人事档案数字化.ppt

2、干部档案数字化的主要工作流程 （1）档案出库 （2）整理编码 （3）目录录入 （4）档案扫描 （5）数据初审 （6）数据复审 （7）打印装订 （8）档案入库 （9）高清制作 （10）二次复审 （1）档案出库 从档案库房领卷档案： 注意事项： A、 认真清点档案，保证档案数量准确无误； B、认真做好出库登记工作和填写档案出库登记单，相关人员签字确认； C、将干部档案转运至数字化加工场地； D、再次清点档案确认无误后，放入人事档案数字化周转装具（如档案柜）。 （2）整理编码 整理编码工作是数字化工作的前期工作之一，其质量的好坏直接影响数字化工作。 A、从人事档案数字化周转装具中领取干部档案； B、填写“数字档案加工流程登记表”； C、依据“干部档案材料分类明细表”和卷内文件目录对干部人事档案进行分类和排序； D、档案材料排序完成后，用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角编写页码。 注意：凡有图文、有表格的页面，每面必须编页；空白纸和托裱衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页码。 （3）目录录入 逐份录入，不得多录、少录，录入份数的准确率100%； 录入目录内容与档案内容完全一致，不错录，录入文字或数字的正确率须达到100%。 （4）档案扫描 须注意粘贴紧的档案，纸质材料老旧或较薄的档案应采用平板方式扫描；扫描时档案摆放与扫描仪边角须平行，倾斜不得超过5度；平板扫描时要注意轻拿轻压轻放档案。 （5）数据初审 数据初审人员从“待初审”位置，领取扫描完成的干部档案，此时需要注意重名人员。下载该人员的扫描原件，对该原件进行纠偏、裁边处理。 （6）数据复审 数据复审“四看”： 一看每份材料是否为本人的档案材料（5类政审材料中不是本人的应当是与本人有关联人员的材料）; 二看每份材料目录与原始图像是否一致； 三看每页材料是否属于本份材料； 四看每页材料排列顺序是否正确。 （7）打印装订 将需要裱糊的档案材料认真裱糊好，然后按照《干部档案整理细则》的装订要求装订好。 防止脱页。装订完成后，将干部档案交到“待入库”位置。 （8）档案入库 装订完成后，将干部档案交到“待入库”位置。由组织部档案管理人员抽查“待入库”位置的干部人事档案，主要抽查以下几个方面： 检查目录是否装错 目录是否打印出错 材料分类、顺序是否出错 （9）高清处理 （10）二次复审 A、原始图像与高清图像是否一致（尺寸、方向）； B、目录页数是否与图像页数一致； C、第二类材料件数是否超过四件； D、目录是否为空。 人事档案数字化过程中应注意的事项 保密、档案实体及信息安全工作置于首位 注重数字化工作质量 保障措施： 1、充实完善干部档案材料。要充分运用干部人事档案专项 审核成果，按照《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发 〔2009〕12号)的要求，及时补充、完善干部档案中所缺材料。 要把充实、完善、甄别档案内容，作为干部档案数字化的重要环节，做到材料不齐全、手续不完整的干部档案不进入整理、扫描程序。 2.全面理清干部档案归属。按照干部管理权限对干部档案归属进行清理。对应收未收的及时催收，对应交未交的及时移交，对因工作原因出现档案正本缺失的，要及时进行查找。 3.切实保证干部档案整理质量。要严格按照中央组织部《干部档案整理工作细则》《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号）要求，对照“全、严、准、细、齐”的标准，统一更换A4档案盒，对干部档案按照“四、九类二级分类”的要求进行整理。要严把质量关，坚持“谁整理谁签名，谁验收谁负责”制度，真正做到“整理有人检查，装订有人把关，复查有人登记，验收有人负责”，实现整理标准统一、档案用品统一、操作程序统一、档案质量统一。整理后的档案应分类准确、编排有序、目录清楚，技术加工和装订符合要求。 建立健全相关制度，在档案数字化工作之初就要定规矩、立边界，防患于未然。 严格执行相关的安全规定，确保每个环节都不出差错。 着重点：数字化要求 1、基本环节： 主要包括：档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 2、过程管理： 加强各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。 各环节均应进行详细登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 着重点：数字化要求 3、档案整理： 在扫描之前，应进行标准化整理，以确保档案数字化质量。 3.1按照《档案著录规则》（DA/T18-1999）以及《人事档案目录数据交换格式与著录项目细则》等的要求