文件编写注意事项课件.ppt

3.? 内容 内容一般包括：① 输入控制；② 工作活动控制；③ 输出控制；④ 与体系有关的其它程序。 4.? 步骤 （1） 准备：包括人、财、物及其组织机构到位情况，要特别检查，并作准备。 （2） 起草：由评审组起草后，在相关人员中征求意见，再修改而成。 （3） 确定：由审核组长定稿后，交由组织最高管理层审核批准。 体系文件编写培训 目 录 一．???????? 体系文件的重要性 二．???????? 体系文件的架构 三．???????? 文件的结构 四．???????? 流程图绘制 五．???????? 编写文件五忌 六．???????? 文件的审查、批准 七．???????? 手册范例 八．???????? 程序文件范例 九．???????? 工作指导书范例 一．体系文件编写的重要性 体系文件在体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色： (1)符合标准要求 在条文中，要求组织“建立体系，形成文件，加以实施和保持”。 (2)工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。 (3)提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础上通过日常工作不断地完善管理和技术支持的要求。 （4）防止经验的流失 书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成运作上的困难。 （5）改善人际关系 由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。 （6）增强员工的责任心和荣誉感 执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。 二．体系文件的架构 （一）、目前建立的体系文件，一般企业均将其架构分为四个层次，即： 一阶文件：手册 二阶文件：程序 三阶文件：运作指导书 四阶文件：表单或表格 文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等。 （二）、文件架构的说明 1．手册 对于一个国家来说，宪法是他的根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。 2．程序书 程序即是明确工作进行规定的途径，亦就是说，针对手册要求要做的工作和要求程序需详细描述此工作如何来做。文件化的程序通常包括在活动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么工具、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。 3．运行指导书 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作。 4．表单 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共用，在表达明白的前提下，精简填定项目和内容。 一般来说，一项工作涉及到多个部门则在编制文件时写成程序，例如纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成运行指导书的格式。 三、文件的结构 一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整结构有： 1．目的 2．范围 3．权责 4．定义 5．作业内容/文件内容 6．附件 现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述： 1．目的 应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？ 2．范围 规定此文件应用的场合和时机，范围的界定直接决定文件的功能范围，所以编写时应注意它的涵盖性。 3．权责 即在文件运行中相关单位及人员所担负的权责，一般在文件叙述时常会就相关人员担负的权责略为叙述，但是亦有公司只叙述和此文件有关的主导部门和相关部门的权责。 4．定义 亦即名词解释，针对文件中用到的专业术语、英文缩写的做明确说明，会令文件内容更清楚明白。 5．作业内容 即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两个部份。 （1）以流程为导向：通常以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易了解文件内容，但是并非每份文件都需流程图，完全视乎文件类型。 (2)以职责为导向；通常以公司职责为主，进行叙事性描述。 6．参考文件资料 用以索引文件中所提到或引用的文件资料，在索引文件时，最好将文件的编号