人事 档 案管理制度 4页.doc

人事档案管理制度 一、总则 为了有效地对人事档案进行妥善保管，有效保守公司机密，同时为了维护人事档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序地利用档案材料，制定本制度。 二、档案管理职责 人力资源部负责收集、鉴别、整理、保管人事档案，保证原始资料及单据齐全完整、保密和使用方便。 三、档案分类 1、员工入职档案：分在职员工档案和离职员工档案。该档案包含了员工入职过程中的所有记录材料，及员工自进入公司开始个人岗位发生变化、个人调动奖惩记录员工在公司内部发展轨迹。 员工绩效考核相关的档案资料。 主要包括每月工资发放记录、工资表、社会保险缴纳记录档案编号实行统一编号管理编号一旦确定，不能更改，入职档案按每人一个档案袋整理，同时按入司年份进行排列，每年一次档案含文本版和电子版两部分，应确保两版信息的一致性。 5、调动和录用进入公司的员工，应在办理手续前查阅档案，在其报到一个月内立档。 6、对员工进行考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理立卷。归案的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚。 7、离职员工档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁，高管及核心技术人员档案需保存八年以上。档案销毁须经人力资源部负责人及总经理批准后方可销毁。 8、公司内部各部门或员工自己需要档案时，需经过人力资源部负责人同意后方可提供相关信息，者必须对相关信息进行严格保密需要对外提供，经过人力资源部负责人同意，员工相关信息才能对外提供 本制度经总经理批准后，由人力资源部公布实施；修订废止亦同。 拟 制 审 核 批 准 对新材料进行签别，确定是否符合归档要求 根据材料属性、内容，确定归档位置 在相应的档案目录上登记材料名称及相关内容 将材料放入档案中 给予借阅档案 在登记表上登记签名 权限人员批准 写档案借阅申请 注销登记 归还档案 将档案放回原位 检查档案是否齐全、完好 销毁档案 取出档案 权限人员批准 写档案销毁申请 在档案目录上注销