2018-2019年采购与付款管理（50页).ppt

计算机会计学Accounting Information System 第5章 采购与付款的核算与管理 主要内容 采购与付款流程 采购与付款业务核算与管理的特点 1．数据存储量大 2．数据变化频繁 3．管理要求高 4．与其他子系统联系广泛 手工环境下采购与付款管理困惑的案例分析 主要内容 采购与付款子系统的目标 1．灵活、正确地反映企业个性化特征 2．正确反映采购与付款日常业务，并进行实时控制 3．加强对资金的管理 4．提供各种核算和管理信息 5．充分应用网络技术实现无纸采购与付款系统 采购与付款流程构建的原则 “数出一门，共同使用”， 整个流程采用统一的数据库 在关键环节设计控制点，强化实时控制 请购与采购管理流程 存货验收流程 当供应商将存货送入企业，此时， 由检验岗位的人员对存货进行检验： 从采购订单文件中获取信息，并将存货信息与实物进行核对 如果检验合格，将检验合格信息写入采购订单文件，将自动生成入库单传递到存货子系统的入库单文件中。 发票管理流程 1．发票处理。当采购部门或财会部门收到供应商的发票时，从采购发票文件中获取数据，自动生成采购发票的基本信息； 2．发票管理岗位人员只将采购发票上的金额录入计算机，并保存在临时发票文件中。如果企业使用了EDI系统进行网上采购，那么可以通过EDI网络系统自动定期获取供应商发票并保存在临时发票文件中，经过发票与采购订单核对后的发票，才能保存在采购发票文件中。 发票管理流程 3．实时控制。对采购发票进行实时控制，计算机自动从采购订单文件中获取合同金额，从临时采购发票文件中获取录入发票金额。如果发票金额大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票进行实时刚性控制；否则，生成采购发票，并将结果保存在采购发票文件中。这是一个非常重要的控制点，为杜绝不合法的采购事件发生起到重要的控制作用。在IT环境下，发票管理岗位可以设在财务部门，也可以设在采购部门，但该岗位的人员必须是财务人员，并受财务部门管理。 4．采购结算。根据采购发票等信息、入库单信息确认采购成本，并根据财会人员预先设置凭证模版，自动生成转账凭证，传递到总账系统的临时凭证文件中。 请同学根据说明画出流程图 老师举案例说明实时控制的重要性 根据企业的更高要求改进流程 IT环境下与手工环境下其流程的比较分析 1、IT环境下实现数据的高度共享和及时传递 2、IT环境下保证数据一致性和工作高效性 3．IT环境下加强了统计分析能力 4．IT环境下使得无纸采购、付款业务成为可能 主要内容 制定编码原则 按照一致性原则、层次性原则、易用性原则等设计供应商编码。 一致性原则：供应商是来自全面各地甚至不同国家，而国家、地区在在行政管理上国家已经给出了统一的编号，如北京区号：010，南京区号：025。因此，供应商编码应该与国家行政区号保持一致。 层次性原则：供应商来自不同的省、市、县等，因此，在编码上要体现其层次性，便于按省、市进行统计和分析。 易用性原则：供应商是法人，每个法人都有区别与其他法人的电话号码，因此，在编码设计时可以采用电话号码，便于使用和记忆。 数据文件设计 请购单文件 采购发票文件 采购订单文件（采购合同文件） 供应商档案文件 采购价格文件（定期根据供应商提供的信息进行更新） 入库单文件（与存货子系统共享） 临时凭证文件（与总账子系统共享） 供应商档案文件 采购订单文件 (见书） 采购与付款子系统的功能结构 主要内容 为什么要进行初始设置？ 由于现实企业采购的存货、供应商档案、付款条件、结算方式等都是实实在在存在的，而且是千差万别的。因而，企业要实现用计算机完成采购与付款账款核算和管理，在使用采购与付款子系统前，就要针对本企业的业务性质、会计核算和财务管理的具体要求进行具体设置，将企业个性化特征嵌入系统。 初始设置内容 存货档案设置 供应商档案设置 采购类型设置 付款条件设置 结算方式设置 增值税税率设置 期初余额处理等 供应商档案设置 解释设置基本信息的目的 供应商档案设置 解释设置信用信息的目的 期初余额设置 期初余额设置模块的功能是将用户输入的采购、应付账款等期初余额存入相应的文件中，为计算机系统核算和管理采购、应付账款等业务提供基础数据。期初余额模块是会计业务连续的要求，是手工采购、应付账款核算向计算机核算和管理转化的基础。录入的期初余额主要包括“采购初始业务”，即将手工采购业务送入计算机并保存在采购订单文件中；“应付账款初始业务”，即将各供应商的应付账款期初数据送入计算机并保存在发票文件中。 主要内容 采购与入库处理管理 采购与采购入库管理是采购与付款子系统中的主要功能模块。 为了做