文书工作与档案管理02项目二文书管理.pptx

上篇 文书工作;;　　王芸是保华万房地产有限公司办公室秘书，在日常工作中接触到大量的文件，有上级来文，本公司对外的发文，也有下级上报的文件。领导要求王芸在平时工作中主要保管好这些文件，以便在年末将其中有价值的文件归档。为了防止重要文件遗失，王芸在日常工作中非常注意收集往来的文书。但是有一次整理所收集的文件时发现，总公司答复《关于设立培训部的请示》一文的批复找不到了。为了找到这份文件，王芸应当做到以下几点： 　　1.判断这份文件是否有必要收集保存。 　　2.到相关部门查找索要这份批复。 　　3.将请示和批复两份文件收集齐全并进行保管。;　　在日常工作中及时、全面地收集各类文书，是归档工作的重要保障。企业工作中往来的文书类型多样，数量较多，而且文书分布的部门和人员往往比较分散，为收集文书造成了不小的困难。为了较好地完成这项工作，秘书人员应当深入了解文书收集的范围，对需要保存的文书能够进行鉴别。另外秘书还应当熟练掌握收集文书的一些基本方法，能够妥善保管已经办理完毕而又尚未归档的文书。;　　文书收集，就是根据有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料加以清交、聚集的工作。《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。在各种类型的社会组织内部，也往往有相关的类似规定。收集文件是归档整理工作的首要程序。秘书收集文件的工作，在本质上是为了便于向档案部门移交和归档，是档案收集的“前奏”。;;非正式 文件;　　机关、团体、企业、事业单位和其他组织对国家规定的应当归档保存的文件、记录和数据材料，应当及时收集、整理，定期向本单位档案机构或者档案工作人员归档。 　　文件、记录和数据材料的收集、整理、归档应当纳入单位相关人员岗位职责，作为工作、活动或者任务完成的必备环节。 　　任何单位和个人不得故意隐藏、转移、损坏、删除、伪造，或者擅自涂改、销毁应当归档的文件、记录和数据材料。 《中华人民共和国档案法》第二十一条;本单位（部门） 产生;　　1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 　　2.单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 　　3.本单位需要贯彻执行的上级、同级的文件材料；下级报送的重要文件材料； 　　4.其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。;　　1.本单位领导和有关部门负责人参加上级召开的会议带回的文件材料，尤其是本单位领导在会议上的讲话、发言以及会议上印发本单位的典型材料； 　　2.代上级拟稿并被采用的文件定稿和印本； 　　3.上级机关批转、转发本机关的文件； 　　4.上级领导视察、检查本单位工作时的指示、讲话、题词和声像等材料； 　　5.本单位召开的各种会议所形成的会议记录、简报、讲话稿等文件材料； 　　6.本单位各种基础数字统计报表和分析材料，如党（团）员统计表、离（退）休干部统计表、保险福利费用构成情况报表、资产统计报表、财务决算报表等； 　　7.领导干部个人重大事项的情况报告、本单位领导及员工的述职报告； 　　8.本单位目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料；;　　9.本单位员工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等人事方面的审批材料； 　　10.本单位制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等； 　　11.本单位财产、档案交接凭证； 　　12.本单位编印的出版物定稿、样本等； 　　13.本单位与其他社会机构签订的各种合同、协议书等； 　　14.本单位检查下级部门的工作、调查研究时形成的文字材料； 　　15.新闻媒体报道、转载本单位工作活动的文章、图片、采播通知单等； 　　16.政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、合同等材料。;归档 范围;企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(2013年2月1日起施行);　　1.有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 　　2.本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 　　3.非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料； 　　4.所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报、情况反映，其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料；