秘书会议组织与服务 课件 第五章　会议结束阶段的会务操作.ppt

第五章　会议结束阶段的会务操作 第一节　送别会议代表 第二节　会场的善后工作 第三节　整理会议文件 第四节　会议评估 本章要点与要求 (一)　本章要点 送别会议代表 会场的善后工作 整理会议文件与资料 会议评估 (二)　本章要求 能够安排车辆人员送别会议代表 能够清理会场，结清相关费用 能够收集整理会议文件与资料，并分类、立卷、归档 能够运用问卷方法收集会议评估资料 第一节　送别会议代表 一、送别会议代表的意义 送别会议代表是会议结束阶段工作中的一个重要环节，这一环节如果处理得不好，就会使整个会议的总体效果在与会人员的印象中大打折扣，会使先前的工作努力和成果前功尽弃。 因此，要使整个会议完整有序，有始有终，完美无憾，就一定要认真、周到地做好送别会议代表的各项工作，切不可掉以轻心或疏忽大意。 二、送别会议代表的主要内容 （1）结清会务费用：餐费、住宿费、交通费等。 （2）分发回程票：火车票、机票、船票等。 （3）安排车辆送站：小面包车、普通中巴、大巴、旅游客车等。 （4）安排领导、专人送客：握手告别，脸呈微笑送至大门外、电梯口或车门口。 案例分析 1.引入案例：上海市高校体育论文报告会送别安排 2.课堂练习示例：大学语文教材建设与教学研讨会送别会议代表 开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。 第二节　会场的善后工作 一、清理会场 二、归还所借物品 三、结算会议开支费用 一、清理会场 1．拿走通知牌和方向标志。一次性说明标志或通知牌应予以销毁，对于可重复利用的应统计、归类、入库，以便下次使用。这样做有利于节约材料、资源，节省人力物力。 2．清理会场内其他物品、 3．通知配电人员和服务人员 会场清理完毕后要通知配电人员切断会场不需使用的电源，关闭会场。 二、归还所借物品 会议结束后，要及时归还从公司内部其他部门或其他单位借用的相关物品，归还前要检查是否完好，如果损坏要按约定予以赔偿。不需赔偿的，归还是要特别说明或修好后再归还。 三、结算会议开支费用 如果是外借的会场，会议结束后，秘书人员应及时与会场出租方结清会议的各项费用，主要包括：会议室租借费、会议中借用设备的使用费、开会期间的其他相关费用。 案例分析 1.引入案例：秘书小迟清理会场 2.课堂练习示例：2001年APEC CEO峰会会场善后工作 开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。 第三节　整理会议文件 一、会议文件的概念 会议文件是提请会议讨论和审议事项的文书材料。它是一种非正式文件，有些是供会议讨论审议用的，有些是会议进程中形成的，有些是为保证会议顺利进行而制作的。 二、会议文件的内容 会议文件包括会议记录、会议简报、会议纪要、会议正式文件和参阅文件、会议总结等。主要工作包括以下几项： 1.　整理分发会议记录。 2.　形成大会决议、简报或纪要 3.　写总结向上级汇报会议情况 4.　收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档 案例分析 1.引入案例：汇编会议文件 2.课堂练习示例：华南建筑工程公司职工代表大会会议文件整理 开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。 第四节　会议评估 一、会议评估的概念 会议评估就是收集与会议目标相关的信息及类型的活动。 二、会议评估的意义 通过评估，可以发现会议实施与策划之间的关系，了解会议目标是否实现、核算会议的成本与效益情况、与会者满意情况以及不足之处等内容，可以为以后提高会议效果找到相关依据。 三、会议评估的常用方法 1．定量和定性评估方法 2．问卷调查评估方法 3．资料的收集与处理方法 4．资料的分析方法 案例分析 1.引入案例：开会成本分析制度 2.课堂练习示例：第二届地区性青年环境组织发展研讨会-会议评估表（修改版） 开心地训练吧！你将来办理会议一定很棒。 本章综合练习 2005年4月23日－25日，华浦商贸有限公司假座兴旺大酒店举行业务洽谈会，来自全国各地的业务员78人参加了会议。会议租用了酒店二楼会议厅，并安排与会人员在酒店住宿和用餐。会议向与会人员收取会务费每人600元。作为会议的主办方，华浦商贸有限公司该如何进行此次会议结束阶段的会务操作？具体需做哪些事？由谁做？如何使会议尽可能结束得圆满？ 本章小结 * * * * * * *