文书工作与档案管理06项目六检索.pptx

下篇 档案管理工作;;　　保华万房地产开发有限公司档案管理员李芸在工作中发现，随着档案数量不断增多，要想查找一份档案越来越困难。为了改变这种现状，李芸准备为建立一套检索系统。在建立检索工具之前，她需要先对档案进行著录与标引。;　　准确规范的档案著录是编制档案检索工具的基础，此项工作必须按1999年发布的国家行业标准《档案著录规则》（DA/T18—1999）进行。要想准确规范地著录，必须首先分析文件的内容与形式特征。 　　任务中的文件是一份内部发文，内容与形式较为规范。可以采用段落符号式条目格式著录格式。为今后查找方便，应将文件的具有检索价值的特征详细著录。 　　掌握了著录项目、著录符号及使用细则之后，就可以按照规定格式进行著录了。;档案信息的分析与存储 将档案中的特征信息标识出来而编制成为检索工具或档案信息数据库;指在编制检索工具时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、提要等记录项。所谓形式特征，包括档案的标题、作者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。;题名与责任者项;题名与责任者项;题名与责任者项;题名与责任者项;题名与责任者项;题名与责任者项;题名与责任者项;著录标识符;著录标识符;著录标识符;著录条目格式 段落符号式条目格式 ;文件级条目著录格式;案卷级条目著录格式;任务实施;;　　保华万房地产开发有限公司档案室成立初期，档案数量有限，当有人需要查阅档案时，管理员李芸都是对照着归档文件目录去直接到档案柜中翻找，虽然有些繁琐，可是不用花费太长时间。随着时间的推移，各部门向档案室移交的档案越来越多，按照老办法查阅档案时就需要翻阅许多文件，花费很多时间和精力。为了解决这一问题，李芸准备在对档案进行著录与标引的基础上，建立一套检索工具，以便能够快速的查找到目标档案。 　　假定你是李芸，请根据以上背景，完成该工作。;　　档案检索工具是人们查找档案信息的导航系统。随着公司规模的扩大，管理活动的复杂，档案材料日益增加，如果没有检索工具的帮助，无论是档案的管理者，还是档案的利用者，都难以顺利地从大量的档案中找到所需的档案资料。本任务中，该公司在查找档案方面出现问题的主要原因是缺乏必要的档案检索工具。 　　检索工具的类型比较丰富，每一种工具的编制要求也比较复杂。对于一个企业内设的小型档案室而言，没有必要建立大而全的检索工具体系。档案管理人员需要根据现有馆藏档案的情况，尤其是查找利用的需求情况，选择适当的检索工具来使用。;档案检索工具;存贮职能 　　从编制角度而言的。编制检索工具的过程，本质上就是把相关档案的内容和外形特征著录成条目，成为查找档案的信息，经过系统排列，把档案信息存贮在各种目录中，组成一个有机体系。这是档案信息的存贮过程。;检索工具的种类;查全率 　　指满足利用者要求的全面程度，即检出的有关档案与全部有关档案之间的比例;查准率 　　指满足利用者要求的准确程度，即检索结果中的有关档案与全部检索结果之间的比例;案卷文件目录（归档文件目录）;分类目录 　　从机构的职能角度揭示馆藏档案内容，按照《中国档案分类法》分类表的体系组织起来的以分类号为排检依据的检索工具。其优点是将同一内容的档案信息集中在一起，便于按族性特征进行查找。 　　这种检索工具的基础是充分利用著录卡片，将以卷或件为著录单位的著录卡片按照一定顺序排列而形成。 　　卡片是相互独立的，因此排列顺序比较灵活。 　　其优点是：检索者能从卡片上获得较多的信息（如摘要等）；最大程度避免了频繁翻动档案原件可能造成的损毁。 　　它的缺点主要体现在：所需卡片数量比较多，编制比较繁琐，不易管理，使用者可能会打乱固有的顺序。这种检索工具适宜在各种规模的档案馆（室）中使用，尤其适合保存有大量珍贵档案原件的机构。;全宗指南 　　（1）立档单位历史和全宗概况。立档单位历史主要介绍立档单位的名称、隶属关系、性质、任务、内部组织机构、主要领导人等方面的情况和沿革。全宗概况主要介绍档案的来源、数量、整理、保管、鉴定情况及所编制的检索工具等内容。 　　（2）全宗内档案的内容与成分。这部分是全宗指南的主体，具有介绍全宗内各部分档案的内容与成分。介绍时一般以案卷为单位进行，叙述方式有两种：一是以问题为主线，按整理时原划分的类目逐一介绍；一是以立档单位内部的组织机构为主线，按组织机构分别介绍。;一、分析检索需求并确定检索工具???型 二、编制归档文件目录并检索文件 ;三、建立计算机检索系统并检索文件 　　1.建立计算机检索系统的基本方法 　　（1）安装档案管理软件。根据软件产品的说明书和要求，将管理系统安装到计算机单机或计算机网络中，并对其进行基本的初始化设置。例如，设置管理员的用户名和密码。 　　（2）录入档案信息。根据档案