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《人事档案管理存在的问题及对策》

[摘要]当今社会发展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入发

展，人事档案的管理也出现了一些问题，如档案材料搜集不全、管理

手段落后等。为了从根本上解决我国目前的人事档案管理问题，就必

须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化

管理手段等人事档案管理的体制和措施，探索和研究当今社会人事档

案管理的新模式。

[关键词]人事；档案管理；存在问题；对策

人事档案是在人事管理活动中主要由人事、组织、劳资等部门在

培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，有价值的历史材料，记

录个人不同时期、不同阶段的工作、学习经历，他比较真实、客观地

记录和反映了个人经历、家庭情况、社会关系以及个人学习和工作方

面的材料。当今社会发展迅速，工作效率加快，人事制度改革深入发

展，人事档案的管理也存在着一些问题，为了从根本上解决我国目前

的人事档案管理问题，就必须采取必要的措施。

一、人事档案管理中存在的问题

1.对人事档案管理的重视不足。档案管理是一项专业性、政治性、

机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。但是由

于人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理大多数

是由人事处的工作人员兼职，属于非专业人员管理，并且人员变动较

频繁，管理水平不高，管理手段落后，对档案工作精力投入不足，因

此严重影响了档案管理水平。在人事档案管理工作中，有部分领导在

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认识上存在着一些误区，认为人事档案管理工作就是保管档案工作，

只要不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了[1]。因此，往往容易

忽视人事档案管理工作，档案问题得不到解决，场所、经费、管理人

员没有保障，档案工作自然就做不好。

干部职工对人事档案的认识也不足。他们填写像履历表、年度考

核表等类似的表格时，有的人能省则省甚至不填写，敷衍了事；有的

材料如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，认为由自己保

管更安全，用起来也更方便，不愿意将材料交给档案管理人员管理。

2.人事档案保密性不够强。国家人事档案管理制度规定，“任何

个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。人事档案对当事人

保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高

度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性[2]，“组织意见”本

人是不知道，而使档案材料的主观随意性增大。

3.人事档案有弄虚作假现象。人事档案的生命是真实性，在现有

人事档案管理模式下，“弄虚作假”现象屡屡出现。如高考、职工调

动、就业、报考公务员、考研等，个别人甚至通过在人事档案中改修

姓名冒名顶替达到读书、工作、参军等目的。有的为了竞聘较高级领

导职务岗位，伪造干部履历、入党材料和学历证书等。也有单位个别

领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档

案现象的屡屡出现，使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。

4.人事档案材料不全。人事档案短缺，材料内容不完整。如履历

表、年度考核表、学历、职称、工资、表彰、处分等材料不全，填写

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项目不完整。其原因就是档案管理部门工作人员责任心不强，没有认

真及时的到各部们、科室收集应该归档的档案材料，导致收集档案材

料不全；有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，

没有及时将材料进行鉴别归档；对档案材料内容未认真审核，造成内

容残缺不全。

5.管理制度相对落后。随着人事制度改革的不断深入，人才流动

频繁，医院在选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终

身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。甚至有的单

位为了留住人才扣留了档案，造成人事档案材料的不完整，给新录用

单位在人事审核、审批工作中带来不便。

6.管理手段落后，在档案管理手段上，因为没有单独的人事档案

管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料

不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。调阅档案时都是采

用原始的手工操作方式。

7.管理人员业务不熟。大多数的档案管理人员没有经过组织专业

知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管理档案的要求、档案材料

的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应干部档案管理

工作。