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文件资料存档表格.doc

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文件资料存档表格

序号

文件名称

文件编号

归档部门

归档日期

归档类别

备注

1

2

3

4

5

表格说明:

序号:按照文件存档顺序编号。

文件名称:填写文件名称。

文件编号:填写文件唯一编号。

归档部门:填写文件所属部门。

归档日期:填写文件存档日期。

归档类别:根据文件性质,填写相应类别(如:合同、报告、资料等)。

备注:填写其他需要说明的事项。

表格内容请保持简洁,如有需要,可在空白处补充相关信息。

文件编号

文件名称

存档部门

存档日期

存档状态

保管期限

归档人

备注

0001

技术规范手册

技术部正常

5年

0002

项目合同文件

合同部正常

10年

0003

年度报告

财务部正常

永久

0004

员工培训记录

人事部正常

1年

赵六

0005

研发项目文档

研发部正常

3年

钱七

表格说明:

文件编号:用于唯一标识存档文件。

文件名称:存档文件的名称。

存档部门:负责存档的部门。

存档日期:文件存档的具体日期。

存档状态:文件当前存档的状态(如:正常、待整理等)。

保管期限:文件应保留的时间长度。

归档人:负责归档操作的人员姓名。

备注:对文件存档的相关说明或特殊指示。

表格结构:

本表格采用简洁明了的布局,表头清晰,内容分区合理。

表格中预留了足够的空间供填写详细内容。

表格排版美观,易于阅读和理解。

序号

文件名称

文件类型

归档日期

保管期限

存放位置

负责人

备注

1

市场调研报告

报告5年

A区1柜

王丽

含有敏感信息,需加密

2

产品说明书

说明书10年

B区2柜

李明

3

财务年度报表

报表永久

C区3柜

张强

请勿随意翻阅

4

人力资源手册

手册3年

D区4柜

刘芳

更新版本请替换旧版

5

合同文本

合同8年

E区5柜

陈鹏

核对签字齐全

表格说明:

序号:文件存档的顺序编号。

文件名称:存档文件的名称。

文件类型:文件的类别,如报告、说明书、报表等。

归档日期:文件存档的具体日期。

保管期限:文件应当保留的时间长度。

存放位置:文件存放的具体位置或柜号。

负责人:负责管理该文件的人员姓名。

备注:对文件存档的特别说明或注意事项。

表格结构:

表格采用清晰的水平线分隔,使得内容区隔明确。

表头设计简洁,便于快速识别每列信息。

在表格中适当留白,以便填写详细内容或添加注释。

排版整齐,保证阅读体验良好。

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