第5章 采购与付款核算与管理.ppt

采购发票编制 4.在录入发票时考虑的问题 直接录入。采购发票是从供货单位取得的进项发票及发票清单，在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再将发票输入计算机做采购结算（报账结算）处理。此外，也可以先将发票输入计算机，以便及时掌握在途物资。 根据入库单产生发票。如果货到入库，那么可以根据入库单和采购订单自动生成发票，加快发票的输入速度。此时执行“调入库单”或者“采购订单”命令或驱动相应的功能按钮，系统自动从入库单文件或者采购订单文件中选择与发票有关的信息，显示在屏幕上。这样可以加速发票的录入速度，发挥计算机数据共享的优势。 采购发票实时控制方式的设计 在手工环境下，采购发票的控制受人为影响因素比较大，其结果是无效的采购发票进入企业，财会人员被动地编制凭证，记账，导致采购过程失控，采购成本居高不下。 在IT环境下，由于财会人员能够实时从数据库中获得采购订单、入库单等控制依据，因此，对采购发票进行实时控制成为可能。在设计采购与付款子系统时，应该改变观念，将事后控制转变为实时控制，并用实时控制的方法控制采购活动。 采购发票实时控制方式的设计 1.用结构化描述语言PDL描述准则 2.在系统中设置控制准则。当采购业务发生时，系统自动从控制准则文件中提取相应的准则，并对采购发票处理业务进行实时控制。 3.实时控制原理。系统自动从采购订单文件中提取数据，从控制方法文件中提取控制准则，与采购发票进行对比，并将结果显示在屏幕上。其控制基本原理如下图： 采购结算 采购结算也叫采购报账，在手工业务中，采购业务员拿着经主管领导审批过的采购发票和仓库确认的入库单到财务部门，由财务人员确认采购成本。 在IT环境下，由于各子系统之间实现数据共享，因此，系统提供： “自动采购结算” “人工辅助采购结算” 自动采购结算 将发票中的单价与采购订单文件中订货单价和暂估入库单价相核对 发票中的数量与入库单文件中收货数量相核对 如果核对结果完全相符，生成结算表，并在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志 如果不完全相符，提示采用手工辅助采购结算 手工辅助采购结算 手工辅助采购结算模块的功能是计算机根据采购订单号自动从采购订单文件、存货子系统中的入库单文件中，选择与正在录入的发票相关的数据进行核对。当发现暂估入库货物的暂估单价与发票单价不相符时，将反映该笔先入库后报销的采购入库业务的入库单、采购发票、以及采购订单数据显示在屏幕上进行审核 。 如果发票单价超出订货单价和暂估入库单价，及时查明原因 如果认为原因合理，审核人员发出“审核通过”命令，系统自动根据该张入库单生成一张红字入库单（单到回冲），并根据采购发票结算出存货成本，生成一张蓝字入库单，自动传入存货子系统；同时在入库单文件、采购发票文件、采购订单文件中做采购结算标志，生成采购结算表，并将其转换为记账凭证： 借：材料或材料采购等 应交税费－应交增值税（进项税额） 贷：应付账款 传递到总账子系统 付款管理 付款管理模块的功能： 从采购发票文件中筛选出特定付款到期日未付款发票 用户根据企业情况选择将要付款的发票 系统自动生成准备付款通知书，供出纳使用 付款管理 1.准备付款通知书 用户输入“付款到期日”区间，如15/5/200X至17/5/200X 系统自动从采购发票文件中筛选出满足用户输入的付款到期日的所有发票，并将其显示在屏幕上 选择准备付款的发票 系统自动计算出应付金额总计 取消准备付款的发票 打印准备付款通知书 付款管理 2.付款 自动付款 有些先进的应付处理模块根据付款准备通知书文件自动开支票，并生成付款凭证： 借：应付账款－XX供应商 贷：银行存款 传递到总账子系统，记账时自动更新发票文件的已付金额字段。 一般付款 一般情况下，出纳接到准备付款通知书后，手工签发支票，编制付款凭证，再通过总账子系统的凭证录入模块将付款凭证送入计算机，记账时自动更新总账子系统中相应数据文件，同时更新发票文件中该张发票的已付金额。 采购、付款业务和财务的一体化策略 总账子系统是总括反映企业经营活动全过程信息的子系统，因此，采购与付款业务都必须转化为会计信息--记账凭证，传递到总账子系统。 为了实现采购与付款业务与财务的一体化策略： 首先应该建立采购与付款业务和财务联系的纽带---凭证模板，并将其保存在动态会计平台中； 在日常采购与付款业务发生时，系统通过动态会计平台自动将业务单据转化为记账凭证 采购、付款业务和财务的一体化策略 1.定义凭证模板 采购结算过程中根据采购发票、入库单等信息编制的凭证模板 借：材料或材料采购等