 返回 第四节西餐宴会服务 宴会通知单要提前送交厨房以准备宴会食品，宴会销售员必要时可直接与厨师长商议菜单事项。 宴会部下设宴会销售部和宴会厅。销售部负责对外促销、联络、接纳预订、制定接待计划、写出宴会通知单、落实安排接待、建立宾客档案等工作。宴会厅负责根据宴会通知单要求准备活动场所和提供具体的服务。 宴会部与上下左右的关系如图5一28所示。 上一页 下一页 返回 图5一28宴会部与上下左右的关系 返回 第四节西餐宴会服务 二、宴会的预订 宴会的预订由宴会销售部的销售员或销售主任负责承接。 1.宴会预订方式 (1)面谈 面谈是进行宴会预订较为有效的方法。销售员与宾客当面洽谈讨论所有的细节安排，解决宾客提出的特别要求，讲明付款方式等。销售员要记录填写预订单和联络方法，提前较长时间预订的可用信函或电话方式与客户联络。 (2)电话预订 电话预订是饭店与客房联络的主要方式。常用于小型宴会预订，查询，核实细节，促进销售等。大型活动需要面谈时也是通过电话来约定会面的时间和地点。 (3)登门拜访。 上一页 下一页 返回 第四节西餐宴会服务 (4)信函 信函是与客房联络的另一种方式，主要用于促销活动，回复宾客询问，寄送确认信。如收到宾客的询问信时，应立即回复宾客询问在饭店举办宴会、会议、酒会的一切事项，附上饭店场所设施介绍和有关的建设性意见，并与客户保持联络，争取在本饭店举办活动。 (5)其他方式 现代化大型饭店必要时也可用电传和传真与客户联络并销售其产品。 2.宴会预订单 宴会销售部在接受客户预订时，应将商洽事项、细节要求等填写在预订单上，以备组织实施。 上一页 下一页 返回 第四节西餐宴会服务 宴会预订单的设计应根据本饭店实际情况来决定项目。一般应包括下列项目: .举办活动的日期、时间。 .预订人的姓名、联络电话、地址、单位名称。 .宴请对象，活动类型。 .出席人数。 .计划安排的宴会厅名称，布置要求。 .菜单项目、酒水要求。 .收费标准及付款方式。 .注意事项。 .接受预订的日期，经办人姓名。 下面附一张宴会预订单，以供参考。 上一页 下一页 返回 第四节西餐宴会服务 上一页 下一页 返回 第四节西餐宴会服务 上一页 下一页 返回 第四节西餐宴会服务 3.宴会合同书 宴会合同书是店方与客户签的合约书，双方均应如约履行合同的各项条款。 下面，介绍一份宴会合同书的格式。 上一页 下一页 返回 第四节西餐宴会服务 4.宴会活动安排日记簿 “宴会活动安排日记簿”是饭店根据餐饮活动场所而设计的。它的作用是记录预订情况，供预订员查核之用。每个预订员在受理预订时，在问清宾客宴会日期、时间、人数、形式之后，从日记簿上查明各餐厅的状况，然后在日记簿上填上有关事项。如此时该餐厅无接纳能力，应向宾客解释清楚，可另想办法或婉言谢绝，但销售员应尽自己所能安排在本饭店举办宴会活动。 “宴会活动安排日记簿”一日一页。主要项目有宴请日期、时间、人数和宴会厅名称、客户电话号码、活动名称，是确定还是暂定等，见表5 -4. 上一页 下一页 返回 表5 -4宴会日记簿 返回 第四节西餐宴会服务 上表设计适用于单间分隔的宴会厅房。如果数个宴会厅可以打通构成一个厅房，举办大型宴会的(如平时分隔使用的多功能厅)，则其“宴会活动日记簿”可设计为表5 -5的形式。 5.宴会更改通知单 在宴会预订通知单发往各部门后，如遇客人提出临时变动，则宴会部应迅速填上“宴会更改通知单”送交有关部门，以便于进行相应的调整。 宴会更改通知单格式如下: 上一页 下一页 返回 表5一5宴会活动日记簿 返回 第四节西餐宴会服务 上一页 下一页 返回 第四节西餐宴会服务 6.宴会预订程序 (1)在接受宾客询问前，预订