文书工作与档案管理04项目四整理.pptx

下篇档案管理工作项目四　档案整理1档案分类与排列任务导入　保华万房房地产开发有限公司的档案室顺利完成了全部筹建工作，上司要求办公室秘书李芸兼职管理档案室。为了更好地发挥档案室的作用，李芸准备在将原来积累的档案文件正式移入档案室之前，对这些档案进行必要的整理。　假定你是李芸，请根据以上背景，完成档案文件的分类与排列工作。任务分析　对原有档案文件进行分类，是档案整理工作的基础任务，分类方案不仅制约排序结果，而且还决定着编号规则。要想为公司档案进行分类，需要首先了解档案分类常用方法，在此基础上结合本单位的档案情况制定适合的分类方案，并据此对原有的散乱档案进行整理排列。一、档案分类的基本方法年度分类法机构分类法问题分类法（最易带主观性，与机构分类法不兼容）保管期限分类法（最易被忽视）按年度分类　将文件按其形成年度分类。　跨年度一般应以文件签发日期为准。　对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。　跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。按机构(问题)分类　将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。　采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。　采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。确定保管期限保管 期 限永久 对文件保管单位今后工作有长远利用价值（Y）定期 在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值 10年（D10） 30年（D30）复式分类法年度—机构—保管期限年度—问题—保管期限机构—年度—保管期限保管期限—年度—机构保管期限—年度—问题三、归档文件的排列1.同一事由内的归档文件排列　同一事由内归挡文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。三、归档文件的排列2.不同事由的归档文件排列　不同事由归档文件的排列可以有多种方法，包括时间、重要程度等。　(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列，要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他的素。　(2)按事由的重要程度排列，是指将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。　(3)按事由具有的共同属性分别集中排列，可按责任者或承办部门分别集中排列，也可按照不同问题分别集中排列。三、归档文件的排列3.成套文件可集中排列　所谓的“成套文件”是在工作中由于流程衔接比较紧密，不同工作环节中产生的文件之间具有密切的天然关系，如果分开的话就不能客观反映工作的全貌，所以应集中排列。　常见的成套文件有会议文件、统计报表等。四、全宗　全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有联系的档案整体。通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个企业、一个学校形成的全部档案应该组成一个全宗。全宗从其形成角度看，有组织和个人两大类。任务实施归档文件的分类确立档案分类方案归档文件的排列2文件编号、编目与装盒任务导入　在上一个任务中，李芸按照确定的分类方案对归档文件进行了分类并且排列了全部文件的次序。但是，这时的归档文件只是在实体状态中形成了有序的体系，文件上面缺乏整体关联的标志，无法便捷地进行管理和利用。同时，所有的归档文件全部摆在整理台的桌面上，还需要按照一定的规范将它们装入到多个档案盒中，并将档案盒有规律地放入档案柜内。　假定你是李芸，请根据以上背景，请利用规范的编号、编目以及装盒等档案管理方法，解决全部归档文件的保管问题。任务分析　对归档文件进行分类和排序后，整理工作进入到关键的下一个阶段，即编号与编目以及档案装盒的阶段。编号的目的是使每一件档案文件都获得一个独立的代码，从而为以后的管理与利用工作提供便利；编目是为所有归档文件编制目录，将为管理和查找档案提供极大便利，同时这个目录也进一步体现了档案分类方案以及档案文件之间的密切关系；档案盒是保护、管理档案的重要装具，档案文件一般都是在档案盒中存放的。将整理好的归档文件装入档案盒时，必须填写封面、盒脊和备考表等项目。装盒完成后，需要将所有档案盒规范地摆放入档案柜中，这一工作称为“上架”。上架标志着档案整理工作基本结束。一、编号和编目的概念及其作用1.编号　归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。归档文件的编号，就是将每一件归档文件在全宗中的位置标注为一个符合特定规则